Авторство зображення: Jupiterimages/Goodshoot/Getty Images
Хоча більшість людей, знайомих з Microsoft Outlook, можуть використовувати його в основному для надсилання та отримання електронних листів, Outlook — це потужна програма з багатьма зручними інструментами, зокрема календарем, керуванням завданнями та створенням нотаток особливість. Ще одним ключовим елементом Outlook є його здатність допомогти вам упорядкувати особисту інформацію ваших контактів, незалежно від того, чи є вони колегами чи людьми за межами вашої компанії. Це можна зробити за допомогою інструментів «Контакти» та «Адресна книга».
Визначення
І функція «Контакти» Outlook, і Глобальна адресна книга дуже схожі на електронний Rolodex, де ви можете отримати доступ до контактної інформації для людей, з якими ви, ймовірно, маєте постійну справу. Однак функція «Контакти» зазвичай є списком зовнішніх контактів, тоді як адресна книга містить інформацію про людей, які працюють у вашій компанії. Це звичайне налаштування в діловому світі, тому що адресні книги зберігаються на сервері Exchange і ними можна надати спільний доступ кожному в компанії.
Відео дня
Функція
Функція Контакти призначена для того, щоб допомогти вам швидко отримати доступ до інформації про людей, з якими ви контактували раніше, але не обов’язково працюють у вашій компанії. Глобальний список адрес розроблено, щоб швидко зв’язати вас із колегами або списки адрес, визначені компанією.
Можливість редагування
Хоча інструменти «Контакти» та «Адресна книга» містять контактну інформацію, користувачі можуть редагувати лише Контакти, оскільки вони зберігаються на вашому комп’ютері. Ви можете додавати нові контакти, редагувати інформацію про наявні контакти та видаляти контакти. З іншого боку, адресну книгу зазвичай може редагувати лише системний адміністратор. Для домашніх користувачів обидва списки доступні для редагування.
Інформація
Адресна книга зазвичай містить список усіх співробітників і відділів компанії, включаючи адресу електронної пошти, внутрішній номер або номер телефону, посаду та місцезнаходження. Натиснувши окремий запис, ви отримаєте додаткові контактні дані, як-от другий номер компанії та поштову адресу. Список контактів містить ім’я, відображуване ім’я та адресу електронної пошти. Натиснувши на окремий контакт, відкриється форма з полями для введення додаткової інформації, включаючи компанію, поштову адресу, посаду, номери телефонів та фотографію.
Здатність пошуку
І Контакти, і Адресна книга допоможуть вам швидко знайти контактну інформацію про людей вам не доведеться витрачати час на пошуки візиток або гортання довідників компаній. У верхній частині інтерфейсу програми, ймовірно, є невеликий значок, який виглядає як відкрита книга. При натисканні на нього з’являється вікно пошуку. Ви можете ввести ім’я в це поле пошуку та вибрати, чи шукати його в адресній книзі чи списку контактів.
