วิธีพิมพ์ป้ายชื่อที่อยู่ใน Excel

Microsoft Excel ทำหน้าที่เป็นโปรแกรมที่ยอดเยี่ยมสำหรับจัดการรายชื่ออีเมล รายชื่อส่งเมลขนาดใหญ่สามารถจัดการได้ง่ายเป็นพิเศษใน Excel ในขณะที่จัดประเภทและจัดระเบียบผู้ติดต่อในรูปแบบที่กำหนดเอง

รูปแบบ Excel และ CSV ใช้เพื่อนำเข้าและส่งออกรายการจากตัวจัดการอีเมล และการแบ่งเซลล์หมายความว่าคุณสามารถแยกชื่อ ที่อยู่ และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ลงในแต่ละคอลัมน์ได้ คุณยังสามารถเลือกที่จะวางผู้ติดต่อทั้งหมดไว้ในเซลล์เดียว

ความยืดหยุ่นสำหรับผู้ใช้ Excel ที่มีทักษะนั้นสะดวก แต่การพิมพ์ฉลากโดยตรงจาก Excel นั้นไม่ใช่เรื่องง่าย แม้ว่ากระบวนการจะไม่ซับซ้อนเกินไป แต่ก็ไม่ชัดเจนเช่นกัน และคุณสามารถสร้างหายนะทางเทคนิคได้ การใช้กระบวนการจดหมายเวียนเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการตั้งค่าฉลากสำหรับเครื่องพิมพ์

วิธีที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพที่สุดในการพิมพ์ป้ายชื่อจากรายชื่อผู้รับจดหมาย Excel ของคุณคือการใช้กระบวนการจดหมายเวียน กระบวนการนี้จะนำข้อมูล Excel ที่จัดระเบียบของคุณ และรวบรวมทุกที่อยู่ลงในฉลากแยกสำหรับเครื่องพิมพ์

แม้ว่าจะฟังดูง่าย แต่ก็มีสิ่งที่จับได้ ต้องจัดรูปแบบแผ่นงาน Excel เป็นเค้าโครงเฉพาะที่ใช้คอลัมน์สำหรับแต่ละประเภท หากคุณใช้วิธีการอื่นเมื่อคุณป้อนที่อยู่ การฟอร์แมตใหม่จะใช้เวลานาน

ตามหลักการแล้ว คุณกำลังเริ่มต้นใหม่และพิมพ์ผู้ติดต่อแต่ละรายในรูปแบบที่ถูกต้องได้ หากคุณมีทุกอย่างที่แบ่งออกเป็นหมวดหมู่แล้ว อาจต้องการเพียงแค่การเปลี่ยนแปลงและการปรับเปลี่ยนป้ายชื่ออย่างง่ายเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดการจัดรูปแบบ

ตั้งค่าสเปรดชีต Excel ด้วยส่วนหัวของคอลัมน์ แต่ละคอลัมน์แสดงถึงหมวดหมู่เฉพาะ สร้างคอลัมน์แยกสำหรับชื่อ นามสกุล ที่อยู่ เมือง รัฐ และรหัสไปรษณีย์

ข้อมูลสำหรับแต่ละคนอยู่ในแถวแนวนอน ใช้การสะกดคำ ตัวย่อ และตัวพิมพ์ใหญ่ที่ต้องการในแต่ละช่อง ตัวอย่างเช่น ใช้ NV แทน Nevada เว้นแต่คุณต้องการสะกดชื่อเต็มของรัฐ

นอกจากนี้ ให้พิจารณาว่าคุณต้องการให้ชื่อปรากฏบนฉลากอย่างไร วิธีที่คุณจัดรูปแบบตัวอักษรเป็นเรื่องของความชอบส่วนบุคคล บางคนชอบใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด ในขณะที่คนอื่นๆ ใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่เฉพาะอักษรตัวแรกในแต่ละคำเท่านั้น

คุณยังมีตัวเลือกในการเพิ่มคอลัมน์ได้ตามต้องการ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการให้บรรทัดแรกของป้ายกำกับอ่านชื่อบริษัท ให้เปลี่ยนคอลัมน์แรกเพื่อแสดงข้อมูลนี้

หลังจากตั้งค่าคอลัมน์ทั้งหมดแล้ว ขั้นตอนต่อไปคืองานป้อนข้อมูลที่น่าเบื่อสำหรับผู้ติดต่อแต่ละราย เพิ่มข้อมูลทั้งหมดและทำการแก้ไขหนึ่งหรือสองรอบเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างดูดี

