Багаторівневе сортування Excel допоможе вам уявити вашу бібліотеку за категоріями.
Авторство зображення: Зображення надано Microsoft
Незважаючи на те, що багато функцій Excel стосуються обчислення та складання чисел, програма електронних таблиць також добре працює для створення інтерактивного списку. Використовуючи Excel, а не Word, для каталогізації домашньої бібліотеки, ви можете сортувати свої книги за будь-якими даними, які ви вводите, звузити область перегляду, щоб відобразити конкретних авторів та додати додаткову інформацію, не порушуючи форматування сторінки та макет. Для початку завантажте шаблон каталогу книг і почніть вводити свої дані.
Крок 1
Створіть книгозбірню.
Авторство зображення: Зображення надано Microsoft
Натисніть «Файл» і «Новий» в Excel 2013. Знайдіть «книжкова колекція» та виберіть «Список книгозбірні». Якщо хочете, ви можете створити власну електронну таблицю натомість scratch, але використання шаблону автоматизує більшість форматування та дизайну стовпців і все ще дозволяє налаштування.
Відео дня
Крок 2
Видаліть непотрібні стовпці.
Авторство зображення: Зображення надано Microsoft
Клацніть правою кнопкою миші заголовки стовпців над кожною частиною даних, яку не потрібно відстежувати, і виберіть «Видалити», щоб видалити стовпець.
Крок 3
Вставте та перейменуйте стовпці
Авторство зображення: Зображення надано Microsoft
Додайте власні стовпці даних, вибираючи та вводячи небажані стовпці, або клацнувши правою кнопкою миші заголовок стовпця та вибравши «Вставити», щоб створити новий стовпець. Видаліть, перейменуйте та вставте стільки стовпців, скільки вам потрібно, щоб створити потрібні категорії каталогу.
Крок 4
Додайте та змініть розмір клітинок.
Авторство зображення: Зображення надано Microsoft
Заповніть таблицю своїми книгами. Вам не потрібно вводити дані в кожну клітинку — Excel не матиме проблем, якщо в деяких книгах буде відсутня інформація. Коли в шаблоні не вистачає місця, перетягніть маркер у нижньому правому куті вниз, щоб додати більше місця. Якщо стовпець надто вузький, двічі клацніть панель після заголовка стовпця, щоб розгорнути стовпець до найдовшого тексту.
Крок 5
Зробіть видимими заголовки стовпців.
Авторство зображення: Зображення надано Microsoft
Виберіть перший рядок під заголовками стовпців, відкрийте вкладку «Перегляд» і виберіть «Закріпити панелі» з групи «Вікно», щоб заголовки залишалися видимими, навіть якщо ви прокручуєте сторінку вниз.
Крок 6
Відсортуйте каталог.
Авторство зображення: Зображення надано Microsoft
Виберіть «Сортувати» в розділі «Сортування та фільтрування» на вкладці «Дані», щоб змінити порядок рядків. Виберіть стовпець для сортування та натисніть «Додати рівень», якщо ви хочете уточнити сортування за іншим стовпцем. [Див. Посилання 4.] Коли ви натискаєте «ОК», Excel назавжди реорганізує ваші рядки - якщо вам важливий порядок ви ввели свої книги, створіть стовпець, що позначає "Замовлення додано" з зростаючими цифрами перед сортування.
Крок 7
Відфільтруйте каталог.
Авторство зображення: Зображення надано Microsoft
Натисніть стрілку біля заголовка стовпця, щоб відфільтрувати каталог. Позначте один або кілька елементів у стовпці та натисніть «ОК», щоб приховати всі записи, які не відповідають вибраним елементам. Фільтрація не змінює назавжди ваші дані – знову відкрийте фільтр і виберіть «Очистити фільтр», щоб знову відобразити всю електронну таблицю.
Крок 8
Додайте нові аркуші.
Авторство зображення: Зображення надано Microsoft
За потреби додайте додаткові сторінки, наприклад, розділіть свій каталог на електронні таблиці «Художня література» та «Нехудожня література». Клацніть правою кнопкою миші вкладку поточного аркуша, виберіть «Вставити» та виберіть шаблон колекції книг, щоб додати ще одну сторінку. Щоб перейменувати сторінку, двічі клацніть заголовок вкладки.
Порада
Додаючи сотні чи тисячі книг, заощаджуйте час, шукаючи ISBN кожної книги в Інтернеті, щоб знайти та скопіювати дані книги в Excel, а не копатися на сторінці авторських прав у кожній книзі та вводити інформацію рука.
Ручний USB-сканер штрих-кодів може додатково автоматизувати процес, імпортуючи ISBN кожної книги на ваш комп’ютер.
Увага
Якщо вам потрібно порівняти кілька пов’язаних наборів даних про ваші книги, наприклад, якщо ви керуєте магазином і хочете зберегти бази даних клієнтів, продажів і покупок книг, подумайте про використання Access замість Excel, щоб краще організувати та відстежувати свої каталог.
