ตารางใน Microsoft Access คืออะไร?

Microsoft Access เป็นโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่ใช้สร้างฐานข้อมูล MS Access มาพร้อมกับ Microsoft Office Suite แต่สามารถซื้อแยกต่างหากได้ ฐานข้อมูล MS Access จัดเก็บข้อมูลในตารางและสามารถมีอยู่เป็นไฟล์เดียวที่ช่วยให้สามารถจัดเก็บและเรียกข้อมูลพื้นฐานได้ ไฟล์ฐานข้อมูลแต่ละไฟล์ประกอบด้วยอ็อบเจ็กต์ เช่น ตาราง คิวรี แบบฟอร์ม และรายงาน

ฐานข้อมูลทำหน้าที่ในการเก็บรวบรวม จัดการ และจัดเก็บข้อมูล ฐานข้อมูล MS Access ใช้สำหรับส่วนบุคคลและ/หรือธุรกิจ บ่อยครั้งสำหรับการจัดเก็บข้อมูลสมุดที่อยู่ ข้อมูลลูกค้า รายชื่อผู้รับจดหมาย หรือรายการสินค้าคงคลัง การเรียกคืนเนื้อหาฐานข้อมูลนั้นใช้งานง่ายและสามารถสอบถาม พิมพ์ หรือเผยแพร่ทางอินเทอร์เน็ตได้

ตาราง MS Access เป็นวัตถุหลักในไฟล์ Access เนื่องจากมีข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล ตารางประกอบด้วยแถวและคอลัมน์และอนุญาตให้ป้อนข้อมูลลงในกริดได้โดยตรง แถวคือระเบียนที่มีส่วนข้อมูลแต่ละส่วนรวมกันเป็นระเบียนแต่ละรายการ คอลัมน์ที่เรียกว่าเขตข้อมูลประกอบด้วยข้อมูลที่จัดหมวดหมู่ ตัวอย่างเช่น ฟิลด์ต่างๆ คือคอลัมน์ที่ประกอบด้วยข้อมูลที่จัดหมวดหมู่ เช่น หมายเลขโทรศัพท์

แถวคือบันทึกที่ป้อนหมายเลขโทรศัพท์ ข้อมูลสามารถจัดเรียงและกรองได้ ข้อมูลจาก Excel สามารถนำเข้าหรือตัดและวางลงในตาราง Access ได้ ไฟล์หนึ่งอาจมีหลายตาราง ซึ่งสามารถเชื่อมโยงผ่านการสืบค้น รายงาน และแบบฟอร์ม

มีหลายวิธีในการสร้างตาราง: ในมุมมองการออกแบบ การใช้เทมเพลตหรือวิซาร์ด หรือการป้อนข้อมูล ผู้ใช้เลือกวิธีที่พวกเขาต้องการใช้โดยไฮไลต์และเลือก "เปิด" ในกล่องวัตถุของไฟล์ เมื่อสร้างตารางแล้ว ผู้ใช้สามารถป้อนข้อมูลลงในตารางได้

หลังจากป้อนระเบียนแรกและกดปุ่ม "Enter" แล้ว บรรทัดถัดไปจะปรากฏขึ้นสำหรับการป้อนข้อมูลของระเบียนที่สอง เป็นต้น เมื่อป้อนข้อมูลเสร็จสิ้น ผู้ใช้จะปิดตารางเหมือนกับที่ปิดหน้าต่างใดๆ ตารางจะถูกบันทึกภายใต้ "วัตถุ" และ "ตาราง" ในรายการวัตถุของไฟล์ เมื่อเปิดไฟล์ รายการวัตถุจะปรากฏขึ้นเสมอ

ขึ้นอยู่กับรุ่นของ MS Access การใช้ตัวช่วยสร้างหรือเทมเพลตเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างตารางที่พร้อมสำหรับการป้อนข้อมูล ใน MS Access 2007 เทมเพลตตารางคือตารางเปล่าที่สามารถใช้ได้ตามที่เป็นหรือปรับแต่งได้ตามความจำเป็น เทมเพลตประกอบด้วยผู้ติดต่อ งาน ปัญหา เหตุการณ์ และสินทรัพย์ ตารางการติดต่อจะตั้งค่าฐานข้อมูลสำหรับข้อมูลติดต่อ เช่น รายชื่อผู้รับจดหมายและหมายเลขโทรศัพท์ คอลัมน์ถูกสร้างขึ้นอย่างง่ายดายโดยการลากจากรายการของฟิลด์ที่แนะนำ

ใน MS Access 2003 และรุ่นก่อนหน้า วิซาร์ดเป็นคุณลักษณะที่แนะนำผู้ใช้ตั้งแต่ต้นจนจบในการสร้างวัตถุที่ต้องการ เพียงไม่กี่คลิก คุณสามารถสร้างตารางที่พร้อมสำหรับการป้อนข้อมูล แม้ว่าฟิลด์ตารางในตัวช่วยสร้างจะถูกกำหนดไว้ล่วงหน้า ผู้ใช้มีความสามารถในการเปลี่ยนแปลงได้ในขณะที่ใช้ตัวช่วยสร้างและหลังจากสร้างตารางแล้ว

MS Access อนุญาตให้ผู้ใช้ปรับแต่งฟิลด์ ข้อมูล และการจัดรูปแบบภายในตาราง ผู้ใช้มีความสามารถในการจัดรูปแบบแบบอักษรของตาราง ความสูงของแถว ความกว้างของคอลัมน์ ตรึงและ/หรือซ่อนคอลัมน์ ผู้ใช้มีความสามารถในการปรับเปลี่ยนองค์ประกอบตารางที่สำคัญ เช่น การเปลี่ยนชื่อเขตข้อมูลตารางและการแก้ไขระเบียนตารางได้ทันทีจากเกือบทุกที่ในแอปพลิเคชัน