5 เคล็ดลับ Microsoft Word ที่ปฏิวัติขั้นตอนการทำงานของฉัน

Microsoft Word เป็นส่วนสำคัญในชีวิตการทำงานหลายๆ วันของเรา แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าเราจะใช้ Microsoft Word ให้เกิดประโยชน์อย่างคุ้มค่าเสมอไป ล่วงเวลา, Microsoft ได้เพิ่มคุณสมบัติใหม่ ที่ทำให้ Word มีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่คุณไม่ได้มีข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับคุณลักษณะใหม่ๆ หรือแม้แต่เครื่องมือที่ซ่อนอยู่ที่มีประโยชน์เหล่านั้นเสมอไป

สารบัญ

  • ติดตามเฉพาะการเปลี่ยนแปลงของคุณ
  • ใช้ประโยชน์จากคลิปบอร์ดให้มากขึ้น
  • แทรกข้อความแบบสุ่มสำหรับตัวยึดตำแหน่ง
  • บันทึกและนำข้อความ รูปภาพ และอื่นๆ มาใช้ซ้ำ
  • จับภาพและแทรกภาพหน้าจอ

เพื่อปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณเมื่อใช้ Microsoft Word ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับ 5 ประการที่ปรับปรุงเวลาของฉันกับแอปพลิเคชันได้อย่างมาก หลายปีที่ผ่านมา สิ่งเหล่านี้ช่วยฉันประหยัดเวลา ลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้ Word

วิดีโอแนะนำ

ติดตามเฉพาะการเปลี่ยนแปลงของคุณ

Just Mine สำหรับติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Word

หากคุณทำงานร่วมกับผู้อื่นในเอกสาร Word ของคุณ คุณอาจคุ้นเคยกับการติดตามการเปลี่ยนแปลง คุณสมบัติที่มีประโยชน์นี้ช่วยให้คุณเห็นการเพิ่มเติมหรือการเปลี่ยนแปลงของทุกคนในเอกสารได้อย่างง่ายดาย

ที่เกี่ยวข้อง

  • 'ฉันอยากเป็นมนุษย์' การสนทนาที่เข้มข้นและน่าตกใจของฉันกับแชทบอท AI ของ Microsoft
  • Microsoft ยังคงเปิดรับ ChatGPT และ AI อย่างต่อเนื่อง
  • กิจกรรม Microsoft Surface ปี 2022: Surface Pro 9, Surface Laptop 5 และอื่นๆ อีกมากมาย

ด้วย อัปเดตเป็น Word ในปลายปี 2021Microsoft เพิ่มความสามารถในการติดตามเฉพาะการเปลี่ยนแปลงของคุณ สำหรับช่วงเวลาที่คุณไม่จำเป็นต้องให้ทุกคนติดตามพวกเขาและคุณเพียงต้องการเห็นของคุณเอง นี่เป็นคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยม

ขั้นตอนที่ 1: เปิดเอกสาร Word ของคุณแล้วไปที่ ทบทวน แท็บ

ขั้นตอนที่ 2: คลิก การติดตาม ลูกศรแบบเลื่อนลง

ขั้นตอนที่ 3: จากนั้นให้คลิกที่ ติดตามการเปลี่ยนแปลง ลูกศรและเลือก แค่ของฉัน.

จากนั้น คุณสามารถแก้ไขเอกสาร เพิ่มความคิดเห็น และยอมรับการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำด้วยตัวเองโดยไม่ต้องให้ผู้ร่วมงานเข้ามาเกี่ยวข้อง

ใช้ประโยชน์จากคลิปบอร์ดให้มากขึ้น

บานหน้าต่างงานคลิปบอร์ดใน Word

Office คลิปบอร์ดเป็นฟีเจอร์ที่คุณสามารถใช้ในแอปพลิเคชัน Office อื่นๆ เช่น Excel และ Outlook นอกเหนือจาก Word ด้วยคุณสมบัตินี้ ทุกสิ่งที่คุณคัดลอกจะยังคงอยู่ในคลิปบอร์ดจนกว่าคุณจะคัดลอกอย่างอื่น

สิ่งที่ทำให้คลิปบอร์ดเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ก็คือ คุณสามารถนำสิ่งที่อยู่ในประวัติมาใช้ซ้ำได้สูงสุด 24 รายการ ซึ่งรวมถึงข้อความและรูปภาพด้วย นอกจากนี้ยังใช้งานได้ไม่ว่าคุณจะใช้ก็ตาม แก้ไข > สำเนาคลิกขวา และ สำเนาหรือ แป้นพิมพ์ลัดCtrl+ .

