يحتوي Microsoft Word على ميزة دمج المراسلات التي تربط مستند Word بالمعلومات المخزنة في ملف بيانات ، يسمى مصدر البيانات. يمكن أن يكون مصدر البيانات قاعدة بيانات. قبل الدمج ، يمكنك إنشاء قاعدة بيانات وإدارتها داخل Word. يتم حفظ قاعدة البيانات كملف قاعدة بيانات Access داخل Word.
نصيحة
لن تقوم بالفعل بإجراء دمج المراسلات ، ومع ذلك ، يجب تحديد نوع مستند دمج المراسلات الذي تقوم بإنشائه قبل إنشاء قاعدة البيانات.
تنسيق المستند الأساسي
افتح مستند Word فارغًا.
فيديو اليوم
على ال المراسلات علامة التبويب ، انقر فوق بدء دمج المراسلات واختر الدليل. أ الدليل يخبر نوع المستند Word بإنشاء قائمة واستخدام الحقول من مصدر بيانات ، مثل قاعدة بيانات.
تخصيص حقول قاعدة البيانات
انقر حدد المستلمون واختر اكتب قائمة جديدة لفتح ملف قائمة عناوين جديدة صندوق المحادثة. استخدمه لتخصيص الحقول التي سيتم استخدامها في قاعدة البيانات. انقر تخصيص الأعمدة. ال تخصيص قائمة العناوين يظهر مربع الحوار.
- لإزالة أسماء الحقول ، حدد اسم الحقل ، انقر فوق حذف وانقر نعم لإزالة اسم الحقل.
- لتحرير أسماء الحقول ، حدد اسم الحقل ، انقر فوق إعادة تسمية، ال إعادة تسمية الحقل يظهر مربع الحوار ، قم بتغيير اسم الحقل وانقر موافق.
- لإضافة أسماء حقول إضافية ، انقر فوق يضيف، ال إضافة حقل يظهر مربع الحوار ، اكتب اسم حقل جديد وانقر فوق موافق.
- لتغيير ترتيب أسماء الحقول ، قم بتمييز اسم الحقل وانقر تحرك أو تحرك لأسفل.
انقر موافق عندما تنتهي. ال قائمة عناوين جديدة يعرض مربع الحوار أسماء الحقول المخصصة في جدول.
أدخل معلومات قاعدة البيانات
اكتب البيانات في كل حقل. استخدم مفتاح Tab للانتقال من حقل إلى آخر. انقر دخول جديد للانتقال إلى السجل التالي في قاعدة البيانات. بعد كتابة السجل الأخير ، لا تنقر فوق دخول جديد للانتقال إلى رقم قياسي جديد.
تحقق من خلال السجلات وقم بإجراء أي تغييرات
- لتحرير سجل ، قم بتمييز البيانات واكتب التغييرات.
- للبحث عن سجل ، انقر فوق تجد، ال البحث عن الدخول يظهر مربع الحوار ، أدخل كلمة (كلمات) البحث وانقر بحث عن التالي.
- لحذف سجل ، انقر فوق المربع الموجود على يسار الحقل الأول ، انقر فوق حذف المدخلات وانقر نعم لإزالة السجل.
انقر موافق عند الانتهاء.
حفظ قاعدة البيانات والمستند الرئيسي
ال حفظ قائمة العناوين يظهر مربع الحوار. اختر المكان الذي تريد حفظ ملف قاعدة البيانات فيه ، واكتب اسم الملف وانقر يحفظ.
نصيحة
اكتب اسم الملف فقط وسيقوم Word بإضافة الملحق .mdb ، وحفظ الملف كملف قاعدة بيانات Microsoft Access.
احفظ المستند الرئيسي، وهو دليل فارغ يرتبط بقاعدة البيانات ، في حال قررت إجراء دمج مراسلات لاحقًا. أغلق المستند الرئيسي و قم بإنهاء Word.
عرض قاعدة البيانات
انتقل إلى ملف قاعدة بيانات Access وافتحه. يفتح Microsoft Access. انقر Office_Address_List تحت الجداول يتم عرض العنوان وجدول قاعدة البيانات الذي تم إنشاؤه في Word.
العودة إلى قاعدة البيانات وتحرير البيانات
افتح المستند الرئيسي في كلمة. ال مايكروسوفت وورد يظهر مربع الحوار. انقر نعم لذلك يمكن للمستند الرئيسي استرداد المعلومات من قاعدة البيانات. على ال المراسلات علامة التبويب ، انقر فوق تحرير قائمة المستلمين. ال دمج المراسلاتالمستلمون يظهر مربع الحوار. تحت عنوان "مصدر البيانات" ، حدد اسم ملف قاعدة البيانات. انقر يحرر و ال تحرير مصدر البيانات يظهر مربع الحوار. قم بتحرير البيانات. عند الانتهاء ، انقر فوق موافق وانقر نعم لتحديث قاعدة البيانات. في ال دمج المراسلاتالمستلمون في مربع الحوار ، يمكنك تحسين معلومات قاعدة البيانات باستخدام فرز, منقي, البحث عن التكرارات, تجدمتلقي و التحقق من صحة العناوين والخيارات.
انقر موافق عند الانتهاء. أغلق المستند الرئيسي. انقر يحفظ. قم بإنهاء Word.
نصيحة
يمكنك تنفيذ دمج مراسلات الدليل في Word باستخدام قاعدة البيانات التي تم إنشاؤها والمستند الرئيسي.
