ความแตกต่างระหว่างผู้ติดต่อและสมุดที่อยู่ใน Outlook

แม้ว่าคนส่วนใหญ่ที่คุ้นเคยกับ Microsoft Outlook อาจใช้เพื่อส่งและรับอีเมลเป็นหลัก Outlook เป็นแอปพลิเคชั่นที่ทรงพลังพร้อมเครื่องมือที่มีประโยชน์มากมาย รวมถึงปฏิทิน การจัดการงาน และการจดบันทึก ลักษณะเฉพาะ. องค์ประกอบสำคัญอีกประการหนึ่งของ Outlook คือความสามารถในการช่วยคุณจัดระเบียบข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ติดต่อ ไม่ว่าจะเป็นเพื่อนร่วมงานหรือบุคคลภายนอกบริษัทของคุณ คุณทำได้ด้วยเครื่องมือผู้ติดต่อและสมุดที่อยู่

ทั้งคุณลักษณะผู้ติดต่อของ Outlook และสมุดรายชื่อส่วนกลางนั้นเหมือนกับ Rolodex อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลติดต่อของบุคคลที่คุณน่าจะติดต่อด้วยเป็นประจำ อย่างไรก็ตาม ฟีเจอร์ผู้ติดต่อมักจะเป็นรายชื่อผู้ติดต่อภายนอก ในขณะที่สมุดที่อยู่จะมีข้อมูลสำหรับผู้ที่ทำงานในบริษัทของคุณ นี่เป็นการตั้งค่าทั่วไปในโลกธุรกิจ เนื่องจากสมุดที่อยู่ถูกจัดเก็บไว้ใน Exchange Server และสามารถแชร์กับทุกคนในบริษัทได้

ฟีเจอร์รายชื่อติดต่อออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วสำหรับผู้ที่เคยติดต่อมาก่อน แต่ไม่จำเป็นต้องทำงานให้กับบริษัทของคุณ Global Address List ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้คุณติดต่อกับเพื่อนร่วมงานหรือรายการที่อยู่ที่กำหนดโดยบริษัทได้อย่างรวดเร็ว

แม้ว่าทั้งเครื่องมือที่ติดต่อและสมุดที่อยู่จะมีข้อมูลการติดต่อ แต่ผู้ใช้เท่านั้นที่สามารถแก้ไขได้โดยผู้ใช้เนื่องจากจะจัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณสามารถเพิ่มผู้ติดต่อใหม่ แก้ไขข้อมูลผู้ติดต่อที่มีอยู่ และลบผู้ติดต่อ ในทางกลับกัน สมุดที่อยู่สามารถแก้ไขได้โดยผู้ดูแลระบบเท่านั้น สำหรับผู้ใช้ตามบ้าน รายการสามารถแก้ไขได้ทั้งคู่

สมุดที่อยู่โดยทั่วไปประกอบด้วยรายชื่อของพนักงานและแผนกทั้งหมดภายในบริษัท รวมทั้งที่อยู่อีเมล หมายเลขโทรศัพท์หรือหมายเลขโทรศัพท์ ตำแหน่ง และตำแหน่ง การคลิกที่รายการแต่ละรายการจะให้รายละเอียดการติดต่อเพิ่มเติมแก่คุณ เช่น หมายเลขธุรกิจที่สองและที่อยู่ทางไปรษณีย์ รายชื่อผู้ติดต่อประกอบด้วยชื่อ ชื่อที่แสดง และที่อยู่อีเมล การคลิกที่ผู้ติดต่อแต่ละรายจะเปิดแบบฟอร์มพร้อมฟิลด์สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมที่ต้องป้อน รวมถึงบริษัท ที่อยู่ทางไปรษณีย์ ตำแหน่งงาน หมายเลขโทรศัพท์ และรูปถ่าย

ทั้งที่อยู่ติดต่อและสมุดที่อยู่จะช่วยให้คุณค้นหาข้อมูลการติดต่อของบุคคลได้อย่างรวดเร็วเพื่อที่ คุณไม่ต้องเสียเวลาไปค้นหานามบัตรหรือค้นดูในไดเร็กทอรีของบริษัท ที่ด้านบนของอินเทอร์เฟซของโปรแกรม คุณน่าจะมีไอคอนขนาดเล็กที่ดูเหมือนหนังสือที่เปิดอยู่ เมื่อคุณคลิกที่มัน กล่องค้นหาจะปรากฏขึ้น คุณสามารถป้อนชื่อในกล่องค้นหาและเลือกว่าจะดูในสมุดที่อยู่หรือรายชื่อผู้ติดต่อ