วิธีใช้ Google เอกสาร

Google เอกสารเป็นผลิตภัณฑ์ Google ในระบบคลาวด์ที่มีคุณลักษณะทั้งหมดที่คุณต้องการในการสร้าง แก้ไข และแชร์เอกสาร Google นำเสนอชุดแอปที่ออกแบบมาสำหรับผู้ใช้ที่ทำงานออนไลน์ บูรณาการกับ ความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ของ Google Drive ช่วยให้คุณเข้าถึงและทำงานกับเอกสารของคุณได้จากทุกที่

การเปลี่ยนไปใช้ Google เอกสารอาจเป็นงานที่น่ากังวลเนื่องจากมีคุณลักษณะใหม่ๆ มากมายให้ค้นพบ และอินเทอร์เฟซการแก้ไขเอกสารอาจดูไม่คุ้นเคย

คุณสามารถเริ่มต้นใช้งาน Google เอกสารได้โดยทำตามขั้นตอนง่ายๆ เพียงไม่กี่ขั้นตอน และการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณลักษณะต่างๆ ของเครื่องมือนี้จะช่วยให้คุณเป็นผู้เชี่ยวชาญ Google เอกสารได้ในเวลาอันรวดเร็ว

ขั้นตอนที่ 1: การตั้งค่าบัญชี Google ของคุณ

การใช้ Google Docs คุณต้องสมัครใช้งานบัญชี Google ดำเนินการได้ฟรี และบัญชีของคุณให้คุณสามารถเข้าถึง Gmail Google Mapsและ YouTube รวมถึงชุดไดรฟ์ทั้งหมด

หากต้องการสร้างบัญชี Google ให้ไปที่ หน้าลงทะเบียน. ป้อนข้อมูลของคุณและปฏิบัติตามคำแนะนำบนหน้าจอ ยินดีด้วย! ตอนนี้คุณมีบัญชี Google แล้ว หากคุณมีบัญชีอยู่แล้ว เพียงเข้าสู่ระบบตามปกติ

ขั้นตอนที่ 2: เปิดตัว Google เอกสาร

มีหลายวิธีในการเข้าถึง Google เอกสาร ขึ้นอยู่กับอุปกรณ์ของคุณ คุณสามารถดาวน์โหลดแอพได้จาก แอพสโตร์ หรือ Google Playหรือคลิก แอพของ Google ไอคอนที่มุมขวาบนของ บ้านกูเกิ้ล หน้า (แสดงด้วยจุดเก้าจุด) จากนั้นคุณจะต้องคลิก เอกสาร ปุ่ม — คุณอาจต้องเลื่อนลงในเมนูที่ปรากฏขึ้นหรือคลิก เพิ่มเติมจาก Google ในเมนูป๊อปอัปเดียวกันนั้นเพื่อดู

หรือคุณสามารถไปที่ Google Drive และเลือก Googleเอกสาร ภายใน ไดรฟ์ของฉัน เมนูแบบเลื่อนลงที่ด้านบนหรือเลือก Google Docs หลังจากที่คุณคลิกแล้ว ใหม่ ทางด้านซ้ายของหน้า ตัวเลือกสุดท้ายคือการนำทางโดยตรงไปที่ Google Docs. เมื่อคุณเปิดตัวแอปพลิเคชันเว็บแล้ว คุณก็พร้อมที่จะสร้างเอกสาร

ขั้นตอนที่ 3: การสร้างเอกสาร

หากต้องการสร้างเอกสารใหม่ ให้คลิกหน้าว่างที่มีหลากสี ส่วนที่เพิ่มเข้าไป ลงชื่อเข้าใช้ซึ่งอยู่ที่ด้านซ้ายบนของหน้าหลักของ Google เอกสาร หากคุณไม่พบไอคอนนี้ ให้เลื่อนขึ้นเพื่อดูหรือเลื่อนลงเพื่อคลิกไอคอนหลากสี เครื่องหมายบวก ไอคอนที่มุมขวาล่างของหน้าจอ เมื่อคุณทำเช่นนั้น ไอคอนหน้าว่างดังกล่าวข้างต้นพร้อมเครื่องหมายบวกหลากสีจะปรากฏขึ้นอีกครั้งที่ด้านบนของหน้าจอ คลิกที่นั้นเพื่อเปิดเอกสารใหม่

