Визначення запиту в Access

Access — це програмне забезпечення для баз даних, яке дозволяє користувачам зберігати велику кількість інформації. Компонентами бази даних є таблиці, запити, форми, звіти та макроси. Таблиці дозволяють користувачеві зберігати вихідні дані. Запити маніпулюють даними в таблицях. Форми можна використовувати для введення даних у таблиці та навігації по базі даних. Звіти призначені для представлення даних у форматі, зручному для друку, а макроси допомагають автоматизувати завдання з базою даних. Найважливішим компонентом бази даних є запити. Як випливає з назви, запит дозволяє користувачеві дізнаватися про дані в таблицях.

У Access існує кілька типів часто використовуваних запитів: вибір, додавання, оновлення, видалення, створення таблиці. Мета запиту визначає тип запиту, який потрібно використовувати. Запит на вибірку допомагає користувачеві просто витягувати інформацію з таблиці на основі визначених користувачем потреб. Наприклад, запит на вибірку може виділити імена клієнтів, які починаються з літери «М». Для додавання інформації до таблиці створюється запит на додавання. Запит на оновлення може змінювати записи таблиці відповідно до потреб користувача. Запити видалення видаляють записи з таблиці. Запит на створення таблиці дозволяє користувачеві створити нову таблицю з вибраних записів.

Запити дозволяють користувачеві обчислювати окремі поля. Користувач може виконувати основні обчислення, такі як додавання або множення полів або більш складні обчислення для інженерних чи статистичних потреб. Вбудовані обчислення Access такі ж, як і в Microsoft Excel. За допомогою запиту елементи також можна згрупувати або відсортувати відповідно до критеріїв, визначених користувачем.

Дані в запиті часто витягуються з таблиць бази даних. Таблиця може бути в наявній базі даних, в іншій базі даних або з корпоративної системи, наприклад AS/400. У запит можна помістити більше однієї таблиці. Запити також можуть отримувати інформацію з інших запитів. Іншими словами, запити можуть бути вбудовані в запити. Як і в таблицях, в одному запиті можуть бути два або більше запитів. У запиті Access таблиці та запити зв’язуються за допомогою спільних для кожного полів.

Запит можна створити за допомогою майстра (покрокового посібника) або з нуля. Ті, хто тільки починає працювати з базами даних Access, повинні використовувати цей майстер. Це дає змогу користувачеві ознайомитися із запитами та тим, як встановити зв’язки між таблицями та запитами, які використовує база даних.

Щоб уникнути дублювання, виберіть поле таблиці, яке буде первинним ключем. Цей первинний ключ є полем, яке містить унікальну інформацію для кожного запису. Наприклад, первинним ключем для бази даних зборів може бути номер рахунка-фактури або номер рахунку клієнта. Якщо вибрано первинний ключ, під час виконання запиту зменшується можливість дублювання записів.