หากต้องการดูคลิปบอร์ด ให้ไปที่ บ้าน แล้วคลิกตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบคลิปบอร์ด ที่เป็นลูกศรเล็กๆ มุมขวาล่างของส่วน Clipboard ของ Ribbon

คุณจะเห็นบานหน้าต่างงานคลิปบอร์ดเปิดอยู่ทางด้านซ้ายพร้อมรายการสินค้าที่คุณคัดลอกไว้ เลือกรายการที่จะวางลงในเอกสารของคุณ คุณยังสามารถคลิกลูกศรทางด้านขวาของรายการแล้วเลือกได้ แปะ หรือหากต้องการลบออก ให้เลือก ลบ.

ที่ด้านบนของบานหน้าต่างงาน คุณจะเห็นการดำเนินการเพิ่มเติม วางทั้งหมด หรือ ลบทั้งหมด รายการที่สะดวกทั้งสองรายการ

นี่เป็นการประหยัดเวลาได้จริงหากคุณใช้การคัดลอกและวางบ่อยครั้งในเอกสาร Word ของคุณ

แทรกข้อความแบบสุ่มสำหรับตัวยึดตำแหน่ง

Lorem ipsum ข้อความสุ่มใน Word

หากคุณเคยต้องใช้เวลาสร้างเอกสารโดยไม่มีข้อความ คุณจะประทับใจกับเคล็ดลับถัดไปสำหรับ Microsoft Word คุณสามารถพิมพ์บรรทัดธรรมดาแล้ว Word จะแทรกข้อความแบบสุ่มให้คุณ ซึ่งเหมาะสำหรับตัวยึดตำแหน่งจนกว่าคุณจะได้ข้อความที่ต้องการ

มีสองวิธีในการเพิ่มข้อความนี้ลงในเอกสารของคุณ

วิธีที่ 1: สำหรับข้อความแบบสุ่ม โดยที่ P คือจำนวนย่อหน้า และ S คือจำนวนประโยคที่คุณต้องการ ให้พิมพ์ดังต่อไปนี้:

=RAND(P, S)

ตัวอย่างเช่น =RAND(2,3) ให้คุณมีสองย่อหน้า โดยแต่ละย่อหน้ามีสามประโยค

วิธีที่ 2: สำหรับ lorem ipsum (ข้อความตัวแทนทั่วไป) ให้พิมพ์คำสั่งด้านล่าง เช่นเดียวกับ RAND ใช้ตัวเลขสำหรับจำนวนย่อหน้า (P) และประโยค (S) ที่คุณต้องการแทรก

=LOREM(P, S)

ดังนั้น =LOREM(4,2) จึงมีสี่ย่อหน้า โดยแต่ละย่อหน้ามีสองประโยค

ทันทีที่พิมพ์คำสั่ง ข้อความจะปรากฏขึ้นในเอกสารของคุณ พร้อมให้คุณใช้เป็นตัวยึดตำแหน่งในเอกสารของคุณ เทมเพลตคำ หรือเอกสาร

บันทึกและนำข้อความ รูปภาพ และอื่นๆ มาใช้ซ้ำ

ชิ้นส่วนด่วนและข้อความอัตโนมัติใน Word

เมื่อใดก็ตามที่คุณสามารถนำบางสิ่งกลับมาใช้ใหม่ได้เมื่อสร้างเอกสาร เช่น คลิปบอร์ดด้านบน คุณลักษณะดังกล่าวถือเป็นคุณสมบัติที่น่ายินดี

Microsoft Word มี Quick Parts และข้อความอัตโนมัติที่ทำงานคล้ายกัน ทำให้คุณสามารถบันทึกและนำข้อความ รูปภาพ ตาราง ลายเซ็นและรายการอื่นๆ หากคุณพบว่าตัวเองพิมพ์หรือแทรกสิ่งเดียวกันซ้ำแล้วซ้ำเล่า เครื่องมือเหล่านี้เหมาะสำหรับคุณ

ขั้นตอนที่ 1: เลือกข้อความ รูปภาพ หรือองค์ประกอบอื่นๆ ที่คุณต้องการบันทึก

ขั้นตอนที่ 2: ไปที่ แทรก แท็บแล้วคลิก อะไหล่ด่วน ลูกศรแบบเลื่อนลง

  • หากต้องการบันทึกเป็นส่วนด่วน ให้เลือก บันทึกส่วนที่เลือกลงในแกลเลอรี Quick Part.
  • หากต้องการบันทึกเป็นข้อความอัตโนมัติ ให้ย้ายไปที่ ข้อความอัตโนมัติ และเลือก บันทึกการเลือกลงในแกลเลอรีข้อความอัตโนมัติ.

