Тези трикове на Microsoft Excel бяха спасителни за моя работен процес

Когато работите с електронна таблица, преките пътища и съветите, които ви помагат да изпълнявате задачи по-бързо или по-добре, са безценни. Подобно на начини за подобрете работния си процес в Microsoft Word, Excel има свой собствен набор от полезни трикове.

С този списък с полезни съвети можете да премахнете досадната работа, бързо да извършвате операции, да намалите грешките и вмъкване на графики или таблици с едно кликване. Използвайте един или ги използвайте всички, за да направите ежедневните си задължения в Excel леки.

Извършване на специални операции за поставяне

Копиране и поставяне са прости действия, които повечето хора знаят как да използват. Excel обаче предлага няколко специални опции за поставяне, които ви позволяват да поставяте данни и да изпълнявате основни уравнения едновременно.

Това означава, че можете да добавите, изваждам, умножете или разделете всяка стойност в диапазон от клетки на конкретно число със специално поставяне.

Етап 1: Копирайте клетката, съдържаща числото, което искате да използвате във вашето изчисление, по един от следните начини:

• Щракнете с десния бутон и изберете копие.
• Изберете копие в раздела Clipboard на лентата на У дома раздел.
• Използвайте клавишната комбинация Ctrl + ° С на Windows или командване + ° С на Mac.

Стъпка 2: Изберете клетките, съдържащи стойностите, където искате да извършите изчислението.

Стъпка 3: Отвори Специална паста меню по един от следните начини:

• Щракнете с десния бутон и изберете Специална паста.
• Изберете Залепете > Специална паста в раздела Clipboard на лентата на У дома раздел.

Стъпка 4: Когато Специална паста се появи полето, изберете изчислението, което искате да извършите в Операция раздел.

Стъпка 5: Щракнете Добре.

След това ще видите данните си актуализирани с извършеното изчисление. Не е нужно да се притеснявате за ръчно добавяне, изваждане, умножаване, или разделяне на група клетки, което е досадна задача и увеличава риска от грешки.

Научете се да обичате функциите

Функциите и формулите могат да бъдат смущаващи. Но след като започнете да ги използвате, ще оцените колко време могат да ви спестят. Освен това ще намалите вероятността от грешки при ръчно извършване на изчисления.

Ако никога преди не сте използвали функции, можете да започнете с основите на сумата, средната стойност, минимума, максимума и броя.

Етап 1: Изберете клетката, в която искате да използвате функцията. Това е клетката, в която се намира формулата и се показва резултатът от нея.

Стъпка 2: Изберете стрелката до Автосумиране в Редактиране част от лентата на У дома раздел. Изберете изчислението, което искате да използвате.

Стъпка 3: Ще видите Fпомазване се появяват в клетката в очакване на стойностите, които искате да използвате.

Да приемем, че искате да добавите стойностите в клетките A1 до A5. Плъзнете през този диапазон от клетки или го добавете след отварящата скоба във формулата като A1:A5. Не забравяйте да завършите формулата със затваряща скоба, както на екранната снимка по-горе.

Стъпка 4: Натисни Въведете или Връщане ключ.

След това ще видите изчислението си, извършено според избраната от вас функция.

За пълния набор от функции, налични в Excel, отидете на Формули раздел. След това използвайте библиотеката с функции в лентата, за да изберете логически функция като IF или справка функция като VLOOKUP.

Използвайте бърз анализ, за ​​да добавите формати, диаграми, суми и таблици

Excel ви помага автоматично да форматирате клетки с условно форматиране, да създавате диаграми с препоръки, да вмъквате таблици и осеви таблиции вземете общи суми. Но това, което може би не знаете е, че можете да правите неща като това супер бързо с инструмента за бърз анализ. Ето как работи.

Етап 1: Изберете диапазон от клетки, където искате да извършите едно от горните действия.

