วิธีกรองอีเมลใน Outlook

คลิกแท็บ "ไฟล์" ในแถบเมนูหลักจากหน้าจอใดก็ได้ใน Outlook

เลือกปุ่ม "จัดการกฎและการแจ้งเตือน" บนหน้าจอข้อมูล

คลิกปุ่ม "กฎใหม่" ในหน้าต่างโต้ตอบกฎและการแจ้งเตือน คุณยังสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าสำหรับกฎที่มีอยู่ได้จากหน้าต่างข้อความนี้

เลือกเทมเพลตกฎที่คุณต้องการจากรายการในส่วน "เลือกเทมเพลต" ของหน้าต่างโต้ตอบตัวช่วยสร้างกฎ Outlook มีเทมเพลตกฎที่ครอบคลุมงานการกรองอีเมลจำนวนมาก หนึ่งในกฎที่ใช้กันอย่างแพร่หลายมากที่สุดจะกรองข้อความจากบุคคลหรือกลุ่มบุคคลไปยังโฟลเดอร์เฉพาะ เลือก "ย้ายข้อความจากบุคคลอื่นไปยังโฟลเดอร์" จากนั้นคลิกลิงก์ "บุคคลหรือกลุ่มสาธารณะ" ที่ขีดเส้นใต้ในบานหน้าต่างคำอธิบายกฎ

ดับเบิลคลิกที่ผู้ติดต่อแต่ละรายในสมุดที่อยู่ Outlook เพื่อเพิ่มไปยังฟิลด์ "จาก" คลิกปุ่ม "ตกลง"

คลิกลิงก์โฟลเดอร์ "ที่ระบุ" ในบานหน้าต่างคำอธิบายกฎในกล่องโต้ตอบตัวช่วยสร้างกฎ

คลิกเพื่อเลือกโฟลเดอร์ Outlook ที่คุณต้องการใช้สำหรับจัดเก็บข้อความที่กรองโดยกฎ บานหน้าต่าง "เลือกโฟลเดอร์:" จะแสดงโฟลเดอร์ Outlook ที่มีอยู่ทั้งหมด คลิกปุ่ม "ตกลง"

ตรวจสอบการตั้งค่ากฎของคุณ คุณสามารถเพิ่มหรือเอาบุคคลออกหรือเปลี่ยนปลายทางของโฟลเดอร์ได้โดยคลิกลิงก์เหล่านี้ในบานหน้าต่างคำอธิบายกฎ คลิก "ถัดไป" เมื่อคุณพร้อมที่จะไปต่อ

คลิกเพื่อเลือกเงื่อนไขอื่นๆ ที่คุณต้องการรวมไว้ในกฎ ตัวอย่างเช่น การเปิดใช้งานช่องกาเครื่องหมาย "ส่งถึงฉันเท่านั้น" หมายความว่า Outlook จะใช้กฎนี้กับอีเมลที่ส่งถึงคุณคนเดียวเท่านั้น

เลือกข้อยกเว้นกฎของคุณ ตัวอย่างเช่น การเลือก "ยกเว้นถ้าส่งถึงฉันเท่านั้น" หมายความว่า Outlook จะไม่ปฏิบัติตามกฎสำหรับอีเมลที่ส่งถึงคุณคนเดียว ข้อยกเว้นและเงื่อนไขหลายประการรวมถึงการดำเนินการที่กำหนดค่าได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณเลือกข้อยกเว้น "ยกเว้นว่าหัวเรื่องมีคำเฉพาะ" ให้คลิกลิงก์ "คำเฉพาะ" ที่ขีดเส้นใต้แล้วเลือกคำที่จะเพิ่มลงในกฎ คลิกปุ่ม "ถัดไป"

ป้อนชื่อกฎในช่องที่เกี่ยวข้อง คลิกเพื่อเลือก "เรียกใช้กฎนี้ทันทีในข้อความที่อยู่ในกล่องจดหมาย" หากคุณต้องการใช้กฎกับข้อความในกล่องจดหมายที่มีอยู่ทั้งหมด คลิกปุ่ม "เสร็จสิ้น" เพื่อสิ้นสุดการตั้งค่าและออกจากตัวช่วยสร้างกฎ

เลือก "นำไปใช้" จากนั้นเลือก "ตกลง" เพื่อนำกฎไปใช้และออกจากหน้าต่างโต้ตอบกฎและการแจ้งเตือน

เคล็ดลับ