วิธี "Marie Kondo" ในออฟฟิศของคุณ

จาก Netflix ไปจนถึง Instagram คุณอาจสังเกตเห็นว่าวิธีการที่เรียบง่ายของ Mario Kondo ในการทำความสะอาดสิ่งที่ยุ่งเหยิงในบ้านของคุณและปรับปรุงชีวิตของคุณในกระบวนการนี้กำลังได้รับความนิยม ในรายการ Netflix ยอดนิยมของเธอ จัดระเบียบกับมาริเอะ คนโดะคอนโดช่วยให้ผู้คนจัดระเบียบทุกอย่างตั้งแต่ห้องครัวไปจนถึงตู้เสื้อผ้า กฎง่ายๆ ของเธอ: หากสิ่งของไม่จุดประกายความสุขในตัวคุณ ให้โยนมันทิ้ง

แต่แล้วพื้นที่ทำงานนั้นล่ะ? คุณจะนำเทคนิคเดียวกันนี้ไปใช้กับสำนักงานของคุณซึ่งมีแนวโน้มที่จะสะสมความยุ่งเหยิงได้อย่างไร ต่อไปนี้เป็นวิธี “Marie Kondo” สำหรับโฮมออฟฟิศของคุณ

คุณสามารถย้ายอะไรไปยังคลาวด์ได้บ้าง?

มีโอกาสดีที่คุณใช้ระบบคลาวด์สำหรับบางสิ่งอยู่แล้ว เช่น รูปภาพ รหัสผ่าน หรือโครงการการทำงานร่วมกัน แต่เป็นความคิดที่ดีที่จะอ่านเอกสารที่คุณใช้เป็นประจำทุกวัน โดยเฉพาะไฟล์ฉบับพิมพ์ใดๆ และถามตัวเองว่า “ฉันสามารถประหยัดพื้นที่และเวลาด้วยการบันทึกและแชร์มันในระบบคลาวด์ได้หรือไม่”

อย่าลืมใช้บริการคลาวด์แบบเดียวกับที่บริษัทของคุณต้องการ (ตัวเลือกทั่วไป ได้แก่ Google Drive, Dropbox, iCloud และโซลูชันต่างๆ ของ Office 365) หรือขออนุญาตจัดเก็บเอกสารในระบบคลาวด์หากจำเป็น หากคุณสามารถทำเช่นนี้ได้ ก็ถือเป็นทางออกที่ดีในการทำความสะอาดสิ่งที่ยุ่งเหยิงและทำให้งานประจำวันของคุณคล่องตัวขึ้น

แลกเปลี่ยนหนังสือพิมพ์และนิตยสารเป็นคอมพิวเตอร์แท็บเล็ต

หากโต๊ะทำงานของคุณเต็มไปด้วยนิตยสาร วารสาร หรือหนังสือพิมพ์ ให้กำจัดมันทิ้งไป คุณสามารถเปลี่ยนมาอ่านสิ่งพิมพ์เหล่านี้ด้วยวิธีออนไลน์ได้อย่างง่ายดาย โชคดีที่แท็บเล็ตอย่าง คินเดิลไฟร์ หรือ iPad เป็นทางเลือกที่ยอดเยี่ยม แอพเช่น ข่าวแอปเปิ้ล หรือ ฟลิปบอร์ด ช่วยให้คุณสามารถดูแลจัดการแหล่งข่าวของคุณเองจากสิ่งพิมพ์ใด ๆ ปรับแต่งช่องข่าวตามความต้องการของคุณเอง และดูรายงานใด ๆ ที่คุณต้องการด้วยการปัดนิ้วของคุณ ตั้งค่าคอมพิวเตอร์แท็บเล็ตที่เวิร์กสเตชันของคุณ และกำจัดกองเอกสารที่ยุ่งวุ่นวาย

นำกระดาษและไฟล์ออกจากโต๊ะของคุณ

หากคุณจริงจังกับการตกแต่งพื้นที่ทำงานของคุณ ต่อไปนี้เป็นกฎสำหรับคุณ: ห้ามวางเอกสารหรือไฟล์ไว้บนโต๊ะ ตอนจบของเรื่อง. หากคุณไม่ได้กำลังปรึกษาเรื่องกระดาษอยู่เลย ก็ไม่ควรวางเรื่องนั้นไว้บนโต๊ะ

