Microsoft Word เป็นส่วนสำคัญในชีวิตการทำงานหลายๆ วันของเรา แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าเราจะใช้ Microsoft Word ให้เกิดประโยชน์อย่างคุ้มค่าเสมอไป ล่วงเวลา, Microsoft ได้เพิ่มคุณสมบัติใหม่ ที่ทำให้ Word มีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่คุณไม่ได้มีข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับคุณลักษณะใหม่ๆ หรือแม้แต่เครื่องมือที่ซ่อนอยู่ที่มีประโยชน์เหล่านั้นเสมอไป
สารบัญ
- ติดตามเฉพาะการเปลี่ยนแปลงของคุณ
- ใช้ประโยชน์จากคลิปบอร์ดให้มากขึ้น
- แทรกข้อความแบบสุ่มสำหรับตัวยึดตำแหน่ง
- บันทึกและนำข้อความ รูปภาพ และอื่นๆ มาใช้ซ้ำ
- จับภาพและแทรกภาพหน้าจอ
เพื่อปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณเมื่อใช้ Microsoft Word ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับ 5 ประการที่ปรับปรุงเวลาของฉันกับแอปพลิเคชันได้อย่างมาก หลายปีที่ผ่านมา สิ่งเหล่านี้ช่วยฉันประหยัดเวลา ลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้ Word
วิดีโอแนะนำ
ติดตามเฉพาะการเปลี่ยนแปลงของคุณ
หากคุณทำงานร่วมกับผู้อื่นในเอกสาร Word ของคุณ คุณอาจคุ้นเคยกับการติดตามการเปลี่ยนแปลง คุณสมบัติที่มีประโยชน์นี้ช่วยให้คุณเห็นการเพิ่มเติมหรือการเปลี่ยนแปลงของทุกคนในเอกสารได้อย่างง่ายดาย
ที่เกี่ยวข้อง
- 'ฉันอยากเป็นมนุษย์' การสนทนาที่เข้มข้นและน่าตกใจของฉันกับแชทบอท AI ของ Microsoft
- Microsoft ยังคงเปิดรับ ChatGPT และ AI อย่างต่อเนื่อง
- กิจกรรม Microsoft Surface ปี 2022: Surface Pro 9, Surface Laptop 5 และอื่นๆ อีกมากมาย
ด้วย อัปเดตเป็น Word ในปลายปี 2021Microsoft เพิ่มความสามารถในการติดตามเฉพาะการเปลี่ยนแปลงของคุณ สำหรับช่วงเวลาที่คุณไม่จำเป็นต้องให้ทุกคนติดตามพวกเขาและคุณเพียงต้องการเห็นของคุณเอง นี่เป็นคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยม
ขั้นตอนที่ 1: เปิดเอกสาร Word ของคุณแล้วไปที่ ทบทวน แท็บ
ขั้นตอนที่ 2: คลิก การติดตาม ลูกศรแบบเลื่อนลง
ขั้นตอนที่ 3: จากนั้นให้คลิกที่ ติดตามการเปลี่ยนแปลง ลูกศรและเลือก แค่ของฉัน.
จากนั้น คุณสามารถแก้ไขเอกสาร เพิ่มความคิดเห็น และยอมรับการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำด้วยตัวเองโดยไม่ต้องให้ผู้ร่วมงานเข้ามาเกี่ยวข้อง
ใช้ประโยชน์จากคลิปบอร์ดให้มากขึ้น
Office คลิปบอร์ดเป็นฟีเจอร์ที่คุณสามารถใช้ในแอปพลิเคชัน Office อื่นๆ เช่น Excel และ Outlook นอกเหนือจาก Word ด้วยคุณสมบัตินี้ ทุกสิ่งที่คุณคัดลอกจะยังคงอยู่ในคลิปบอร์ดจนกว่าคุณจะคัดลอกอย่างอื่น
สิ่งที่ทำให้คลิปบอร์ดเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ก็คือ คุณสามารถนำสิ่งที่อยู่ในประวัติมาใช้ซ้ำได้สูงสุด 24 รายการ ซึ่งรวมถึงข้อความและรูปภาพด้วย นอกจากนี้ยังใช้งานได้ไม่ว่าคุณจะใช้ก็ตาม แก้ไข > สำเนาคลิกขวา และ สำเนาหรือ แป้นพิมพ์ลัดCtrl+ ค.
