7 věcí, o kterých jste nevěděli, že můžete dělat v Outlooku

Je pravděpodobné, že jste tak či onak použili Microsoft Outlook k odeslání e-mailu nebo plánování schůzky. Ale i když se jedná o nejběžnější úkoly, které můžete provést v aplikaci Outlook, existuje několik triků, které můžete využít ke zlepšení své práce.

Odvolání e-mailu je ten, kterým jsme se zabývali dříve, ale jsou zde také barevné kódování e-mailů nebo nastavení různých časových pásem. Strávili jsme nějaký čas procházením nabídek za vás, abychom vám to všechno a ještě více ukázali.

Zde je sedm věcí, o kterých jste nevěděli, že je můžete dělat v Outlooku na počítači a Outlooku na webu.

Nastavte dvě časová pásma

Začneme nejprve časovými pásmy, protože čas je všechno! To je užitečné, pokud sídlíte na jiném místě než vaše práce – řekněme, že jste v New Yorku a vaše práce sídlí v Portlandu v Oregonu. Chcete-li, aby vaše e-maily zůstaly na stejné stránce a abyste nepřicházeli pozdě na schůzky, můžete v desktopové aplikaci Outlook nastavit více časových pásem.

Toto je jedna z nejjednodušších věcí, kterou můžete v aplikaci Outlook nakonfigurovat. Vše, co musíte udělat, je zamířit do lektvaru Kalendář v desktopové aplikaci Outlook a poté navštívit Soubor Jídelní lístek. Odtud klikněte Možnosti a poté klikněte na Kalendář. Pak budete chtít hledat Časová pásma volba. Měli byste vidět zaškrtávací políčko pro Zobrazit druhé časové pásmo. Klepněte na zaškrtávací políčko a poté vyberte požadované druhé nebo třetí časové pásmo. Nyní to uvidíte v Outlooku.

Nastavte barvy pro e-maily od určitých lidí

Chcete, aby vaše e-maily vypadaly trochu jinak, takže vaše e-mailová pošta bude kvalitnější a lépe čitelná? Outlook vám stojí zády s tím, čemu se říká podmíněné formátování. Tato funkce je způsob, jak nechat zprávy, které splňují vaše vlastní definované podmínky, vyniknout v seznamu zpráv pomocí barvy, písem a stylů. Přistane na 2. místě našeho seznamu.

Outlooku můžete sdělit, aby změnil barvu určitých zpráv na základě jména nebo e-mailové adresy odesílatele; řekněme, pokud chcete, aby se všechny e-maily od vašeho šéfa zobrazovaly červeně.

Chcete-li nastavit pravidlo podmíněného formátování, přepněte se do doručené pošty v desktopové aplikaci Outlook a přejděte na kartu Zobrazit. Odtud vyberte Aktuální pohled nastavení. Poté, poté, vyberte Zobrazit nastavení. Poté budete chtít kliknout na Pokročilé nastavení zobrazení dialogové okno a vyberte Podmíněné formátování. Microsoft má seznam kroků, které můžete provést zde, ale zaměřujeme se na to, jak zajistit, aby se zprávy od určitých lidí zobrazovaly v určité barvě.

Chcete-li to provést, klepněte na Přidat a poté zadejte název pravidla. Vybrat Písmoa poté pod Barva vyberte požadovanou barvu a poté klikněte OK. Poté vyberte Stav a vyberte Podmínku. Do pole Od zadejte jméno kontaktu nebo odesílatele, které chcete, aby se v doručené poště zobrazovalo jinou barvou. Pak v Nastavení filtru, podmíněného formátování a pokročilého zobrazení dialogových oknech, vyberte OK.

Použijte klávesové zkratky aplikace Outlook

Klávesové zkratky jako CTRL+C a CTRL+V pravděpodobně znáte, ale věděli jste, že desktopová aplikace Outlook má také sadu klávesových zkratek, které můžete použít? Tyto klávesy vám pomohou ušetřit čas během vašeho náročného dne tím, že nebudete muset přetahovat myš přes ikony a nabídky, abyste mohli provádět běžné úkoly, jako je psaní, odpovídání nebo přeposílání zpráv. Shromáždili jsme naše oblíbené klávesové zkratky aplikace Outlook pro číslo tři na našem seznamu. Mějte na paměti, že jsou pro Windows 10.

Opět jsme shromáždili některé z nejběžnějších klávesových zkratek. Microsoft má na svém webu úplný seznam, pokrývající zkratky Outlooku pro MacOS i web. Jejich seznam je o něco obsáhlejší, zahrnuje diktování, složky, podokna čtení, tisk a další.

Změňte velikost souborů, abyste mohli odesílat velké obrázkové přílohy

Běžnou překážkou, se kterou se můžete setkat při odesílání e-mailů s obrázky, je to, že soubory, které byste mohli chtít, aby příjemce obdržel, jsou příliš velké na omezení webu. Když k tomu dojde, můžete zkusit změnit velikost obrázkových příloh prostřednictvím desktopové aplikace Outlook, aby nebyly příliš velké.

