Як очистити папку "Вхідні" та уникнути безладу

Ваша папка "Вхідні" обтяжена старими робочими електронними листами? Чи він вщерть заповнений небажаною поштою з випадкових магазинів, які ви одразу купили? Тоді точно пора провести весняне прибирання.

Якщо ваша скринька «Вхідні» потребує глибокого цифрового очищення, але ви не знаєте, з чого почати, тоді це посібник для вас. Продовжуйте читати, і ми ознайомимося з порадами щодо ефективнішого очищення та запобігання тому, щоб небажана пошта знову засмічувала вашу папку «Вхідні».

Давайте масово видаляйте ці небажані листи

Найшвидший спосіб зменшити безлад (і, напевно, найприємніший, чесно кажучи), — масово видалити купу електронних листів. І нехай фраза «масове видалення» не вводить вас в оману: ви можете видалити масу електронних листів одночасно, і все одно залишати їх націленими на певні типи електронних листів. Масове видалення не обов’язково означає, що ви просто випадково видаляєте велику кількість електронних листів. (

Загалом, якщо ви хочете націлити певний тип небажаної електронної пошти на масове видалення (наприклад, старі рекламні електронні листи з вашого улюбленого магазину), ви можете просто знайти це назву магазину або адресу електронної пошти за допомогою рядка пошуку вашої папки "Вхідні", виберіть усі електронні листи, які відповідають вашим критеріям, на сторінці результатів пошуку, а потім натисніть кнопку видалення або кошика вашого клієнта електронної пошти. Вибрані вами електронні листи можуть бути відправлені в кошик, де вони залишатимуться протягом певного часу, а потім автоматично остаточно видалятимуться. Або ви можете просто очистити кошик самостійно, щоб пришвидшити процес остаточного видалення.

Якщо ви назавжди масово видалили всі електронні листи, від яких вам зручно позбутися, а ваша папка "Вхідні" все ще захаращена, наша наступна порада для вас.

Архівуйте електронні листи, які вам ще потрібно зберегти

Іноді ваша папка «Вхідні» захаращена, але це всі електронні листи, які вам потрібно зберегти або просто з певних причин не можете розлучитися з ними. (Добре. Без засудження.) У цьому випадку йдеться не про видалення електронних листів, а більше про переміщення їх із вашої основної папки "Вхідні" до архіву, який не видно, але все ще безпечний і доступний. Таким чином ви можете зменшити кількість електронних листів у своїй папці "Вхідні" та все ще мати доступ до архівованих електронних листів, коли вони вам знадобляться.

Чудовим прикладом цього є функція архівування Gmail, яка дозволяє архівувати окремі повідомлення, масово архівувати їх купу або навіть перемістіть їх назад до папки "Вхідні", якщо хочете. Коли ви архівуєте повідомлення в Gmail, вони потрапляють у папку «Уся пошта». Ці повідомлення все одно відображатимуться в результатах пошуку, якщо ви їх шукатимете. У Gmail архівування можна виконати, просто навівши курсор миші на повідомлення та клацнувши значок Архів значок, що з’явиться. Ця піктограма виглядає як 3D-поле зі стрілкою вниз посередині. Outlook також має функцію архівування.

Сповіщення календаря: видаліть старі та краще керуйте майбутніми

Якщо ви використовуєте програму календаря, пов’язану з вашою адресою електронної пошти, ви, ймовірно, отримуватимете сповіщення електронною поштою про всі заплановані зустрічі та події. Хоча ці сповіщення можуть бути корисними нагадуваннями, які допомагають вам виконувати свої зобов’язання, вони швидко втрачають свою корисність і стають безладом, коли ці події закінчуються. Тому важливо видалити їх, коли вони вам більше не потрібні. І якщо ви не видаляли їх під час роботи, зараз саме час масово видалити їх.

