Як увімкнути автозбереження в Excel

Microsoft Office надає функцію під назвою Автозбереження щоб допомогти вам уникнути катастрофи, пов’язаної з втратою роботи через збій комп’ютера або через те, що ви забули зберегти його перед закриттям програми. Він доступний лише в Офіс 365, версія за передплатою пакета програмного забезпечення, що включає доступ до Excel, Word і PowerPoint. Якщо у вас є попередня версія Office, функцію автовідновлення можна використовувати для відновлення даних, коли документ Excel не збережено.

Коли функцію автозбереження ввімкнено в програмах Office 365, поточний файл буде автоматично зберігатися у фоновому режимі кожні кілька секунд. Для файлів, що зберігаються в Microsoft Cloud в OneDrive або SharePoint Online автозбереження ввімкнено за замовчуванням. Якщо автозбереження виділено сірим кольором, це, ймовірно, тому, що файл зберігається не в іншому місці хмара, наприклад, на файловий сервер або в локальний каталог, як-от Документи, на настільному комп’ютері чи ноутбуку.

Якщо ви є передплатником Office 365 і маєте найновішу версію Excel, ви можете перевірити, чи ввімкнено автозбереження, перевіривши верхній лівий кут вікна програми. The Перемикач автозбереження буде показано як або Увімкнено або Вимкнено. Щоб внести зміни до файлу без їх автоматичного збереження, просто перемістіть перемикач у положення Вимкнено позицію. Потім можна використовувати Зберегти щоб зберегти зміни, коли вам зручно.

У Office 2016 та попередніх версіях, які не підтримують автозбереження, Автовідновлення Функцію можна використовувати для відновлення файлу Excel після завершення роботи програми до збереження поточного файлу. Коли програми Office виявляють, що стався збій, Відновлення документів діалогове вікно відображається під час наступного запуску програми. У діалоговому вікні можна вибрати збереження або видалення файлів відновлення, які містять незбережені дані. Дата й час створення файлу відновлення відображаються біля імені файлу, щоб допомогти вам вирішити, чи хочете ви його відновити. Ви також можете відкрити будь-який файл у списку та переглянути його перед збереженням.

Кількість даних, які можна відновити з файлу за допомогою автовідновлення, залежить від частоти збереження інформації. Ви можете керувати цим та іншими налаштуваннями автовідновлення за допомогою Параметри меню на Файли табл. Під Зберегти, ви можете увімкнути або вимкнути збереження файлів автовідновлення та вказати, як часто потрібно зберігати інформацію для відновлення. Ви також можете вказати, чи буде збережена остання автоматично збережена версія після закриття Excel і де зберігати файл відновлення.

Якщо ви не хочете втрачати багато роботи через аварійне завершення програми, вам слід встановити низьке значення хвилинного інтервалу для збереження даних файлу, наприклад 5 або 10. Проте є компроміс з продуктивністю, оскільки програма може на короткий час призупинитися під час збереження файлу. Якщо продуктивність важливіша за збереження даних, установіть інтервал на 20 хвилин або більше.

Деякі люди створюють новий файл Excel або Word, подібний до існуючого файлу, відкриваючи існуючий файл, змінюючи його, а потім використовуючи Зберегти як, щоб зберегти його з іншою назвою, ніж оригінал. Проблема виникає при включенні автозбереження. Зміни, внесені до використання Зберегти як буде автоматично збережено в оригінальному файлі, що може бути не вашим наміром. Microsoft визнає цю проблему і замінила Зберегти як команда з Зберегти копію в програмах Office 365. Рекомендується використовувати цю команду, щоб створити подібний файл, перш ніж вносити будь-які зміни до оригіналу, щоб обійти проблему автозбереження.