Velikost obrazových příloh můžete změnit v několika krocích. Jakmile vytvoříte novou zprávu, musíte se nejprve pokusit připojit všechny obrázky, které chcete odeslat. Pravděpodobně se zobrazí chybová zpráva, ale nebojte se. Jen zamiřte do Soubor e-mailu a poté vyhledejte chybovou zprávu nahoře. Vyberte možnost, která říká Při odesílání této zprávy změňte velikost velkých obrázků.

Aplikace Outlook se pokusí odeslat zprávu poštou komprimací obrázků na menší velikost. V případě, že zpráva stále neprojde, můžete to zkusit Komprimování souborů ve Windows 10 nebo Operační Systém Mac zmenšit je a poté přiložit soubor ZIP k e-mailové zprávě.

Zahajte schůzky Teams, otevírejte rychlé poznámky a OneNote přímo z Outlooku na webu

Přestože jsme se zaměřili na desktopovou aplikaci Outlook, Outlook na webu má také některá tajemství. I když už pravděpodobně trávíte čas tříděním kalendáře nebo e-mailů v Outlooku na webu Microsoft zapojil některé integrace s Sticky Notes, stejně jako OneNote tam, také.

S integrací, pokud se přihlásíte pomocí stejného e-mailu Microsoft 365, který používáte pro práci (nebo dokonce e-mailu osobního účtu Microsoft) na Sticky Notes ve Windows 10 nebo v aplikaci OneNote budete mít rychlý přístup ke stejným věcem s tímto účtem Outlook na web. Toto je známé jako kanál OneNote.

Na to můžete kdykoli přepnout tak, že přejdete nahoru a kliknete na ikonu OneNotu na pravé straně obrazovky. Funguje to jak s osobními účty Microsoft, tak s pracovními účty Microsoft 365. Takže to vyzkoušejte a dělejte si poznámky při posílání e-mailů!

Chceme si také povšimnout možnosti „Seznamte se nyní“. Tato možnost se zobrazuje v horní části vaší doručené pošty v Outlooku na webu. Pokud na toto kliknete, budete moci okamžitě zahájit schůzku Teams (s pracovními účty) nebo schůzku Skype (s osobním účty.) Je to rychlý způsob, jak proskočit některé obruče a nemusíte procházet mnoha nabídkami, abyste se dostali na schůzku správně pryč.

Dostaňte se do nulové schránky s konverzací

Pokud je vaše doručená pošta plná zpráv, možná budete chtít vyzkoušet funkci Vyčištění konverzace v Outlooku. Je to další funkce, o které jste možná nevěděli, že existuje.

Jak Microsoft vysvětluje, Funkce Vyčištění konverzace v aplikaci Outlook je navržen tak, aby vám pomohl snížit počet zpráv ve vašich složkách. Nadbytečné zprávy během konverzace, které jsou vyčištěny, se přesunou do složky Odstraněná pošta. Jen mějte na paměti, že se jedná o konverzace v e-mailovém vláknu nebo sbírce zpráv.

Vyčištění konverzace můžete použít tak, že přejdete do doručené pošty Outlooku na ploše a kliknete na Domov tab. Odtud si můžete vybrat Vymazat seskupit a poté vybrat Uklidit.

Můžete si vybrat Vyčistěte konverzaci pro vyčištění aktuální konverzace. Poté zvolte Vyčistit složku pro vyčištění celé složky a odstranění nadbytečných zpráv. Můžete se také rozhodnout Vyčistit složku a podsložky. Při použití této možnosti se zkontrolují všechny konverzace ve vybrané složce a ve všech složkách, které obsahuje, a nadbytečné zprávy se odstraní.

Nastavte pravidla pro automatické přesouvání, označování a odpovídání na e-mailové zprávy

Zatímco vyčištění konverzace je jedním ze způsobů, jak se dostat k čisté schránce, nastavení pravidel je další. Pokud v desktopové aplikaci Outlook nastavíte pravidla, můžete se přesouvat, označovat a odpovídat na e-maily automaticky. Tato pravidla lze dokonce použít k přehrávání konkrétních zvuků, když dostanete zprávy.

Chcete-li nastavit pravidlo, vše, co musíte udělat, je kliknout pravým tlačítkem myši na zprávu v doručené poště a vybrat Pravidla Odtud můžete vybrat jednu z možností. Outlook automaticky navrhne vytvoření pravidla na základě odesílatele a příjemců. Pokud chcete vytvořit více pravidel, můžete na ně kliknout pravým tlačítkem a vybrat Vytvořit pravidlo.

Postupujte podle pokynů na obrazovce a v dialogovém okně Vytvořit pravidlo zaškrtněte jedno nebo více z prvních tří zaškrtávacích políček. Microsoft má kompletního průvodce pravidly Outlooku tady pokud potřebujete další pomoc.

Doporučení redakce

• Používat Office? Váš počítač může být v důsledku této změny společnosti Microsoft ohrožen
• Papírový notebook může být zařízení s elektronickým papírem, o kterém jste nevěděli, že jej potřebujete
• 5 užitečných zkratek Windows, o kterých jste nevěděli
• Jak z tabletu udělat lepší nástroj pro práci
• Jak maximalizovat svou produktivitu ve Windows 10