ในกระบวนการเวิร์กโฟลว์ไร้กระดาษในปัจจุบัน การดำเนินการนี้ไม่ยากอย่างที่คิด คุณอาจต้องเข้าใช้ตู้เก็บเอกสารเพื่อจัดเก็บสิ่งของบางอย่างไว้ใช้ในระยะยาว แต่ก็แค่นั้น สำหรับส่วนที่เหลือ ให้เปลี่ยนไปใช้เอกสารดิจิทัล/การลงนาม หรือ สแกนไฟล์ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องทิ้งมันไว้

หากคุณต้องการเก็บไฟล์บางไฟล์ไว้ใกล้ตัวจริงๆ ให้ลองใช้ชั้นวางไฟล์แบบแขวนหรือไฟล์บนเดสก์ท็อป ออแกไนเซอร์ที่จะเก็บทั้งหมดไว้ในที่เดียวและไม่อนุญาตให้มีสิ่งใดอยู่บนโต๊ะของคุณ ตัวมันเอง คุณจะประหลาดใจกับความแตกต่างที่เกิดขึ้น

และเคล็ดลับพิเศษสำหรับผู้ที่ชอบจดบันทึกบนโพสต์อิท: มีมากมายเหลือเฟือ แอพบันทึกย่อแบบดิจิทัล ข้างนอกนั้น. กำลังลองเปลี่ยนไปใช้อันหนึ่ง!

นำของตกแต่งส่วนตัวออกจากโต๊ะของคุณด้วย

เวลาจริงที่รุนแรง: โต๊ะทำงานของคุณไม่มีที่สำหรับของสะสมส่วนตัว คุณอยากมีต้นไม้สวยๆ ไว้ให้กำลังใจใช่ไหม? ยอดเยี่ยม. แล้วรูปถ่ายใส่กรอบของคนที่คุณรักล่ะ? หนึ่งก็ดี ปล่อยมันไว้อย่างนั้น ไม่มีอะไรอีกแล้ว. จบเรื่อง.

หากคุณใช้โต๊ะทำงานเป็นบ้านสำหรับสะสมของใช้ส่วนตัว ตุ๊กตา หรือสิ่งของต่างๆ ถึงเวลากำจัดสิ่งเหล่านี้แล้ว ใช่ทั้งหมด ย้ายพวกเขาไปยังจุดในบ้านของคุณที่พวกเขาจะเป็นที่หวงแหน เพราะงานไม่ใช่ที่สำหรับสิ่งเหล่านี้ และพวกมันกำลังทำให้พื้นที่ของคุณเกะกะอย่างรุนแรง หากคอลเลกชันเฉพาะของคุณทำให้คุณมีความสุขจริงๆ และคุณไม่สามารถจินตนาการถึงการทำงานโดยปราศจากมันได้ ให้ลงทุน ในชั้นวาง และย้ายทั้งหมดไปที่ชั้นวางนั้นเพื่อไม่ให้เหลือโต๊ะของคุณ

ใช้แผ่นชาร์จไร้สาย

สายที่พันกันถือเป็นประเภทที่ยุ่งเหยิงที่สุด...และแทบไม่มีความจำเป็นเท่าที่เคยเป็นมา พิจารณาก แผ่นชาร์จไร้สาย หรือ แท่นชาร์จโดยควรเป็นอุปกรณ์ที่สามารถเก็บอุปกรณ์ได้หลายเครื่องหากจำเป็น ไม่เพียงแต่คุณจะช่วยประหยัดเวลาในการเสียบและถอดปลั๊กอุปกรณ์ของคุณเท่านั้น แต่ยังช่วยเคลียร์โต๊ะของคุณจากสายเคเบิลที่น่ารำคาญ และทำให้คุณรู้สึกเครียดน้อยลง