Стъпка 2: Изберете Бърз анализ бутон, който се показва в ъгъла на диапазона от клетки. Като алтернатива можете да щракнете с десния бутон и да изберете Бърз анализ.

След това виждате малко поле със списък на действията и наличните опции за всяко. Те варират в зависимост от типа данни във вашите клетки, така че нека да разгледаме пример.

Тук имаме оценки на учениците, а диапазонът от клетки включва имена, буквени оценки, цифрови оценки и текст за преминал/неуспешен. Когато отворим инструмента за бърз анализ, можем да приложим условно форматиране, да вмъкнем диаграма, да получим общи суми, да създадем таблица или да добавим искрящи линии.

Стъпка 3: Просто изберете раздела за действието, което искате, и след това изберете опцията за това действие.

Бум! Току-що си спестихте много време от правенето на едно от тези неща от нулата.

Модели и формули за автоматично попълване

Microsoft Excel предоставя удобна функция за автоматично попълване за лесно попълване на клетки. Можеш въведете няколко елемента в списък, като например месеци от годината, и добавете останалите елементи чрез плъзгане. Автоматичното попълване също ви помага копиране и поставяне формули, които създавате с функциите, споменати по-рано.

Запълване на шаблон: Въведете (поне) два елемента от списъка, изберете клетката, съдържаща втората, след това използвайте манипулатора за попълване (знак плюс на границата на клетката), за да плъзнете през останалите клетки. Като примери можете да въведете януари и февруари, понеделник и вторник или дори A и B. След това попълнете останалите клетки!

Попълване на формула: Изберете клетката, съдържаща формулата, и използвайте манипулатора за попълване, за да плъзнете формулата към останалите клетки. Забележка: Ако използвате абсолютни, а не относителни препратки, ще трябва да коригирате формулите, след като ги попълните.

Бакшиш: Можете да попълните оставащите клетки, за да съответстват на броя на вече попълнените редове, като просто щракнете двукратно върху манипулатора за попълване.

Автоматичното попълване е огромен инструмент за спестяване на време в Microsoft Excel.

Копирайте от лентата на състоянието

Лентата на състоянието в долната част на приложението е полезна за виждане на бързи изчисления като сума, средна стойност и брой. Но с актуализация до Excel за Windows през март 2022 г, всъщност можете да копирате тези изчисления с едно кликване.

Въпреки че тази функция може все още да се разпространява за потребителите и може все още да не я виждате, определено е тази, която трябва да запазите на радара си.

Етап 1: Първо се уверете, че сте маркирали изчисленията, така че да се показват в лентата на състоянието. За да направите това, щракнете с десния бутон върху лентата на състоянието и изберете всяка, за да поставите отметка до нея.

Стъпка 2: Изберете клетките, за да покажете изчислението, което искате в лентата на състоянието.

Стъпка 3: След това изберете изчислената стойност в лентата на състоянието. Това го поставя в клипборда ви.

Стъпка 4: След това можете да поставите стойността във вашата електронна таблица или напълно различно приложение.

Възможността да копирате стойности директно от клипборда ви предпазва от необходимостта да въвеждате формула или функция ръчно, но въпреки това получавате резултата, от който се нуждаете - по-бързо от всякога!

Искате още повече? Разгледайте тези допълнителни Съвети на Excel за овладяване на вашата електронна таблица.

Препоръки на редакторите

• Използване на Office? Вашият компютър може да бъде изложен на риск поради тази промяна на Microsoft
• Не правете друг PowerPoint, без да знаете тези 3 трика
• Microsoft постепенно премахва стандартния шрифт на Office. Ето какво може да го замени
• Microsoft Word, PowerPoint и Excel вече работят по-бързо на новите M1 Mac на Apple
• Работя от вкъщи? Не пропускайте тази изключителна сделка за Microsoft Office 365

Надградете начина си на животDigital Trends помага на читателите да следят забързания свят на технологиите с всички най-нови новини, забавни ревюта на продукти, проницателни редакционни статии и единствени по рода си кратки погледи.