ขั้นตอนที่ 3: ในหน้าต่างป๊อปอัปที่ปรากฏขึ้น คุณสามารถตั้งชื่อที่มีความหมาย เลือกแกลเลอรีที่จะบันทึก เพิ่มหมวดหมู่ และกรอกรายละเอียดอื่น ๆ ตามที่คุณต้องการ

ขั้นตอนที่ 4: คลิก ตกลง เพื่อบันทึกรายการของคุณ

เมื่อคุณพร้อมที่จะใช้การเลือกที่บันทึกไว้ ให้วางเคอร์เซอร์ในเอกสารในตำแหน่งที่คุณต้องการ กลับไปสู่ แทรก แท็บ คลิกที่ อะไหล่ด่วน ลูกศรดรอปดาวน์ และเลือกรายการ จากนั้นจะปรากฏในเอกสารของคุณในตำแหน่งที่คุณระบุด้วยเคอร์เซอร์

หลัก ความแตกต่างระหว่าง Quick Parts และ AutoText ข้อความอัตโนมัติเป็นส่วนหนึ่งของคุณลักษณะ Quick Parts และแต่ละส่วนมีแกลเลอรีของตนเองสำหรับรายการที่บันทึกไว้

ไม่ว่าคุณจะตัดสินใจใช้แบบใดหรือทั้งสองอย่าง คุณจะประทับใจกับวิธีการที่ยอดเยี่ยมนี้ในการประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดจากการพิมพ์ซ้ำหรืออ่านเนื้อหาเดียวกัน

จับภาพและแทรกภาพหน้าจอ

เครื่องมือจับภาพหน้าจอ Word พร้อมหน้าต่างที่เปิดอยู่

เคล็ดลับประสิทธิภาพการทำงานอีกอย่างหนึ่งสำหรับ Word ที่ควรค่าแก่การกล่าวถึงคือเครื่องมือสกรีนช็อต ด้วยเครื่องมือนี้ คุณสามารถแทรกภาพหน้าจอในเอกสารของคุณได้อย่างรวดเร็วและเกือบจะง่ายดาย คุณสามารถเลือกจากหน้าต่างอื่นที่เปิดอยู่บนเดสก์ท็อปของคุณ หรือแทรกภาพหน้าจอของสิ่งที่คุณจับภาพด้วยตนเอง

หากต้องการใช้เครื่องมือให้ไปที่ แทรก แท็บแล้วคลิก ภาพหน้าจอ ลูกศรแบบเลื่อนลง

ที่ด้านบนของกล่อง คุณจะเห็นหน้าต่างอื่นๆ ที่เปิดอยู่ เลือกหนึ่งรายการเพื่อแสดงลงในเอกสารของคุณ จากนั้นจัดรูปแบบหรือแก้ไขเช่นเดียวกับรูปภาพอื่นๆ ใน Word

หรือคุณสามารถจับภาพเฉพาะส่วนของหน้าจอหรือหน้าต่างอื่นได้ เลือก การคลิปหน้าจอ. คุณจะเห็นเคอร์เซอร์เปลี่ยนเป็นเป้าเล็ง ลากเพื่อจับภาพส่วนที่คุณต้องการแล้วปล่อยเมื่อเสร็จสิ้น การตัดภาพจะปรากฏในเอกสารของคุณเป็นภาพนิ่งโดยอัตโนมัติ

เมื่อคุณต้องการ ภาพหน้าจอจากคอมพิวเตอร์ของคุณคุณสามารถขจัดความจำเป็นในการเปิดเครื่องมือสกรีนช็อต จับภาพสิ่งที่คุณต้องการ ปรับขนาดและบันทึก จากนั้นกลับไปที่เอกสารเพื่อแทรก เพียงใช้เครื่องมือภาพหน้าจอในตัวของ Word

คำแนะนำของบรรณาธิการ

  • การตั้งค่าจอภาพแนวตั้งแบบเรียงซ้อนนี้ปฏิวัติขั้นตอนการทำงานของฉัน
  • 5 คุณสมบัติที่ฉันอยากลองใช้ใน Edge Browser ที่ขับเคลื่อนโดย ChatGPT ของ Microsoft
  • Microsoft อาจใส่ ChatGPT ลงใน Outlook, Word และ PowerPoint
  • Microsoft Edge มีเคล็ดลับใหม่เพื่อประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น
  • ใช้ออฟฟิศใช่ไหม? พีซีของคุณอาจมีความเสี่ยงเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงของ Microsoft

หมวดหมู่

ล่าสุด

เทคโนโลยี VR และ Metaverse ที่ดีที่สุดของงาน CES 2023

เทคโนโลยี VR และ Metaverse ที่ดีที่สุดของงาน CES 2023

ดูความครอบคลุมทั้งหมดของเราเกี่ยวกับ CES 2023 ท...

แล็ปท็อปที่ได้รับการคาดหวังมากที่สุดในปี 2023

แล็ปท็อปที่ได้รับการคาดหวังมากที่สุดในปี 2023

ดูความครอบคลุมทั้งหมดของเราเกี่ยวกับ CES 2023 ท...

M2 Max MacBook Pro: ทำไมคุณถึงไม่ควรซื้อมัน

M2 Max MacBook Pro: ทำไมคุณถึงไม่ควรซื้อมัน

MacBook Pro รุ่น 14 นิ้ว และ 16 นิ้ว ได้แก่ แล็...