หากคุณกำลังสร้างเอกสารจากไดรฟ์ ให้เลือก Google Docs หลังจากตี ใหม่ จะสร้างเอกสารเปล่าโดยอัตโนมัติ หากคลิกตัวเล็กหันหน้าไปทางขวา ลูกศร ถัดจาก Google Docsคุณสามารถเลือกสร้างเอกสารใหม่ตามเทมเพลตที่ให้มาได้ มีเทมเพลตหลากหลายให้เลือก รวมถึงประวัติย่อ จดหมายธุรกิจ และเทมเพลตจากบุคคลที่สามที่เลือกสรรมา คุณยังสามารถอัปโหลดไฟล์ .doc หรือ .docx ที่มีอยู่ไปยังไดรฟ์ของคุณได้ด้วยการคลิก ใหม่ >อัปโหลดไฟล์.

ขั้นตอนที่ 4: เริ่มทำงาน

เมื่อคุณสร้างเอกสารแล้ว คุณสามารถเริ่มทำงานได้ คลิก เอกสารที่ไม่มีชื่อ ที่มุมซ้ายบนเพื่อเพิ่มชื่อให้กับเอกสารของคุณ นอกจากนี้คุณยังสามารถปรับประเภทแบบอักษร ขนาดข้อความ และอื่นๆ อีกมากมายได้ผ่านทาง แถบเครื่องมือ ที่ด้านบนของหน้า หากคุณไม่เห็นชื่อหรือแถบเมนูที่ด้านบนของหน้า ตัวเลือกเหล่านั้นอาจถูกซ่อนไว้ หากเป็นเช่นนั้น ให้คลิกที่หันลง ลูกศร ที่มุมขวาบนเพื่อแสดง

เนื่องจากคุณทำงานภายในเบราว์เซอร์ การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่ทำกับเอกสารของคุณจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ หากคุณดูทางด้านขวาของชื่อเอกสารที่ด้านบนของหน้าจอ คุณจะเห็นอย่างใดอย่างหนึ่ง ประหยัด… หรือ บันทึกไปยังไดรฟ์แล้ว. รอให้ข้อความที่สองปรากฏขึ้นก่อนออกจากระบบเพื่อให้แน่ใจว่างานทั้งหมดของคุณได้รับการบันทึกแล้ว หากต้องการแสดงประวัติเวอร์ชันของเอกสารที่มีอยู่ ให้คลิกที่ แก้ไขล่าสุดคือ [จำนวนวินาที/นาที/ชั่วโมง] ที่ผ่านมา ลิงค์ที่อยู่ทางด้านขวาของ ช่วย ปุ่มเมนูที่ด้านบนของหน้าจอ จากนั้นคุณจะถูกนำไปที่หน้าจอที่แสดงเอกสารเวอร์ชันต่างๆ ที่แก้ไขแล้วซึ่งคุณสามารถเลือกกู้คืนได้

วิธีแบ่งปันสิ่งของของคุณ

หากต้องการแชร์เอกสารของคุณกับผู้อื่น ให้คลิกสีน้ำเงิน แบ่งปัน ที่มุมขวาบนของเอกสารที่คุณต้องการแชร์ ปุ่มนี้จะอยู่ระหว่างรูปภาพของคุณ - สมมติว่าคุณได้เพิ่มรูปภาพหนึ่งลงในบัญชี Google ของคุณ - และ เปิดประวัติความคิดเห็น ไอคอนซึ่งดูเหมือนฟองคำพูดการ์ตูน หลังจากนั้น เชิญผู้ใช้รายอื่นโดยป้อนที่อยู่อีเมลที่เหมาะสมในหน้าต่างผลลัพธ์แล้วคลิก เสร็จแล้ว.