Але що, якщо вам насправді не потрібні ці сповіщення електронною поштою? Ви можете взагалі заборонити надсилання цих сповіщень електронною поштою. Наприклад, якщо ви використовуєте Календар Google, ви можете змінити налаштування сповіщень для певної події, зокрема видалити сповіщення електронною поштою для неї. Ви навіть можете замінити сповіщення електронною поштою іншим типом нагадування, наприклад сповіщенням на робочому столі чи телефоні. Таким чином, ви зможете отримувати нагадування про майбутні події, але без зайвих електронних листів.

Скасуйте підписку на ці списки розсилки

Ця порада більше стосується профілактики, яка є ключовою для підтримки вашої папки "Вхідні" в чистоті (і легшого керування нею) після того, як ви виконали всю важку роботу з усунення безладу. Ваша поштова скринька, ймовірно, забита рекламними електронними листами та повідомленнями зі списків розсилки від компаній і організацій, з якими ви, ймовірно, більше не спілкуєтесь. Пора відписатись від них. У багатьох випадках ключ до скасування підписки на них лежить у самих образливих електронних листах: крихітне посилання для скасування підписки внизу повідомлення. Тому переконайтеся, що електронний лист є законним, перш ніж його відкривати (остерігайтеся зловмисного програмного забезпечення та шахрайства). Якщо це безпечно, відкрийте повідомлення, прокрутіть його вниз і знайдіть Відписатися кнопку або текстове посилання. Натисніть на це посилання. У більшості випадків вам не доведеться робити більше, ніж це.

Gmail також пропонує власну кнопку скасування підписки на такі електронні листи (не завжди, але в більшості випадків). Щоб скористатися нею, просто відкрийте повідомлення з одного зі списків електронної пошти та знайдіть над повідомленням електронну адресу відправника. Gmail Відписатися кнопка має бути праворуч від адреси електронної пошти відправника.

Блокуйте небажаних відправників

Ще одна порада щодо запобігання засміченню папки "Вхідні": не всім потрібен доступ до вас. Якщо вам потрібно заблокувати окремим особам надсилання вам електронних листів, скористайтеся для цього функцією блокування поштового клієнта. Зазвичай це можна зробити лише кількома кліками.

Ось ще один приклад Gmail як заблокувати листи небажаних відправників: відкрийте повідомлення від відправника, якого ви хочете заблокувати, і клацніть вертикальний значок із трьома крапками праворуч від повідомлення. У меню, що з’явиться, виберіть Заблокувати [Ім'я відправника]. Повідомлення від заблокованих відправників зазвичай надсилаються до спаму.

Створіть фільтри, щоб упорядкувати листи, які ви хочете зберегти

Ви також можете краще керувати своїми вхідними електронними листами за допомогою фільтрів. Замість того, щоб просто пропускати кожне повідомлення через вашу папку "Вхідні", ви можете створити фільтри, які автоматично видалятимуть або архівуватимуть ці повідомлення. Таким чином ви можете зберігати свою поштову скриньку чистою, не роблячи багато чого.

У Gmail ви можете створити фільтр за допомогою вікна пошуку. Просто натисніть на Показати параметри пошуку у вікні пошуку. Цей значок виглядає як три перемикачі, розташовані один на одному. У формі, що з’явиться, введіть критерії пошуку та натисніть Створити фільтр. Коли з’явиться відповідний запит, поставте прапорець поруч із дією, яку потрібно виконати Gmail, коли отримано електронний лист, який відповідає критеріям пошуку. Потім натисніть Створити фільтр кнопку. За допомогою цього методу ви можете наказати Gmail автоматично видаляти або архівувати вхідні електронні листи, які відповідають вашим критеріям.

Рекомендації редакції

• Як створити папки в Gmail
• Як зберегти статус Microsoft Teams активним
• Як створити резервну копію комп’ютера
• Як глибоко очистити клавіатуру та мишу
• 6 порад щодо організації кабелів, щоб ваша техніка виглядала акуратно

Оновіть свій спосіб життяDigital Trends допомагає читачам стежити за динамічним світом технологій завдяки всім останнім новинам, цікавим оглядам продуктів, проникливим редакційним статтям і унікальним у своєму роді коротким оглядам.