หลังจากที่ผู้ติดต่อและข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดอยู่ในสเปรดชีตแล้ว ให้เน้นทุกอย่างรวมถึงส่วนหัวของคอลัมน์ คุณสามารถลากเคอร์เซอร์ไปทั่วทุกฟิลด์ในขณะที่กดปุ่มเมาส์ค้างไว้เพื่อไฮไลต์ทุกอย่างหรือใช้ปุ่มลัดบนแป้นพิมพ์ที่เลือกทั้งหมด Ctrl+NS.

หลังจากไฮไลต์ข้อมูลแล้ว ให้เลือกแท็บที่มีป้ายกำกับ สูตร และคลิก กำหนดชื่อ. พิมพ์ชื่อรายการในกล่องที่ปรากฏขึ้น ตัวอย่างเช่น ใช้ งานแต่งงาน_คำเชิญ หรือ คริสต์มาส_การ์ด.

หากคุณพิมพ์ฉลากที่มีความสม่ำเสมอ การเพิ่มวันที่ลงในแต่ละรายการก็มีประโยชน์เช่นกัน รายการที่ติดต่อมีการอัปเดตบ่อยครั้ง และวันที่จะช่วยให้คุณทราบว่ารายการได้รับการอัปเดตครั้งล่าสุดเมื่อใด นอกจากนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าคุณกำลังพิมพ์เวอร์ชันที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันที่สุด

บันทึกเวิร์กชีตที่ติดต่อของ Excel ที่มีชื่อใหม่ และออกจากเอกสารเพื่อดำเนินการกับจดหมายเวียนของคุณต่อ

Microsoft Word คือที่ที่คุณพิมพ์ฉลาก Excel เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดระเบียบและโฮสต์ข้อมูล และทำงานได้ดีสำหรับการโหลดรายการลงในโปรแกรมอื่นๆ อย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม Microsoft Word มีเทมเพลตการพิมพ์ฉลากในตัวซึ่งระบุที่อยู่ในรูปแบบที่เครื่องพิมพ์ต้องการ

กระบวนการจดหมายเวียนรวม Excel สำหรับความสามารถในการจัดระเบียบเขตข้อมูลและ Word สำหรับความสามารถในการจัดรูปแบบป้ายชื่อสำหรับเครื่องพิมพ์

เปิดเอกสาร Word ใหม่และคลิกที่ การส่งจดหมาย เพื่อเปิดรายการตัวเลือก คลิกตัวเลือกแบบเลื่อนลงสำหรับ เริ่มการรวมจดหมาย เพื่อแสดงเมนูรองที่คุณอาจต้องคลิก เริ่มการรวมจดหมาย อีกครั้งก่อนที่คุณจะสามารถเลือก ป้าย เพื่อเปิดเมนูของ ตัวเลือกฉลาก

ณ จุดนี้ คุณต้องการข้อมูลเกี่ยวกับเครื่องพิมพ์และฉลากเพื่อดำเนินการต่อ ต้องเลือกระหว่าง เครื่องพิมพ์ฟีดต่อเนื่อง และ เครื่องพิมพ์หน้า. ศึกษาคู่มือเครื่องพิมพ์ของคุณเพื่อพิจารณาว่าคุณกำลังใช้ประเภทใด หากคุณมีเครื่องพิมพ์รูปแบบหน้า ดรอปดาวน์อื่นกำหนดให้คุณต้องเลือกประเภทถาดเฉพาะสำหรับเครื่องพิมพ์หน้าของคุณ ถาดบายพาสเป็นเรื่องธรรมดา

ถัดไป เลือกผู้จำหน่ายฉลาก ซัพพลายเออร์แต่ละรายมีเค้าโครงเฉพาะของตนเอง และนี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับเครื่องพิมพ์ Microsoft, Avery และตัวเลือกซัพพลายเออร์อื่น ๆ อีกมากมายแสดงอยู่ในรายการแบบเลื่อนลง เลือกหนึ่งป้ายที่ตรงกับป้ายกำกับที่คุณซื้อสำหรับงาน

