إن الاحتفاظ بالأوراق في نظام موحد ، يعني أنه لن يتم تشويشها.
نظام الملفات هو طريقة لتنظيم الأعمال الورقية والمستندات للتخزين. يتم الاحتفاظ بخزانة أو صندوق يحتوي على نسخ ورقية من المستندات ، بينما يحتفظ النظام الإلكتروني بالبيانات على الكمبيوتر. قد تكون هذه البيانات رسائل بريد إلكتروني أو أوراق ممسوحة ضوئيًا. بمجرد إعداد النظام ، من المهم أن يتم صيانته ، بحيث يظل بالترتيب مع إضافة المعلومات المحدثة بانتظام. للحفاظ على النظام ، ستحتاج إلى إنشاء إجراء لاستخدام كلا النظامين.
حفظ نسخة مطبوعة
الخطوة 1
قم بتسمية كل مجلد وملف ودرج أو صندوق. يجب أن يتضمن العنوان موضوع التوثيق ، بالإضافة إلى تاريخ بدء العمل الورقي. على سبيل المثال ، "إيصالات يونيو 2010 - حتى الآن" أو "مجلد الموارد البشرية فبراير 2008."
فيديو اليوم
الخطوة 2
قم بإنشاء مجلدات وملفات وأدراج أو صناديق جديدة عندما يكون لديك فئة جديدة من الأعمال الورقية لحفظها ، أو عندما تمتلئ المجلدات والملفات والأدراج القديمة. استخدم الترميز اللوني للتمييز بين السنوات أو الأشهر.
الخطوه 3
أضف مستندات جديدة إلى المجلد أو الدرج الأكثر صلة. سيؤدي وضع المستندات في مجلدات عشوائيًا إلى إتلاف نظام الملفات ، حيث سيتم البحث عن المعلومات في المكان الخطأ. إذا طلب النظام المستندات أبجديًا ، فتابع استخدام هذه العملية بدلاً من التبديل إلى تنسيق آخر.
الخطوة 4
قم بإزالة المستندات القديمة غير الضرورية سنويًا. مع استمرار الإضافة إلى الملفات ، ستصبح بعض المعلومات غير ذات صلة وقديمة. تمزيقه وإخلاء مساحة تخزين إضافية.
الايداع الالكتروني
الخطوة 1
قم بإنشاء مجلدات أو أدلة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. اجمع البيانات بشكل منتظم حتى لا تصبح غير منظمة. لا يعد وجود العديد من محركات أقراص الشبكة أو المجلدات المتعددة التي تحتوي على معلومات متشابهة طريقة فعالة لتنظيم البيانات.
الخطوة 2
النسخ الاحتياطي للبيانات بانتظام. استخدم أقراص DVD أو محرك أقراص USB أو محرك أقراص ثابت خارجي أو شركة خارجية للقيام بذلك. هذا يحمي البيانات من الضياع.
الخطوه 3
قم بتأمين البيانات عن طريق قفل كل ملف ، ومنح الوصول للمستخدمين المفوضين أو إضافة كلمة مرور عند فتح ملف. هذا يمنع إساءة استخدام البيانات أو الاحتيال أو الوصول غير المصرح به. بالإضافة إلى أنه يمكنك التأكد من أن الأشخاص الذين يعرفون كيفية عمل النظام فقط هم من يستخدمونه.
الخطوة 4
اكتب إجراء لاستخدام نظام الإيداع الإلكتروني. قم بتضمين إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية العثور على البيانات والرجوع إليها وتصنيفها وأرشفتها ، بحيث يقوم كل مستخدم بتشغيل النظام بنفس الطريقة. حافظ على تحديثه إذا قمت بتحسين النظام لمنع الالتباس بين المستخدمين.
الخطوة الخامسة
مراجعة نظام الملفات كل سنتين. تحقق من أنها تعمل بشكل جيد - يمكن تحديد ذلك من خلال مدى فعالية التسجيل ، ومدى سهولة العثور على البيانات ، ومدى تنظيمها. أيضًا ، احذف الملفات غير المرغوب فيها وتقليل الفوضى الإلكترونية.
الأشياء ستحتاج
خزانة الملفات أو الصندوق
المجلدات
تسميات فارغة
أقلام أو علامات
الحاسوب
نصيحة
احصل على يوم تدريب جماعي لشرح كيفية عمل كل نظام حفظ حتى يمكن إدارته وصيانته يوميًا.
اطلب ملاحظات حول كيفية تطوير نظام الملفات بحيث يكون أكثر سهولة في الاستخدام أو تنظيمًا بشكل أفضل.
