Modern bir iş ofisi.
Resim Kredisi: Siri Stafford/Digital Vision/Getty Images
Ofis otomasyonu bugün bir daktilo ve fotokopi makinesinden çok daha fazlasını ifade ediyor. Elektronik ve dijital bilgi, modern ofis otomasyonunun en önemli noktasıdır. Tamamen dahili bilgisayarlardan oluşabilir veya daha büyük olasılıkla İnternet ve tesis dışı bulut depolama yoluyla dünya çapında bir dijital ağ içerebilir. 21. yüzyılda ilerledikçe, tüm permütasyonlarında ofis otomasyonunun doğasında var olan hem avantajlar hem de dezavantajlarla karşılaşacaksınız.
Zamandan ve Şirket Kaynaklarından Tasarruf Edin
Ofis otomasyonunun tanıtılmasından bu yana, ekipman işletmelerin zamandan ve paradan tasarruf etmelerini sağladı. Bir belgenin müşteriye postayla ulaşmasını beklemek yerine, birkaç dakika içinde faksla çekebilirsiniz. Artık bilgisayardaki ilerlemeler ve İnternet, iletişimi anlık hale getirdi. Zamandan tasarruf ettiğinizde, paradan tasarruf edersiniz. Coğrafi sınırlamalarla kısıtlanmazsınız, seyahat için harcadığınız kaynaklardan tasarruf edersiniz. Ek olarak, hala birçok belgenin basılı kopyalarını oluşturabiliyor olsanız bile dijital depolama, kağıt ve depolama alanından zamandan ve paradan tasarruf etmenizi sağlar.
Günün Videosu
Doğruluk için Otomasyona Güvenin
Bir makinenin ancak onu yapan insanlar kadar etkili olduğu ve dijital olarak toplanan bilgilerin de ancak o kadar etkili olduğu doğru olsa da. onu gönderen kişi kadar doğrudur, programlardaki hatalar giderildikten sonra, hatalardan sonsuz derecede daha güvenilirdirler. insanlar. Hesap çizelgeleri ve bütçelerdeki sayıları toplamak için yazılım mevcuttur, örneğin, her zaman doğru dengeyi bulan ve toplama makinesinde bir muhasebecinin parmaklarına güvenmeyen. Standart belgelerdeki hataları önlemek için şablonlar tekrar tekrar oluşturulabilir ve kullanılabilir.
Otomasyon Ters Gittiğinde, Başınız belada
Bilgi sistemlerini işletmek ve çalıştırmak için yalnızca otomasyona güvenen şirketler, bu sistemler başarısız olduğunda paniğe kapılabilir. Bozuk sistemleri onarma veya değiştirme maliyetleri fahiş olabilir. Sadece bir silgi alıp düzeltmeler yapamazsınız. Güncellemelere, yazılım ve donanım arızalarına ayak uydurmak için teknisyenler çalıştırmanız veya bir an önce arayabileceğiniz güvenilir bir servise sahip olmanız gerekir. O zaman tüm gizlilik ve güvenlik sorununa sahipsiniz. Ticari sırları saklayabilir ve yalnızca birkaç güvenilir kişiye söyleyebilirsiniz, ancak veriler Web'de ortaya çıkarsa, geri almanız mümkün değildir.
Kullanıcıları Değiştirmek Her Zaman Kolay Değildir
Ofis otomasyonu gelişmeye devam ettikçe ve siz yeni teknolojileri sistemlerinize dahil ederken, rekabetçi ve karlı kalın, dezavantajı, tüm kadronuzu yeniden eğitmek zorunda olmanızdır. kullanıcılar. Sekreterinizden sipariş memuruna, müşterilerinizden ürün veya hizmetinizi teslim eden satış elemanlarına kadar herkesin yeni sistemleri öğrenmesi gerekiyor. Birçok insan yeni sistemleri kolayca öğrenmez ve diğerleri her zaman yaptıkları gibi yapma konusunda inatçıdır. Yani yeniden eğitimle ilgili masraflarınız varken, son kullanıcılarınızın mücadele etme tutumları da var.
