แต่ข้อมูลดิจิทัลนั้นมีอายุการเก็บรักษาหรือไม่? เราจะแน่ใจได้อย่างไรว่าไฟล์ดิจิทัลที่มีค่าที่สุดของเราได้รับการเก็บรักษาและเข้าถึงได้เมื่อเราต้องการ จะเกิดอะไรขึ้นกับพวกเขาเมื่อเราไม่สามารถเข้าถึงพวกเขาได้อีกต่อไปด้วยความเจ็บป่วยหรือความตาย?
วิดีโอแนะนำ
ในโลกทางกายภาพไม่มีความแตกต่างระหว่างการจัดเก็บและการดูแลรักษา คุณอาจมีกล่องรูปถ่ายหรือกระดาษเก่าๆ ในห้องใต้หลังคาที่เป็นของคุณปู่ทวดของคุณ และหากเก็บไว้ในสภาพดี ก็จะยังสามารถอ่านได้ในปัจจุบัน สิ่งเดียวกันนี้ไม่สามารถพูดถึงข้อมูลดิจิทัลได้
“การอนุรักษ์เป็นเรื่องเกี่ยวกับการเข้าถึงในระยะยาว” ดร. มิคาห์ อัลท์แมน ผู้อำนวยการฝ่ายวิจัยและอธิบาย หัวหน้า/นักวิทยาศาสตร์ โครงการสารสนเทศศาสตร์ ห้องสมุด MIT “เป็นเรื่องเกี่ยวกับการสื่อสารกับอนาคตที่ บางจุด."
ภัยคุกคามจากการสูญเสีย
“ภัยคุกคามอย่างหนึ่งก็คือสื่อล้มเหลว ฮาร์ดไดรฟ์เสีย ดีวีดีเสีย หรือไม่สามารถอ่านแผ่นดิสก์ได้” ดร. อัลท์แมนกล่าว “ภัยคุกคามอีกประการหนึ่งคือคุณสามารถมองเห็นได้ บิตต่างๆ แต่คุณไม่สามารถบอกได้อีกต่อไปว่าพวกมันหมายถึงอะไร เนื่องจากไม่มีซอฟต์แวร์ที่จะแสดงผลสิ่งนั้นได้ เอกสาร. คุณอาจมีไฟล์ Microsoft Word ที่คุณเขียนเมื่อ 15 ปีที่แล้วและมันดูดี แต่เมื่อคุณเปิดขึ้นมา คุณอาจไม่เข้าใจสิ่งที่มันบอก เพราะรูปแบบนั้นไม่รองรับอีกต่อไป”
สื่อที่ขายให้กับผู้บริโภคไม่ได้ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อการจัดเก็บในระยะยาวจริงๆ
เราถือว่าไฟล์ดิจิทัลจะคงอยู่ตลอดไป เนื่องจากไฟล์เหล่านั้นไม่ลดคุณภาพ แต่สื่อที่เราจัดเก็บไฟล์เหล่านั้นสามารถเกิดขึ้นได้
“สื่อที่แตกต่างกันมีอายุการเก็บรักษาที่แตกต่างกันอย่างมาก” ดร. อัลท์แมนอธิบาย “เป็นไปได้ที่จะได้รับเอกสารออพติคอลที่เก็บถาวร สื่อและเขียนอย่างมืออาชีพเพื่อให้คุณคาดหวังว่าจะอยู่ได้ 100 ปีหากเก็บไว้อย่างถูกต้อง สถานที่. แต่การบันทึกลงในสิ่งอื่นๆ เช่น ฮาร์ดไดรฟ์แบบสุ่ม ซีดี หรือแฟลชไดรฟ์ แล้วติดไว้บนชั้นวาง แล้วคุณอาจกลับมาอีกครั้งในสามปีเพื่อค้นหาความเสื่อมโทรมของข้อมูลอย่างมีนัยสำคัญ”
คุณสามารถส่งผลกระทบอย่างมากต่ออายุการเก็บรักษาโดยการจัดเก็บสิ่งต่างๆ อย่างเหมาะสม หากคุณวางซีดีไว้ที่ด้านหลังตู้ในบริเวณที่ค่อนข้างเย็นและแห้ง ซีดีจะมีอายุการใช้งานได้นานกว่าการวางไว้กลางแดดหรือในบริเวณที่มีความชื้นมาก ในสภาวะแวดล้อมที่ไม่ถูกต้อง มันอาจจะพังได้ภายในหนึ่งปีหรือหนึ่งเดือนก็ได้
พื้นที่เก็บข้อมูลไม่ได้ถูกสร้างขึ้นเท่ากัน
“ความท้าทายประการหนึ่งก็คือสื่อที่มักจะขายให้กับผู้บริโภค เช่น ฮาร์ดไดรฟ์ในนั้น คอมพิวเตอร์ไม่ได้ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อการจัดเก็บข้อมูลระยะยาวจริงๆ” ดร. อัลท์แมนกล่าว “นั่นไม่ใช่วิธีการจริงๆ ออกแบบ ได้รับการออกแบบมาเพื่ออายุการใช้งานประมาณสาม, สี่หรือห้าปี”
ใครก็ตามที่เคยประสบปัญหาฮาร์ดไดรฟ์ล้มเหลวจะรู้ดีเช่นกัน คุณภาพของฮาร์ดไดรฟ์ยังมีความหลากหลายอีกด้วย และแผ่นดิสก์ก็ผลิตเป็นชุด บางยี่ห้อและแบทช์มีอายุการใช้งานนานกว่ายี่ห้ออื่น
เอ็ม-ดิสก์ 1,000 ปี ชีวิตของคุณ สลักอยู่ในหิน