หากต้องการดูคลิปบอร์ด ให้ไปที่ บ้าน แล้วคลิกตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบคลิปบอร์ด ที่เป็นลูกศรเล็กๆ มุมขวาล่างของส่วน Clipboard ของ Ribbon
คุณจะเห็นบานหน้าต่างงานคลิปบอร์ดเปิดอยู่ทางด้านซ้ายพร้อมรายการสินค้าที่คุณคัดลอกไว้ เลือกรายการที่จะวางลงในเอกสารของคุณ คุณยังสามารถคลิกลูกศรทางด้านขวาของรายการแล้วเลือกได้ แปะ หรือหากต้องการลบออก ให้เลือก ลบ.
ที่ด้านบนของบานหน้าต่างงาน คุณจะเห็นการดำเนินการเพิ่มเติม วางทั้งหมด หรือ ลบทั้งหมด รายการที่สะดวกทั้งสองรายการ
นี่เป็นการประหยัดเวลาได้จริงหากคุณใช้การคัดลอกและวางบ่อยครั้งในเอกสาร Word ของคุณ
แทรกข้อความแบบสุ่มสำหรับตัวยึดตำแหน่ง
หากคุณเคยต้องใช้เวลาสร้างเอกสารโดยไม่มีข้อความ คุณจะประทับใจกับเคล็ดลับถัดไปสำหรับ Microsoft Word คุณสามารถพิมพ์บรรทัดธรรมดาแล้ว Word จะแทรกข้อความแบบสุ่มให้คุณ ซึ่งเหมาะสำหรับตัวยึดตำแหน่งจนกว่าคุณจะได้ข้อความที่ต้องการ
มีสองวิธีในการเพิ่มข้อความนี้ลงในเอกสารของคุณ
วิธีที่ 1: สำหรับข้อความแบบสุ่ม โดยที่ P คือจำนวนย่อหน้า และ S คือจำนวนประโยคที่คุณต้องการ ให้พิมพ์ดังต่อไปนี้:
=RAND(P, S)
ตัวอย่างเช่น =RAND(2,3) ให้คุณมีสองย่อหน้า โดยแต่ละย่อหน้ามีสามประโยค
วิธีที่ 2: สำหรับ lorem ipsum (ข้อความตัวแทนทั่วไป) ให้พิมพ์คำสั่งด้านล่าง เช่นเดียวกับ RAND ใช้ตัวเลขสำหรับจำนวนย่อหน้า (P) และประโยค (S) ที่คุณต้องการแทรก
=LOREM(P, S)
ดังนั้น =LOREM(4,2) จึงมีสี่ย่อหน้า โดยแต่ละย่อหน้ามีสองประโยค
ทันทีที่พิมพ์คำสั่ง ข้อความจะปรากฏขึ้นในเอกสารของคุณ พร้อมให้คุณใช้เป็นตัวยึดตำแหน่งในเอกสารของคุณ เทมเพลตคำ หรือเอกสาร
บันทึกและนำข้อความ รูปภาพ และอื่นๆ มาใช้ซ้ำ
เมื่อใดก็ตามที่คุณสามารถนำบางสิ่งกลับมาใช้ใหม่ได้เมื่อสร้างเอกสาร เช่น คลิปบอร์ดด้านบน คุณลักษณะดังกล่าวถือเป็นคุณสมบัติที่น่ายินดี
Microsoft Word มี Quick Parts และข้อความอัตโนมัติที่ทำงานคล้ายกัน ทำให้คุณสามารถบันทึกและนำข้อความ รูปภาพ ตาราง ลายเซ็นและรายการอื่นๆ หากคุณพบว่าตัวเองพิมพ์หรือแทรกสิ่งเดียวกันซ้ำแล้วซ้ำเล่า เครื่องมือเหล่านี้เหมาะสำหรับคุณ
ขั้นตอนที่ 1: เลือกข้อความ รูปภาพ หรือองค์ประกอบอื่นๆ ที่คุณต้องการบันทึก
ขั้นตอนที่ 2: ไปที่ แทรก แท็บแล้วคลิก อะไหล่ด่วน ลูกศรแบบเลื่อนลง
- หากต้องการบันทึกเป็นส่วนด่วน ให้เลือก บันทึกส่วนที่เลือกลงในแกลเลอรี Quick Part.
- หากต้องการบันทึกเป็นข้อความอัตโนมัติ ให้ย้ายไปที่ ข้อความอัตโนมัติ และเลือก บันทึกการเลือกลงในแกลเลอรีข้อความอัตโนมัติ.
