حقوق الصورة: PeopleImages / E + / GettyImages
يعد Microsoft Word أحد أكثر خيارات معالجة الكلمات شيوعًا المتاحة. المستندات بتنسيق .doc أو .docx هي القاعدة في المدرسة والأعمال. هذا يجعل Word طريقة مفضلة لكتابة الرسائل لأن النسخة الإلكترونية من الرسالة يتم استقبالها بشكل جيد ويمكن فتحها بسهولة باستخدام Word. تتم كتابة حرف في Word إما يدويًا أو باستخدام قالب. يعتمد الاختيار في النهاية على التصميم المطلوب وتعقيد التنسيق. يمكنك كتابة خطاب بسيط بدون أي تنسيق أو اختيار إضافة ترويسة الشركة وبيانات الاتصال أو المعلومات المهنية.
التخطيط لرسالة
قبل البدء في عملية كتابة الرسائل ، ضع في اعتبارك أهداف رسالتك. يجب أن يكون الخطاب المهني مصمَّمًا جيدًا مع ورق ذي رأسية وبيانات الاتصال الشخصية الخاصة بك. تتطلب الرسالة الشخصية اهتمامًا أقل بتفاصيل التصميم وتركز على المحتوى بدلاً من ذلك. التصميم اختياري في خطاب شخصي ، لكنه يلعب بشكل جيد مع الرسائل التي تعمل كدعوات لحفلة أو حدث آخر. بعد اختيار التصميم ، اعمل على محتوى الرسالة للتأكد من وضوح رسالتك. قدم نفسك واشرح موقفك أو رأيك أو أهدافك في الرسالة. أضف حجة ختامية قصيرة لكنها فعالة. اكتب الحرف في Word وقم بمراجعته مرة واحدة على الأقل لتوضيح وجهة نظرك بشكل فعال. تتكون الحروف عادة من صفحة واحدة أو صفحتين ، ولكن يمكن أن تطول إذا كان هناك غرض وراء التنسيق الطويل. خلاف ذلك ، فإن الخيار الأفضل هو حرف صفحة واحدة.
فيديو اليوم
قوالب الرسائل في Word
يعد استخدام قالب موجود خيارًا ممتازًا عند كتابة الأحرف في Microsoft Word. يوفر Word قوالب رسائل مجانية في البرنامج. كما تتوفر خطابات الغلاف وقوالب الترويسة على نطاق واسع عبر الإنترنت أيضًا. يؤدي البحث البسيط عبر الإنترنت عن القوالب المجانية إلى الكثير من النتائج. الخيارات المدفوعة متاحة ويمكن أن تأتي بدعم من المصمم. يمكنك حفظ نسخة من النموذج وإدخال النص والشعار وأي معلومات أخرى ذات صلة في التصميم الحالي. قد تحتوي رسالة الغلاف على شعار أو صورة صغيرة لك مع معلومات الاتصال الخاصة بك في رأس الصفحة.
تقاسم رسالتك
بعد تصميم الحرف وكتابته في Word ، احفظ الملف على محرك الأقراص الثابتة بجهاز الكمبيوتر الخاص بك. أحد الأشياء الرائعة في Microsoft Word هو أنه يمكنك إرسال الرسالة بالبريد الإلكتروني كمرفق. من المحتمل أن يكون لدى المستلم برنامج Word على جهاز الكمبيوتر الخاص به ويمكنه فتح المستند دون أي مشكلة. حتى عند استخدام برنامج معالجة كلمات مختلف ، يكون تحويل مستندات الكلمات أو قراءة مستند للعرض فقط أمرًا سهلاً. إذا كنت تريد حماية الرسالة من التحرير ، فاختر "حفظ باسم" وحدد "PDF "في خيارات التنسيق. يسهل فتح ملف PDF وقراءته ، ولا يمكن للقارئ تحرير المستند. يمكنك أيضًا طباعة الحرف مباشرةً من Word لمشاركته بتنسيق مادي.
