Завантажте доступний шаблон головної книги Excel з одного з безкоштовних сайтів. Шаблон повинен працювати у всіх версіях Excel. Головна книга — це запис операцій по кожному рахунку у вашій обліковій системі. Оскільки використання головної книги та належних методів обліку вимагає використання подвійного обліку, кожна введена операція впливає на два рахунки.
Клацніть у клітинці трохи вище «1» і ліворуч від «A». Це виділить всю сторінку на аркуші головної книги. Утримуйте клавіші «CTRL» і «C», щоб скопіювати аркуш. Натисніть кнопку «Вставити» у верхній панелі меню та прокрутіть вниз до кнопки «Робочий аркуш», а потім натисніть. Клацніть у верхньому лівому куті комірки над «1» та ліворуч від «A» на новому аркуші та утримуйте клавіші «CTRL» і «V», щоб вставити шаблон головної книги в інший аркуш. У цьому шаблоні є місце для введення операцій Головної книги для дев’яти різних рахунків.
Створіть принаймні п’ять однакових аркушів, що дасть вам загалом 45 різних облікових записів, за якими ви можете відстежувати. Перший аркуш має бути для чекових, ощадних або зарплатних рахунків; назвати його «Банківські рахунки». Ви створюєте заголовок, клацнувши правою кнопкою миші вкладку в нижньому лівому кутку з написом «Аркуш 1» і вибравши кнопку «Перейменувати». Другий аркуш має бути для рахунків «Дохід». Вони включатимуть дохід від продажів, дохід від послуг та відшкодування сплачених зборів.
Третій аркуш має бути для рахунків «Витрати». Сюди входять орендна плата, комунальні послуги, оплата праці та ліцензії чи податки. Четвертий аркуш має бути для рахунків «Акціонерний капітал», включаючи початкові інвестиції для створення компанії, будь-які кредити, отримані для власника, та будь-які реінвестиції в компанію. Нарешті, п’ятий аркуш має бути для «Зобов’язання», включаючи кредити на будівлі, транспортні засоби, обладнання та кредитні картки.
Створіть додаткові аркуші для тих областей, у яких є більше дев’яти облікових записів. Якщо випадково одна з категорій має більше дев’яти облікових записів, наприклад, «Витрати», створіть ще один або ще два аркуші та перейменувати їх у «Витрати 2» і «Витрати 3». Кожному створеному вами обліковому запису має бути призначено a номер. Як правило, всі банківські рахунки починаються з 10--, рахунки доходів з 20--, рахунки витрат з 30--, рахунки власного капіталу з 40-- і рахунки зобов'язань з 50--.
Зверніть увагу на стовпці кожного запису в головній книзі. Стовпці з датою та описом не зрозумілі. "Повідомлення". колонка призначена для введення в рядку номера іншого рахунку, на який впливає операція. Решта стовпців – «Дебет», «Кредит» і «Баланс».
У більшості випадків дебетовий рахунок додає гроші на цей рахунок, а кредит вилучає гроші з рахунку. Для кожного дебету має бути кредит. Інший спосіб думати про це так: дебет — це «те, що ви отримали», а кредит — це «звідки це».
Наприклад, ви платите 400 доларів за рахунок за електроенергію. Ви платите за це чеком з перевірки вашого бізнесу. Запитайте себе, що ви отримали? Ви отримали електроенергії на суму 400 доларів, тому дебетуйте з рахунку комунальних послуг (№ 3010) 400 доларів. Тепер запитайте себе, звідки це взялося? Це надійшло з вашого поточного рахунку, тому зарахуйте на банківський рахунок (#1010) 400 доларів США.
На рахунку комунальних послуг поставте № 1010 для Пошти, а на банківському рахунку введіть № 3010 для номера рахунку.
