Ці прийоми Microsoft Excel стали порятунком для мого робочого процесу

Під час роботи з електронною таблицею безцінні ярлики та підказки, які допоможуть швидше чи краще виконувати завдання. Подібні до способів покращити робочий процес у Microsoft Word, Excel має власний набір корисних прийомів.

За допомогою цього переліку корисних порад ви можете усунути виснажливу роботу, швидко виконувати операції, зменшити кількість помилок і вставити графіки або таблиці одним клацанням. Використовуйте один або всі, щоб зробити щоденні обов’язки Excel легкими.

Виконайте спеціальні операції вставки

Копіювати і вставляти це прості дії, які більшість людей знають, як використовувати. Однак Excel пропонує кілька спеціальних параметрів вставки, які дозволяють одночасно вставляти дані та виконувати основні рівняння.

Це означає, що ви можете додати, відняти, помножити або розділити кожне значення в діапазоні клітинок на певне число за допомогою спеціальної вставки.

Крок 1: Скопіюйте клітинку, що містить число, яке ви хочете використати в обчисленні, одним із таких способів:

• Клацніть правою кнопкою миші та виберіть Копіювати.
• Виберіть Копіювати у розділі буфера обміну стрічки на додому вкладка.
• Використовуйте комбінацію клавіш Ctrl + C на Windows або Команда + C на Mac.

Крок 2: Виберіть комірки, що містять значення, у яких потрібно виконати обчислення.

Крок 3: Відкрийте Паста спец меню одним із таких способів:

• Клацніть правою кнопкою миші та виберіть Паста спец.
• Виберіть Вставити > Паста спец у розділі буфера обміну стрічки на додому вкладка.

Крок 4: Коли Паста спец з’явиться поле, виберіть обчислення, яке потрібно виконати в Операція розділ.

Крок 5: Натисніть в порядку.

Після цього ви побачите оновлення даних із виконаним обчисленням. Вам не потрібно турбуватися про ручне додавання, віднімання, множенняабо поділ групи комірок, що є виснажливим завданням і збільшує ризик помилок.

Навчіться любити функції

Функції та формули можуть налякати. Але як тільки ви почнете ними користуватися, ви оціните, скільки часу вони можуть вам заощадити. Крім того, ви зменшите ймовірність помилок під час виконання обчислень вручну.

Якщо ви ніколи раніше не користувалися функціями, ви можете почати з основ суми, середнього, мінімуму, максимуму та підрахунку.

Крок 1: виберіть комірку, де ви хочете використовувати функцію. Це клітинка, де знаходиться формула та відображається її результат.

Крок 2: Виберіть стрілку поруч Автосума в Редагування розділ стрічки на ст додому вкладка. Виберіть розрахунок, який хочете використовувати.

Крок 3: Ви побачите Fсоборування з’являться в клітинці, очікуючи значень, які ви хочете використати.

Припустімо, ви хочете додати значення в клітинках від A1 до A5. Перетягніть цей діапазон клітинок або додайте його після відкриваючої дужки у формулі як A1:A5. Обов’язково завершіть формулу круглою дужкою, як на знімку екрана вище.

Крок 4: Натисніть Введіть або Повернення ключ.

Потім ви побачите обчислення, виконані відповідно до вибраної функції.

Щоб отримати повний набір функцій, доступних у Excel, перейдіть до Формули вкладка. Потім скористайтеся бібліотекою функцій на стрічці, щоб вибрати логічний функціонують як IF або посилання функцію, як VLOOKUP.

Використовуйте швидкий аналіз, щоб додавати формати, діаграми, підсумки та таблиці

Excel допомагає автоматично форматувати клітинки за допомогою умовного форматування, створювати діаграми з рекомендаціями, вставляти таблиці та зведені таблиці, і отримати підсумки. Але ви можете не знати, що ви можете робити такі речі надшвидко за допомогою інструменту швидкого аналізу. Ось як це працює.

Крок 1: Виберіть діапазон комірок, де ви хочете виконати одну з наведених вище дій.

