บัตรสถานที่ที่พิมพ์ออกมาช่วยให้แขกหาที่นั่งได้ง่าย
ไม่ว่าคุณจะต้องกำหนดที่นั่งสำหรับแขกในงานแต่งงาน หรือผู้เข้าร่วมในการประชุมทางธุรกิจ ผู้คนจะประทับใจเมื่อรู้ว่าควรนั่งที่ไหน บัตรสถานที่ที่พิมพ์ออกมาจะไม่เพียงแต่ช่วยให้ผู้คนหาสถานที่ของพวกเขาได้ง่ายเท่านั้น แต่ยังช่วยให้งานของคุณมีความเป็นมืออาชีพอีกด้วย ด้วยการทำงานเพียงเล็กน้อย คุณสามารถพิมพ์บัตรสถานที่จากสเปรดชีต แม้ว่าคุณจะมีรายการยาวก็ตาม
ขั้นตอนที่ 1
เปิดหรือสร้างรายชื่อของคุณในโปรแกรมสเปรดชีต สำหรับตัวอย่างนี้ เราจะใช้ Excel 2007 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละคอลัมน์มีป้ายกำกับ ชื่อคอลัมน์จะถูกใช้สำหรับจดหมายเวียน ตัวอย่างเช่น ถ้าคอลัมน์แรกของคุณมีชื่อ คุณอาจตั้งชื่อคอลัมน์นั้นว่า "ชื่อ" ในเซลล์ A1 ถ้าคอลัมน์ที่สองของคุณมีหมายเลขตารางสำหรับแต่ละคน คอลัมน์นั้นอาจมีป้ายกำกับว่า "Table_Number" ในเซลล์ B1
วีดีโอประจำวันนี้
ขั้นตอนที่ 2
บันทึกและปิดสเปรดชีตของคุณ
ขั้นตอนที่ 3
เปิดแผ่นงานใหม่ในโปรแกรมประมวลผลคำของคุณ สำหรับตัวอย่างนี้ เราจะใช้ Word 2007 แต่โปรแกรมอื่นๆ มีคำแนะนำที่คล้ายกัน
ขั้นตอนที่ 4
คลิก "เริ่ม Mail Merge" ใต้แท็บ "การส่งจดหมาย" เลือก "ป้ายกำกับ" เลือกแบรนด์ของการ์ดสถานที่จากช่องแบบเลื่อนลง "ผู้จำหน่ายป้ายกำกับ" และหมายเลขผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น "Avery US Letter" และหมายเลขผลิตภัณฑ์ "5302" เลือกการ์ดเต็นท์ขนาด 4 นิ้ว หากไม่มีผู้จำหน่ายฉลากที่เหมาะสม หรือหากคุณต้องการสร้างการ์ดสถานที่ตั้งแต่ต้น ให้คลิกปุ่ม "ป้ายกำกับใหม่" ป้อนขนาดของการ์ดในหน้าต่างป๊อปอัป "รายละเอียดป้ายกำกับ" คลิก "ตกลง" เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ตอนนี้คุณจะเห็นแผ่นงานเปล่าใน Word พร้อมโครงร่างสำหรับบัตรสถานที่ของคุณ
ขั้นตอนที่ 5
คลิก "เลือกผู้รับ" จากกลุ่ม "เริ่มจดหมายเวียน" คลิก "ใช้รายการที่มีอยู่" ค้นหาชื่อสเปรดชีตในรายการเอกสารของคุณแล้วคลิก "เปิด" ตอนนี้สเปรดชีตของคุณควรเชื่อมโยงกับเอกสารจดหมายเวียนที่ว่างเปล่าของคุณ
ขั้นตอนที่ 6
แทรกเขตข้อมูลผสานลงในบัตรสถานที่ที่ว่างเปล่าใบแรก คลิก "แทรกฟิลด์ผสาน" จาก "เขียนและแทรกฟิลด์" เลือกฟิลด์ที่คุณต้องการให้ปรากฏในการ์ดของคุณ -- สำหรับ ตัวอย่าง "ชื่อ" และ "Table_Number" นำการจัดรูปแบบใดๆ ไปใช้กับฟิลด์ที่คุณต้องการ เช่น ตัวหนา กึ่งกลาง หรือ แบบอักษรที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการกด "Enter" สองสามครั้งเพื่อไปที่กึ่งกลางของการ์ดก่อนที่จะใส่ฟิลด์ "ชื่อ"
ขั้นตอนที่ 7
คลิก "อัปเดตป้ายกำกับ" จากกลุ่ม "เขียนและแทรกฟิลด์" เพื่อใส่การ์ดทั้งหมดที่มีฟิลด์
ขั้นตอนที่ 8
คลิก "ดูตัวอย่างผลลัพธ์" เพื่อดูว่าการ์ดของคุณจะเป็นอย่างไรเมื่อพิมพ์ออกมา หากคุณพอใจกับผลลัพธ์ คุณก็พร้อมที่จะพิมพ์
ขั้นตอนที่ 9
ใส่สต็อกการ์ดหรือกระดาษที่ถูกต้องลงในเครื่องพิมพ์ของคุณ ตามคำแนะนำของเครื่องพิมพ์ กด "พิมพ์"
คำเตือน
อย่าใช้ช่องว่างในชื่อคอลัมน์ในสเปรดชีตของคุณ ให้ใช้ขีดล่างหรือสร้างชื่อคอลัมน์โดยไม่เว้นวรรคแทน