คุณสามารถซื้อแผ่นดิสก์ออปติคัลคุณภาพที่เก็บถาวรซึ่งได้รับการออกแบบให้มีอายุการใช้งาน 100 ปีได้ Sony และ Panasonic กำลังทำงานเกี่ยวกับมาตรฐาน Archival Disc. นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกเช่น M-ดิสก์ (Millennial Disc) ซึ่งอ้างว่ามีอายุการใช้งานยาวนานถึง 1,000 ปี แต่อย่างที่คุณคาดหวัง แผ่นดิสก์เหล่านี้จะมีราคาแพงกว่าแผ่นดิสก์ทั่วไปอย่างมาก คุณจะต้องมีฮาร์ดแวร์ที่เหมาะสมในการอ่านในอนาคต และไม่มีใครบอกได้ว่ามันยากแค่ไหนในการเข้าถึงเครื่องเล่นดีวีดีในอีกศตวรรษต่อจากนี้
เมฆทุกก้อนมีซับเงิน
“การสำรองข้อมูลบนดิสก์แยกต่างหาก แฟลชไดรฟ์ หรือเทปสำรองข้อมูล ทั้งหมดนี้ทำได้ปกติ แต่คุณจะต้องสำรองข้อมูลทุกเดือนและ อัปเดตมัน” ดร. อัลท์แมนแนะนำ “ที่ดียิ่งกว่านั้นคือการใช้ระบบสำรองข้อมูลที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ และนำสิ่งต่าง ๆ โดยอัตโนมัติและอัปโหลดไปยังภายนอก เซิร์ฟเวอร์ โดยทั่วไปแล้ว สิ่งเหล่านี้จะไม่ได้อยู่ในระบบจัดเก็บข้อมูลแบบออฟไลน์ แต่เป็นที่จัดเก็บข้อมูลออนไลน์ ดังนั้นจึงจำลองแบบเป็นดิสก์แบบหมุนได้หลายแผ่น และบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ดีจะตรวจสอบสำเนาเป็นประจำ”
หากคุณใช้เส้นทางคลาวด์ คุณจะเปลี่ยนภาระในการหาวิธีเก็บรักษาข้อมูลของคุณไปยังผู้ให้บริการคลาวด์ของคุณ เลือกอันที่ดีและพวกเขาจะรักษาสำเนาไฟล์ของคุณหลายชุดโดยใช้เทคโนโลยีที่มีการอัปเดตบ่อยครั้ง คุณยังสามารถตั้งค่ากำหนดการสำรองข้อมูลของคุณและลืมมันไปได้เลย ไฟล์ของคุณจะปลอดภัยในกรณีที่เกิดการบุกรุกหรือไฟไหม้ในบ้านซึ่งอาจล้างข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในเครื่อง
คุณจะต้องจ่ายค่าธรรมเนียมการสมัครสมาชิก แต่ถ้าคุณต้องการความอุ่นใจเกี่ยวกับข้อมูลของคุณ คุณอาจรู้สึกว่ามันคุ้มค่า บริการสองสามอย่างที่ดร.อัลท์แมนแนะนำคือ แบ็คเบลซ และ แครชแพลนเนื่องจากพวกเขาใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและมีความโปร่งใสเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาทำ
ความล้มเหลวของที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์
น่าเสียดายที่ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ไม่ใช่วิธีการเก็บรักษาที่เข้าใจผิดได้ และคุณให้ความไว้วางใจอย่างมากกับผู้ให้บริการที่คุณเลือก
“พวกเขาอาจล้มละลายได้” ดร. อัลท์แมนกล่าว “หรืออาจส่งข้อความบัตรเครดิตที่หมดอายุของคุณไปยังอีเมลผิดโดยไม่ตั้งใจ และยกเลิกบัญชีของคุณในที่สุด หรือบางคนอาจอ้างว่าคุณมีเนื้อหาที่มีลิขสิทธิ์และพวกเขาอาจได้รับ คำสั่งห้าม”
คุณสามารถลดความเสี่ยงเหล่านั้นได้โดยเพิ่มบริการเป็นสองเท่าและใช้โซลูชันการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์สองโซลูชัน เนื่องจากโอกาสที่จะเกิดปัญหาพร้อมกันในบริษัทอิสระสองแห่งนั้นต่ำกว่ามาก
นอกจากนี้ยังมีคำถามเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวที่ต้องพิจารณาอีกด้วย ผู้ให้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์หลายรายมีนโยบายความเป็นส่วนตัวที่เข้าใจยาก