คนที่คุณแชร์ด้วยสามารถแก้ไข ดู หรือแสดงความคิดเห็นในเอกสารได้ โดยขึ้นอยู่กับสิทธิ์ที่คุณให้ไว้ ซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงได้โดยการแตะเมนูแบบเลื่อนลงทางด้านขวาของช่องที่อยู่อีเมลโดยตรงเมื่อคุณเพิ่มบุคคลแล้ว ในเมนูนี้ คุณสามารถทำเครื่องหมายบุคคลนั้นเป็น ผู้ดู, ผู้แสดงความคิดเห็น, หรือ บรรณาธิการ.

หากคุณต้องการแชร์เอกสารกับผู้อื่นโดยใช้สิ่งอื่นที่ไม่ใช่อีเมล ให้คลิก คัดลอกลิงค์ ที่ครึ่งล่างของ แบ่งปันกับผู้คนและกลุ่ม หน้าต่าง. ลิงก์จะถูกคัดลอกไปยังคลิปบอร์ดของคุณ เอกสารของคุณอาจมีค่าเริ่มต้นในระดับความเป็นส่วนตัวที่จำกัด ซึ่งหมายความว่ามีเพียงคนที่เพิ่มลงในเอกสารของคุณเท่านั้นที่สามารถเปิดลิงก์ที่คุณส่งให้พวกเขาได้ หากคุณต้องการเปลี่ยนระดับความเป็นส่วนตัวของเอกสารเพื่อให้ใครก็ตามที่มีลิงก์สามารถเข้าถึงได้ คุณสามารถทำได้โดยคลิกที่สีน้ำเงิน เปลี่ยนเป็นใครก็ได้ที่มีลิงก์ ไฮเปอร์ลิงก์ซึ่งยังอยู่ที่ครึ่งล่างของ แบ่งปันกับผู้คนและกลุ่ม หน้าต่าง.

เมื่อคุณทำเช่นนั้น คุณจะถูกนำไปที่หน้าต่างที่ให้คุณคัดลอกลิงก์ที่แชร์ไปยังเอกสารของคุณหรือทำอย่างอื่นได้ ปรับแต่งการอนุญาตของเอกสารของคุณโดยให้คุณเลือกสิ่งที่ผู้คนสามารถทำได้กับเอกสารเมื่อพวกเขาได้รับ เชื่อมโยงกับมัน คุณสามารถทำได้โดยคลิกที่เมนูแบบเลื่อนลง (ซึ่งอยู่ทางด้านขวาของไฟล์ ใครก็ตามที่มีลิงก์ ตัวเลือก) จากนั้นเลือก ผู้ดู, ผู้แสดงความคิดเห็น หรือ บรรณาธิการ จากเมนู

ใช้ฟังก์ชันแสดงความคิดเห็น

Google เอกสารช่วยให้คุณดูผู้อื่นทำการเปลี่ยนแปลงในเอกสารแบบเรียลไทม์ได้ โดยคลิกที่ เปิดประวัติความคิดเห็น ที่มุมขวาบนของหน้าจอ คุณหรือใครก็ตามที่อยู่ในเอกสารสามารถเริ่มการสนทนาเกี่ยวกับโปรเจ็กต์ของคุณได้ คุณยังสามารถดูว่าผู้ใช้รายใดกำลังดูเอกสารอยู่โดยใช้ชุดวงกลมที่อยู่ทางด้านซ้ายของ เปิดประวัติความคิดเห็น ปุ่ม. หากไม่มีใครนอกจากคุณกำลังดูหน้าใดหน้าหนึ่งอยู่ จะไม่มีอะไรปรากฏที่นี่

