Интерактивният характер на приложенията в офис пакети за производителност, като например Microsoft Office, създава възможности за спестяване на време при повтарящи се задачи. Пощенски списък на Excel може да бъде споделен с Outlook за управление на контакти и имейл взривове, докато същият списък може да се слее с Word, за да създаде писма за формуляри или адреси и етикети за подаване. За да осигурите най-гъвкавото използване на вашия списък в Excel, имайте предвид няколко най-добри практики.
Създаване на вашия пощенски списък в Excel
Етап 1
![Създаване на имена на полета](/f/01dc2ae1886b3e0b552ed960c92470ff.png)
Кредит на изображението: Изображение с любезното съдействие на Microsoft
Отворете нова работна книга на Excel и задайте имена на полета за вашия списък Ред 1. Уверете се, че всяко име на поле е уникално.
Видео на деня
Стъпка 2
![Въвеждане на данни](/f/38010d8585dd4c24a71951cdf10c5b3f.png)
Кредит на изображението: Изображение с любезното съдействие на Microsoft
Въведете данни в редове под имената на полетата, за да създадете записи за всеки получател на имейл. Форматиране на клетки за ширина на колоната или пренасяне на думи
колкото е необходимо. Клетките могат да останат празни, когато информацията не е налична. Когато въвеждането на данни приключи, наименувайте и запазете работната си книга, като щракнете върху Файл раздел и след това Запазете.Обединяване на данни на Excel с Word
Етап 1
![Стартиране на сливане на поща](/f/72b9e45aba671d064a7514cbf3d1db3d.png)
Кредит на изображението: Изображение с любезното съдействие на Microsoft
Отворете Word с нов празен документ. Щракнете върху Пощенски съобщения раздел, а след това Стартирайте обединяването на поща. Има редица опции за сливане. За този пример изберете писма.
Стъпка 2
![Избиране на Excel Mail List](/f/28962a126e8b42b54fc21c3819de7b5e.png)
Кредит на изображението: Изображение с любезното съдействие на Microsoft
Щракнете върху Изберете Получатели, Използвайте съществуващ списъки изберете файла с пощенски списък на Excel. Изберете таблица от следващия прозорец. Въпреки това, с обикновен работен лист за пощенски списък, ще има само една дефинирана таблица. Изберете го и щракнете Добре.
Стъпка 3
![Добавяне на адресен блок](/f/54840c7b0964c6d8f9780e35e7c87ddb.png)
Кредит на изображението: Изображение с любезното съдействие на Microsoft
Напишете писмото си за обединяване, както бихте направили всяка кореспонденция, като пропускате персонализирани копия, като адреси и поздрави, т.е. всичко, което ще бъде обединено от вашия списък с имейли в Excel. Придвижете се до началото на буквата и щракнете Адресен блок на лентата. Дясната страна на екрана показва как ще изглежда текущият формат за адресния блок с въведените ви данни. Лявата страна съдържа опции за формат. Изберете между тях и щракнете Добре когато сте доволни от резултата.
Стъпка 4
![Влизане в полета за сливане](/f/878d4d56831476e2ea31f54956b6d14b.png)
Кредит на изображението: Изображение с любезното съдействие на Microsoft
Повторете процеса за Поздравителна линия и всякакви други данни, използващи Вмъкване на поле за сливане бутон.
Когато писмото ви приключи, щракнете Преглед на резултатите за да видите как ще изглежда вашето обединено писмо. Можете също да кликнете Проверете за грешки за да сте сигурни, че вашите писма ще се отпечатват по желание. Когато сте готови, щракнете Завършете и обединете и изберете желаната опция за сливане.
Импортиране на пощенски данни от Excel в Outlook
Етап 1
![Запазва се като CSV](/f/68e5bffe50569406d1c14215efa35715.png)
Кредит на изображението: Изображение с любезното съдействие на Microsoft
Преобразувайте вашия работен лист в a стойност, разделена със запетая файл. Щракнете върху Файл раздел и Запази като. Изберете местоположение и именувайте файла си. Изберете CSV (разделен със запетая) (*.csv) в Запазване като тип кутия. Щракнете върху Запазете и затворете CSV файла.
Стъпка 2
![Импортиране на пощенския списък на Excel](/f/098382660313ebdb08beae7cbfba0eca.png)
Кредит на изображението: Изображение с любезното съдействие на Microsoft
Отворете Outlook и щракнете върху Файл раздел, Отваряне и експортиране и Внос износ.
Стъпка 3
![Избиране на CSV файла](/f/2132ce0398b7a626136bf233bfa5428f.png)
Кредит на изображението: Изображение с любезното съдействие на Microsoft
Щракнете върху Импортиране от друга програма или файл. Щракнете върху Стойности, разделени със запетая и тогава Следващия. В прозореца Импортиране на файл потърсете CSV файла със списъка с пощенски съобщения, създаден в предишната стъпка, и щракнете Следващия. Изберете целева папка за импортираните записи. Контакти е избран по подразбиране. Щракнете върху Следващия.
Стъпка 4
![Импортиране и персонализиране на данни](/f/be6f1c572504e9d132f93eac2a44b225.png)
Кредит на изображението: Изображение с любезното съдействие на Microsoft
Уверете се, че квадратчето е отметнато за вашия CSV файл, и след това щракнете Картирайте персонализирани полета.
Стъпка 5
![Картографиране на полета](/f/cdbbb7fee5f7eb68ca64b427cf330a6b.png)
Кредит на изображението: Изображение с любезното съдействие на Microsoft
Щракнете върху имената на полета от вашите данни в Excel От поле вляво до съответните полета на Outlook в Да се кутия вдясно. Направете това за всяко поле, което ви е необходимо от вашите данни в Excel. Щракнете върху Добре и завършек за да завършите импортирането на данни.