Крок 2: Виберіть Швидкий аналіз кнопка, яка відображається в кутку діапазону клітинок. Крім того, ви можете клацнути правою кнопкою миші та вибрати Швидкий аналіз.

Потім ви побачите невелике поле зі списком дій і доступними параметрами для кожної. Вони відрізняються залежно від типу даних у ваших клітинках, тому розглянемо приклад.

Тут ми маємо оцінки студентів, а діапазон комірок включає імена, оцінки буквами, числові оцінки та текст «склав/не склав». Коли ми відкриваємо інструмент швидкого аналізу, ми можемо застосувати умовне форматування, вставити діаграму, отримати підсумки, створити таблицю або додати спарклайни.

Крок 3: просто виберіть вкладку для потрібної дії, а потім виберіть параметр для цієї дії.

Бум! Ви щойно заощадили собі купу часу, роблячи одну з цих речей з нуля.

Шаблони та формули автозаповнення

Microsoft Excel надає зручну функцію автозаповнення для легкого заповнення клітинок. Ти можеш введіть кілька елементів у список, як-от місяці року, і додайте решту елементів, перетягуючи. Вам також допоможе автозаповнення копіювати і вставляти формули, які ви створюєте за допомогою функцій, згаданих раніше.

Заливка візерунком: введіть (принаймні) два елементи списку, виберіть комірку, що містить другий, а потім використовуйте маркер заповнення (знак «плюс» на межі комірки), щоб перетягнути клітинки, що залишилися. Як приклад можна ввести січень і лютий, понеділок і вівторок або навіть А і Б. Потім заповніть решту клітинок!

Заповнення формулою: виділіть клітинку, що містить формулу, і використовуйте ручку заповнення, щоб перетягнути формулу до решти клітинок. Примітка. Якщо ви використовуєте абсолютні, а не відносні посилання, вам потрібно буде скорегувати формули після їх заповнення.

Порада: Ви можете заповнити решту клітинок відповідно до кількості вже заповнених рядків, просто двічі клацнувши маркер заповнення.

Автозаповнення — це величезний інструмент для економії часу в Microsoft Excel.

Копіювати з рядка стану

Рядок стану в нижній частині програми корисний для перегляду швидких обчислень, таких як сума, середнє значення та підрахунок. Але з ан оновлення до Excel для Windows у березні 2022 р, ви можете скопіювати ці обчислення одним клацанням.

Незважаючи на те, що ця функція ще доступна для користувачів, і ви можете її ще не бачити, її точно варто тримати на своєму радарі.

Крок 1: спочатку переконайтеся, що обчислення позначені, щоб вони відображалися в рядку стану. Щоб зробити це, клацніть правою кнопкою миші рядок стану та виберіть кожен, щоб поставити позначку поруч із ним.

Крок 2: виберіть клітинки, щоб відобразити потрібний обчислення в рядку стану.

Крок 3: виберіть обчислене значення в рядку стану. Це помістить його в буфер обміну.

Крок 4: ви можете вставити значення в свою електронну таблицю або зовсім іншу програму.

Можливість копіювати значення безпосередньо з буфера обміну позбавляє вас від необхідності вводити формулу чи функцію вручну, але все одно отримує потрібний результат — швидше, ніж будь-коли!

Хочете ще більше? Подивіться на ці додаткові Поради Excel щодо опанування електронної таблиці.

Рекомендації редакції

• Використовувати Office? Ваш ПК може опинитися під загрозою через цю зміну Microsoft
• Не створюйте ще один PowerPoint, не знаючи цих 3 прийомів
• Корпорація Майкрософт поступово припиняє використання стандартного шрифту Office. Ось що може його замінити
• Microsoft Word, PowerPoint і Excel тепер працюють швидше на нових Mac M1 від Apple
• Працювати з дому? Не пропустіть цю чудову пропозицію Microsoft Office 365

Оновіть свій спосіб життяDigital Trends допомагає читачам стежити за динамічним світом технологій завдяки всім останнім новинам, цікавим оглядам продуктів, проникливим редакційним статтям і унікальним у своєму роді коротким оглядам.