“ความเป็นส่วนตัวเป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่คุณอาจต้องการจัดการสิ่งต่าง ๆ ในพื้นที่” ดร. อัลท์แมนอธิบาย “หากคุณกังวลจริงๆ คุณอาจเลือกเข้ารหัสสิ่งต่าง ๆ ก่อนที่จะจัดเก็บไว้ที่ใดก็ได้ นั่นอาจเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการปกป้องข้อมูลนั้นจากการเข้าถึงและการใช้งานของผู้อื่น แต่จากมุมมองด้านการอนุรักษ์ หากคุณทำคีย์เข้ารหัสหาย แสดงว่าข้อมูลนั้นสูญหาย”
สิ่งที่คุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณส่งต่อควรอยู่ในรูปแบบมาตรฐาน
ปัญหาอีกประการหนึ่งของบัญชีคลาวด์คือการเข้าถึง หากคุณมีอุบัติเหตุ การเจ็บป่วยร้ายแรง หรือสับเปลี่ยนชีวิตครอบครัวของคุณจะเข้าถึงบัญชีคลาวด์ของคุณได้อย่างไร บัญชีของคุณจะถูกล้างนานแค่ไหน? ตามกฎหมาย อาจเป็นเรื่องยากสำหรับสมาชิกในครอบครัวในการจัดการกับช่วงเวลาที่ยากลำบากอยู่แล้ว
“การมีแผนเตรียมพร้อมสำหรับสิ่งที่เกิดขึ้นกับบัญชีของคุณเมื่อคุณไม่อยู่ในฐานะที่จะเข้าถึงบัญชีเหล่านั้นได้นั้นมีความสำคัญมากในโลกดิจิทัลที่เราอาศัยอยู่ในตอนนี้” ดร. อัลท์แมนแนะนำ
คุณอาจต้องการแชร์เครื่องมือจัดการรหัสผ่านกับใครสักคนและจัดเตรียมไฟล์ดิจิทัลตามความประสงค์ของคุณ
รูปแบบก็มีความสำคัญเช่นกัน
“แม้ว่าคุณจะใส่ข้อมูลของคุณใน Google และ Amazon และคุณให้สำเนาของผู้รักษารหัสผ่านแก่บุตรหลานหรือทนายความของคุณ ไฟล์เหล่านั้นบางไฟล์ก็จะเป็น ยากที่จะอ่านและทำความเข้าใจในภายหลัง” ดร. อัลท์แมนอธิบาย “คุณอาจคิดว่าสำหรับสิ่งที่คุณต้องการจริงๆ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะผ่านพ้นไป เกี่ยวกับการสร้างมาตรฐานบางอย่าง สำเนา สิ่งที่สามารถดูได้โดยตรงในเว็บเบราว์เซอร์โดยไม่ต้องใช้ปลั๊กอิน เช่น ไฟล์ JPEG อาจไม่ใช่คุณภาพที่ดีที่สุดของภาพ แต่อาจจะเรนเดอร์ได้ง่ายตามมาตรฐานแบบเปิด”
อีกสองรูปแบบที่เขาแนะนำคือ TIF และ PDF-A คุณสามารถดูรายการข้อกำหนดรูปแบบที่แนะนำโดยละเอียดสำหรับการเก็บรักษาข้อมูลได้ที่ เว็บไซต์หอสมุดแห่งชาติ.
“หลักทั่วไปคือสิ่งที่คุณแสดงในเว็บเบราว์เซอร์โดยไม่ต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตหรือติดตั้งปลั๊กอินเพิ่มเติม และมีแนวโน้มที่จะอ่านได้เป็นเวลานาน” ดร. อัลท์แมนกล่าว
คำสุดท้าย
ไม่มีคำตอบที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการรับประกันว่าไฟล์ดิจิทัลของคุณจะคงอยู่ตลอดไป แต่คุณสามารถป้องกันความเสี่ยงและคิดกลยุทธ์แบบหลายทางเพื่อให้ข้อมูลของคุณมีโอกาสรอดชีวิตมากที่สุด
“ฉันขอแนะนำให้ใช้เวลาค้นคว้าบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ เลือกสองอันที่เป็นอิสระ มีผู้จัดการรหัสผ่านหรือผู้จัดการบัญชี มีแผนว่าใครจะจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลของคุณหากมีอะไรเกิดขึ้นกับคุณ ไม่ว่าจะเป็นลูกชายหรือลูกสาวของคุณ หรือทนายความของคุณ แต่มีแผนสืบทอดที่ชัดเจน” กล่าว ดร. อัลท์แมน “บางสิ่งที่สำคัญมากที่คุณรู้ว่าต้องการเก็บไว้ ให้จัดวางในรูปแบบดิจิทัล เช่น TIF หรือ GIF หรือ PDF-A เพื่อให้มีความทนทานมากกว่าค่าเฉลี่ย ไฟล์. ทำสำเนาหลายชุดและแบ่งปันกับคนที่คุณไว้วางใจ”