บันทึกบันทึกอย่างชาญฉลาด

หากงานของคุณต้องการให้คุณจดบันทึกและคุณชอบกระบวนการจดบันทึกด้วยตนเองมาก ให้หาวิธีเปลี่ยนกระบวนการให้เป็นดิจิทัล ปากกาสไตลัสในปัจจุบัน (จาก Microsoft, Samsung, Apple และอื่นๆ) สามารถช่วยให้คุณจดบันทึกบนคอมพิวเตอร์แท็บเล็ตหรือ สมาร์ทโฟน แทน ซึ่งคุณสามารถบันทึกไว้ใช้ในภายหลังหรืออัปโหลดและแชร์ได้ตามต้องการ หากคุณต้องการสัมผัสเหมือนกระดาษใต้ปากกาจริงๆ ให้ลองพิจารณาอะไรประมาณนี้ ร็อคเก็ตบุ๊คซึ่งเป็นสมุดบันทึกอัจฉริยะที่สามารถถ่ายโอนงานเขียนของคุณไปยังสำเนาดิจิทัลบนคอมพิวเตอร์ของคุณเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว

เมื่อทำสิ่งนี้เสร็จแล้ว คุณอาจต้องใช้เวลาสักพักเพื่อเทปากกาและดินสอส่วนใหญ่ในลิ้นชักลงถังขยะ เชื่อเราสิมันจะรู้สึกดี!

สร้างเวลาทิ้งขยะ 5 นาทีในตอนท้ายของวัน

ตั้งเวลาเพื่อเตือนตัวเองประมาณห้านาทีก่อนที่คุณจะเสร็จสิ้นวันทำงานตามปกติ ใช้เวลาห้านาทีนี้และทำความสะอาด ทิ้งทุกสิ่งทุกอย่างที่คุณสามารถทำได้ ปฏิบัติตามกฎ “ไม่มีกระดาษบนโต๊ะ” และจัดระเบียบโดยทั่วไป เก็บสิ่งต่าง ๆ ออกไป ทำการปรับเปลี่ยนในนาทีสุดท้าย และกำจัดสิ่งที่ยุ่งเหยิงชั่วคราวนั้นออกไป เพื่อจะได้ไม่ต้องรอครั้งต่อไป

รับแอปดีๆ เพื่อขจัดความยุ่งเหยิงในคอมพิวเตอร์ของคุณ

แม้ว่าคุณจะมีพื้นที่ทำงานดิจิทัล แต่คุณอาจพบว่าคอมพิวเตอร์ของคุณเต็มไปด้วยไฟล์ โปรแกรม รูปภาพ และขยะอื่นๆ ที่ไม่จำเป็น ถึงเวลาที่จะทำความสะอาดมันแล้ว ใช้โปรแกรมเช่น แอพทำความสะอาด หรือ อาจารย์สะอาด เพื่อช่วยคุณกำจัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไปทั้งหมด คุณอาจต้องการทำความสะอาดโฟลเดอร์และไฟล์ด้วยตนเองซึ่งมีโบนัสเพิ่มเติมคือ เร่งความเร็วคอมพิวเตอร์ของคุณ.

ทำความสะอาดและกรองอีเมลของคุณ

เราพนันได้เลยว่าอีเมลที่อัดแน่นเหล่านั้นไม่ได้จุดประกายความสุขในตัวคุณมากนัก ถึงเวลากำจัดพวกมันแล้ว คุณสามารถสร้างตัวกรองและโฟลเดอร์อีเมลของคุณเองเพื่อช่วยจัดเรียงสิ่งต่าง ๆ แต่ก็มีแอปที่สามารถช่วยได้เช่นกัน ลองใช้ซอฟต์แวร์เช่น ทำความสะอาดอีเมล, เมลสตรอม, หรือ คลีนฟ็อกซ์ เพื่อช่วยล้างอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติและเพลิดเพลินไปกับสิทธิประโยชน์ต่างๆ

คำแนะนำของบรรณาธิการ

• ต้นคริสต์มาสของคุณอาจจะสดใส แต่นี่คือวิธีทำให้มันฉลาด