Якщо ви керуєте малим бізнесом, нарахування заробітної плати є дорогою і трудомісткою частиною операцій.
Авторство зображення: ijeab/iStock/GettyImages
Якщо ви керуєте малим бізнесом, нарахування заробітної плати є дорогою і трудомісткою частиною операцій. Однак завдяки технологіям вам не доведеться платити сторонні послуги або інвестувати в дороге програмне забезпечення для створення паперових чеків. Ви можете легко роздрукувати чеки на заробітну плату з Excel, але важливо мати відповідний папір і чорнило для друку, щоб ваші співробітники могли внести свою зарплату.
Перевірте шаблон друку Excel
Першим кроком, якщо ви хочете роздрукувати чеки на заробітну плату з Excel, є пошук шаблону. Ви можете легко знайти їх за допомогою веб-пошуку. Основні шаблони, надані в Excel, не включають перевірки, але ви можете знайти корисні шаблони для допоміжної документації, як-от табелі робочого часу.
Відео дня
Знайшовши та завантаживши шаблон друку чеків для Excel, ви вводите інформацію про одержувача та гроші, які виплачуються. Ви зберігаєте чек у форматі PDF, який потім можете роздрукувати та роздати співробітнику.
Недостатньо мати PDF-шаблон для друку чеків. Фінансові установи старанно запобігають шахрайству, тому не можна роздрукувати чек на звичайному папері і видати його за офіційний. Якщо можливо, отримати вимоги від фінансових установ, якими користуються ваші співробітники, щоб переконатися, що у ваших чеках не буде відмовлено. Це може включати характеристики паперу, розміру та шрифту.
Пошук потрібного паперу
Після того, як ви використаєте шаблон друку чеків у Excel і створите чеки у форматі PDF, наступне крок полягає в тому, щоб підтвердити, що папір і чорнило, які ви повинні використовувати для перевірок, працюють з принтером, який ви вже використовуєте мають. Якщо ні, то вам потрібно купити новий принтер.
Коли ви друкуєте чек на принтері, він повинен бути на папері, щільнішому, ніж ви використовуєте для щоденного друку. Наприклад, Банк Америки вимагає, щоб чеки були на папері, який має такі характеристики:
- Розміри від 7,75 на 2,75 дюйма та 8,75 на 3,667 дюйма
- Від 24 фунтів і 44 фунти вага
- Зернистість паперу проходить горизонтально.
Хороша новина: ви можете купитипапір для чекового друку що задовольняє більшість вимог банку. Відвідайте місцевий магазин канцелярських товарів або зробіть покупки в Інтернеті та переконайтеся, що папір сумісний з типом принтера, який у вас є.
Пошук правильного чорнила
Ви не можете просто запустити свої чеки через принтер за допомогою стандартних чорнильних картриджів. Банки вимагають Розпізнавання символів магнітними чорнилами чорнило або тонер для чеків. Якщо ви друкуєте на струминному принтері, вам потрібно чорнило MICR, тоді як для друку чеків на лазерному принтері потрібен тонер MICR.
Якщо ви плануєте друкувати чеки на заробітну плату з Excel, вам також слід звернути увагу на вимоги банку до чорнила. З Bank of America ви не можете використовувати двосторонній режим для друку чеків. Якщо ваші чеки на заробітну плату двосторонні, їх зворотну сторону потрібно надрукувати чорнилом, що не містить MICR. Якщо ви користуєтеся перевагами функцій безпеки для запобігання несанкціонованому доступу, наприклад водяних знаків або хімічних пустот, переконайтеся, що ваш процес друку відповідає нормам банків призначення.
