Як обчислити поля у звіті MS Access

Звіт Microsoft Access у режимі Design View

Створення звітів у Microsoft Access може допомогти користувачеві визначити результати даних, які були відфільтровані за допомогою запитів та/або збережені в таблицях. Оскільки користувач Access стає все більш досвідченим у використанні звітів Access, вона виявляє, що дані можуть не тільки відображатися, але обчислюватися за допомогою ряду функцій, вбудованих у бібліотеку Microsoft Access. Володіння цими функціями та функціями звіту може перетворити будь-який посередній звіт у професійний твір мистецтва.

Крок 1

Відкрийте Microsoft Access. Відкрийте звіт, до якого потрібно додати розрахункове поле. Оскільки питання стосується звітів, користувач повинен уже створити таблицю та запит для читання звіту.

Відео дня

Крок 2

Перейдіть до «Перегляд дизайну». Додайте текстове поле в розділ «Нижній колонтитул» звіту.

Крок 3

Клацніть правою кнопкою миші текстове поле (а не мітку, пов’язану з текстовим полем) і виберіть параметр «Властивості». У правій частині вікна відкриється «Лист властивостей». Виберіть параметр «Джерело керування», розташований у розділі «Усі» на «Аркуші властивостей». Натисніть кнопку «...». Це призведе до відкриття Expression Builder.

Крок 4

Двічі клацніть папку «Функції» у правому стовпці. Відкриється дерево «Функції». Виберіть папку «Вбудовані функції».

Крок 5

Виберіть функцію, яку ви бажаєте виконати, зі списку в крайньому правому куті. Середній стовпець розбиває різні функції на окремі категорії.

Двічі клацніть функцію «Сума».

У вікні виразу ви побачите «Сума (<>)." Це повідомляє звіту додавати всі значення з певного джерела даних.

Крок 6

Виділіть «<>» і натисніть клавішу «Видалити». Двічі клацніть папку «Запити», щоб відкрити дерево запитів, де відображатимуться всі запити вашого проекту. Клацніть один раз папку запитів, і список доступних запитів з’явиться в центральному стовпці. Двічі клацніть запит, який ви використовуєте для джерела даних. Запит буде називатися "WeeklyCosts".

Крок 7

У вікні виразу тепер написано "Sum (WeeklyCosts)".

Крок 8

Натисніть кнопку «ОК» у «Конструкторі виразів», щоб закрити вікно. Формула Сума (WeeklyCosts) відображається в Джерело керування на аркуші властивостей.

Крок 9

Запустіть звіт, щоб побачити результати.

Порада

Якщо вам відомі функції, які ви хочете викликати, ви можете просто ввести дані в джерело керування, а не використовувати конструктор виразів. Поки ви краще не знайомі з Access, доцільно використовувати Expression Builder.

Увага

Ця стаття написана для досвідчених користувачів Access.