Coğrafi Dosyalamanın Avantaj ve Dezavantajları Nelerdir?

Texas Eyalet Kütüphanesine göre, düzensiz bir dosya yönetim sistemi tutmak felaket için bir reçetedir. Acil olarak ihtiyacınız olduğunda bilgi edinmek zordur. Böyle dağınık bir sistem içinde bilgiyi karar verme amacıyla düzenlemek ve manipüle etmek de oldukça imkansızdır. Sahip olduğu bilgilerden fayda sağlamayı bekleyen herhangi bir kuruluş için verimli bir dosyalama sistemi zorunludur. Coğrafi dosyalama sistemi, coğrafi konumun bilginin en önemli bileşeni olduğu durumlarda uygundur.

Belirli bir konumla ilgili coğrafi kayıtlar birlikte saklanır. Bu, incelenen bilgiler yalnızca belirli bir coğrafi alanla ilgili olduğu için hızlı karar vermeyi kolaylaştırır. Coğrafi alanlar, birimler veya birim grupları olarak sınıflandırılır. Coğrafi dosyalama, kayıtların bir konumdan diğerine basitçe kaydırılarak kolayca taşınmasını sağlar.

Coğrafi dosyalama, veri öğelerinin kolayca karşılaştırılmasını sağlayarak analiz sürecine yardımcı olur. Örneğin, bina adına ve konumuna göre dosyalanan kayıtların analizi, belirli bir bina için bakım kayıtlarının belirlenmesine yardımcı olabilir.

Coğrafi verileri depolama ve alma işlemi, birden çok tanımlayıcı kullanarak başvuru yapma ihtiyacı nedeniyle zaman alıcıdır. Örneğin, belirli bir binanın yerini belirlemek için belirli bir eyalete, şehre, caddeye ve son olarak binanın adına atıfta bulunulması gerekir. Bazı ülkelerde tutulan kayıtlar kendi dillerinde yazılır. Örneğin, İtalya'daki Floransa Şehri, İtalyan kayıtlarında "Firenze"dir. Bu nedenle, diğer dile çapraz referans, İtalyan olmayan kullanıcıların bilgileri anlamasını sağlamak için gerekli hale gelir.

Kayıtları anlamak için coğrafi bölgeye yeterince aşina olmanız gerekir. Bunları hızlı bir şekilde bulmak için alfabetik bir dizin kullanmanız gerekir. Bir kaydı saklama ve alma işlemi iki eylemi gerektirir: Dosyanın konumu için dizini kontrol edin ve diğer bilgiler arasında onu arayın.