คุณยังสามารถตั้งค่าแต่ละเอกสารเพื่อให้คุณได้รับการแจ้งเตือนสำหรับความคิดเห็นทั้งหมดที่เพิ่มไปยังเอกสาร เฉพาะความคิดเห็นที่อ้างอิงถึงคุณ หรือไม่ได้รับการแจ้งเตือนเลย การแจ้งเตือนอาจเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับการทำงานร่วมกับคนกลุ่มใหญ่ เหมาะอย่างยิ่งเมื่อทำงานกับกลุ่มที่ไม่ได้อยู่ในพื้นที่เดียวกัน หากคุณไม่ต้องการให้ผู้ใช้มีตัวเลือกในการเพิ่มความคิดเห็นลงในเอกสาร ด้วยเหตุผลบางประการ คุณยังสามารถเปลี่ยนโหมดการแก้ไขได้ (เพิ่มเติมในส่วนถัดไป)

ทำความรู้จักกับโหมดการแก้ไขต่างๆ

อีโหมดการอ่านหนังสือ เมนูแบบเลื่อนลง (อยู่ทางด้านขวาของหน้าจอใต้ไฟล์ แบ่งปัน ปุ่ม) ช่วยให้คุณสามารถดูและแก้ไขเอกสารของคุณได้หลายวิธี ตัวเลือกหลักสามประการของคุณคือ: แก้ไขไฟล์ด้วยตัวเอง (การแก้ไข) แนะนำการเปลี่ยนแปลงให้ผู้ร่วมให้ข้อมูลรายอื่นทำ (การแนะนำ) หรือดูหรือพิมพ์เอกสาร (กำลังดู). หากคุณคุ้นเคยกับ Microsoft Word อยู่แล้ว การแนะนำ มีฟังก์ชันการทำงานคล้ายคลึงกับ ติดตามการเปลี่ยนแปลง. เครื่องมือนี้จะเน้นการแก้ไขที่แนะนำด้วยเฉดสีที่เห็นได้ชัดเจนทั่วทั้งเอกสาร ผู้ร่วมให้ข้อมูลหรือบรรณาธิการคนอื่นๆ สามารถอนุมัติหรือปฏิเสธข้อเสนอแนะเหล่านี้ในขณะที่พวกเขาสร้างฉบับร่างขั้นสุดท้ายได้ นอกเหนือจาก การแนะนำ คุณสามารถติดตามประวัติการแก้ไขของเอกสารได้ผ่าน ไฟล์ > ประวัติเวอร์ชัน > ดูประวัติเวอร์ชัน.

ลองใช้เอกสารประเภทอื่น

Google Drive มีมากมาย Google Slides เป็นผู้ท้าชิงต่อ Microsoft พาวเวอร์พอยท์แต่ก็เหมือนกับ Docs ตรงที่เปิดประตูสู่การทำงานร่วมกันจากผู้ร่วมให้ข้อมูลหลายราย Google ชีตเป็นคู่แข่งของ Microsoft Excel เมื่อพูดถึงการสร้างและแก้ไขสเปรดชีต

ชุดเว็บแอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ Google เป็นคู่แข่งที่ฟรีและดุเดือดของ Microsoft 365 แม้ว่าจะไม่ครอบคลุมหรือครอบคลุมเท่า แต่ผู้ใช้สามารถเข้าถึงแอปเหล่านี้เพื่อสร้างและบันทึกเนื้อหาออนไลน์ด้วยการทำงานร่วมกันอย่างประณีตได้โดยไม่มีค่าใช้จ่าย ผู้ใช้สามารถลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google เพื่อเข้าถึงไฟล์เอกสาร ชีต และสไลด์ที่บันทึกไว้บนอุปกรณ์ใดก็ได้ ทุกที่ในโลก ตราบใดที่มีอินเทอร์เน็ต

คำแนะนำของบรรณาธิการ

• GPT-4: วิธีใช้แชทบอท AI ที่ทำให้ ChatGPT อับอาย
• เราทดสอบแล็ปท็อปอย่างไร
• คู่แข่ง ChatGPT ของ Google เพิ่งเปิดตัวในการค้นหา ต่อไปนี้เป็นวิธีลองทำ
• คุณไม่จำเป็นต้องใช้ Bing - Google Search มี AI ด้วยเช่นกัน
• OpenAI ขู่ฟ้องร้องโครงการนักศึกษา GPT-4 ลืมไปเลยว่าใช้ฟรีได้