ขั้นตอนที่ 3: ในหน้าต่างป๊อปอัปที่ปรากฏขึ้น คุณสามารถตั้งชื่อที่มีความหมาย เลือกแกลเลอรีที่จะบันทึก เพิ่มหมวดหมู่ และกรอกรายละเอียดอื่น ๆ ตามที่คุณต้องการ
ขั้นตอนที่ 4: คลิก ตกลง เพื่อบันทึกรายการของคุณ
เมื่อคุณพร้อมที่จะใช้การเลือกที่บันทึกไว้ ให้วางเคอร์เซอร์ในเอกสารในตำแหน่งที่คุณต้องการ กลับไปสู่ แทรก แท็บ คลิกที่ อะไหล่ด่วน ลูกศรดรอปดาวน์ และเลือกรายการ จากนั้นจะปรากฏในเอกสารของคุณในตำแหน่งที่คุณระบุด้วยเคอร์เซอร์
หลัก ความแตกต่างระหว่าง Quick Parts และ AutoText ข้อความอัตโนมัติเป็นส่วนหนึ่งของคุณลักษณะ Quick Parts และแต่ละส่วนมีแกลเลอรีของตนเองสำหรับรายการที่บันทึกไว้
ไม่ว่าคุณจะตัดสินใจใช้แบบใดหรือทั้งสองอย่าง คุณจะประทับใจกับวิธีการที่ยอดเยี่ยมนี้ในการประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดจากการพิมพ์ซ้ำหรืออ่านเนื้อหาเดียวกัน
จับภาพและแทรกภาพหน้าจอ
เคล็ดลับประสิทธิภาพการทำงานอีกอย่างหนึ่งสำหรับ Word ที่ควรค่าแก่การกล่าวถึงคือเครื่องมือสกรีนช็อต ด้วยเครื่องมือนี้ คุณสามารถแทรกภาพหน้าจอในเอกสารของคุณได้อย่างรวดเร็วและเกือบจะง่ายดาย คุณสามารถเลือกจากหน้าต่างอื่นที่เปิดอยู่บนเดสก์ท็อปของคุณ หรือแทรกภาพหน้าจอของสิ่งที่คุณจับภาพด้วยตนเอง
หากต้องการใช้เครื่องมือให้ไปที่ แทรก แท็บแล้วคลิก ภาพหน้าจอ ลูกศรแบบเลื่อนลง
ที่ด้านบนของกล่อง คุณจะเห็นหน้าต่างอื่นๆ ที่เปิดอยู่ เลือกหนึ่งรายการเพื่อแสดงลงในเอกสารของคุณ จากนั้นจัดรูปแบบหรือแก้ไขเช่นเดียวกับรูปภาพอื่นๆ ใน Word
หรือคุณสามารถจับภาพเฉพาะส่วนของหน้าจอหรือหน้าต่างอื่นได้ เลือก การคลิปหน้าจอ. คุณจะเห็นเคอร์เซอร์เปลี่ยนเป็นเป้าเล็ง ลากเพื่อจับภาพส่วนที่คุณต้องการแล้วปล่อยเมื่อเสร็จสิ้น การตัดภาพจะปรากฏในเอกสารของคุณเป็นภาพนิ่งโดยอัตโนมัติ
เมื่อคุณต้องการ ภาพหน้าจอจากคอมพิวเตอร์ของคุณคุณสามารถขจัดความจำเป็นในการเปิดเครื่องมือสกรีนช็อต จับภาพสิ่งที่คุณต้องการ ปรับขนาดและบันทึก จากนั้นกลับไปที่เอกสารเพื่อแทรก เพียงใช้เครื่องมือภาพหน้าจอในตัวของ Word
คำแนะนำของบรรณาธิการ
- การตั้งค่าจอภาพแนวตั้งแบบเรียงซ้อนนี้ปฏิวัติขั้นตอนการทำงานของฉัน
- 5 คุณสมบัติที่ฉันอยากลองใช้ใน Edge Browser ที่ขับเคลื่อนโดย ChatGPT ของ Microsoft
- Microsoft อาจใส่ ChatGPT ลงใน Outlook, Word และ PowerPoint
- Microsoft Edge มีเคล็ดลับใหม่เพื่อประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น
- ใช้ออฟฟิศใช่ไหม? พีซีของคุณอาจมีความเสี่ยงเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงของ Microsoft