สุดท้าย เลือกหมายเลขผลิตภัณฑ์ที่ตรงกับหมายเลขผลิตภัณฑ์บนฉลากของคุณ โดยทั่วไปจะพบได้บนบรรจุภัณฑ์และไม่ใช่บนแผ่นฉลาก หมายเลขผลิตภัณฑ์จะบอกเครื่องพิมพ์ของคุณเกี่ยวกับขนาดกระดาษเพื่อให้แน่ใจว่าการพิมพ์นั้นสอดคล้องกับฉลากอย่างเหมาะสม

ในบางกรณีซึ่งเกิดขึ้นไม่บ่อยนัก หมายเลขผลิตภัณฑ์อาจไม่สามารถใช้ได้สำหรับฉลากของคุณ การพิมพ์ยังคงเดินหน้าต่อไปได้ แต่คุณต้องวัดขนาดฉลากแต่ละรายการด้วยตนเอง คุณต้องรู้ด้วยว่าหน้าหนึ่งมีป้ายชื่อกี่ป้ายและมีป้ายอยู่กี่ป้ายในแต่ละคอลัมน์และแถว

ในการป้อนขนาดฉลากแบบกำหนดเอง ให้เลือก รายละเอียด ตัวเลือกใน ตัวเลือกฉลาก หน้าต่างเพื่อแสดงเค้าโครงสำหรับแผ่นป้ายชื่อตามคอลัมน์และแถว ป้อนระยะขอบ คอลัมน์ และแถวในช่องที่ให้ไว้ คลิก ตกลง หากสิ่งนี้ตรงกับการกำหนดค่าของคุณ ถ้าไม่ คลิก ยกเลิก แล้วเลือก ป้ายใหม่ แล้วลองอีกครั้ง

พิมพ์ชื่อสำหรับป้ายชื่อของคุณเพื่อให้มิติบันทึกสำหรับการอ้างอิงในอนาคต ชื่ออะไรก็ได้ก็พอ ถัดไป กำหนดขนาดเป็นความสูงและความกว้างที่วัดได้ ป้อนเค้าโครงแถวและคอลัมน์ด้วย ไปข้างหน้าและคลิก ตกลง เพื่อบันทึกการตั้งค่าขนาดใหม่แล้วคลิก ตกลง อีกครั้งเพื่อบันทึกการตั้งค่าทั้งหมด

ณ จุดนี้ คุณมีป้ายชื่อที่เตรียมไว้ใน Excel และเอกสาร Word ถูกจัดรูปแบบอย่างถูกต้องเพื่อพิมพ์ป้ายผนึก ตอนนี้ คุณต้องนำเข้าข้อมูลติดต่อเพื่อเติมป้ายกำกับ

ในเอกสาร Word คลิก ไฟล์ แล้วก็ ตัวเลือก และ ขั้นสูง. เลือกช่องทำเครื่องหมายที่อยู่ติดกับ ยืนยันการแปลงรูปแบบไฟล์เมื่อเปิด แล้วเลือก ตกลง. กลับไปที่ การส่งจดหมาย แท็บและคลิก เลือกผู้รับ เพื่อเปิดดรอปดาวน์ของตัวเลือก เลือก ใช้รายการที่มีอยู่ เพื่อค้นหาข้อมูลติดต่อ Excel บนคอมพิวเตอร์ของคุณ เลือกไฟล์แล้วคลิก ตกลง. กระบวนการนี้เชื่อมต่อแผ่นงาน Excel กับเอกสาร Word แม้ว่าโปรแกรมจะเชื่อมต่อกัน แต่ป้ายกำกับก็ยังไม่ได้กรอกข้อมูล

วิธีที่ง่ายที่สุดในการนำเข้ารายการทั้งหมดคือผ่านพื้นที่ที่สำรองไว้ การกำหนดตัวยึดตำแหน่งจะสอดคล้องกับคอลัมน์ที่คุณสร้างในไฟล์ Excel ตัวอย่างเช่น คุณพิมพ์ <> ตำแหน่งที่คุณต้องการให้ชื่อปรากฏบนฉลาก โปรดทราบว่าลำดับนี้ซ้ำกับป้ายกำกับทั้งหมด

ลำดับที่อยู่มาตรฐานมีลักษณะดังนี้:

<> <>

<>

<> <> <>

ป้ายแต่ละป้ายตรงกับคอลัมน์ในแผ่นงาน Excel ของคุณโดยตรง ถ้าคุณต้องการเพิ่มข้อมูลที่กำหนดเอง ข้อมูลนั้นต้องอยู่ในคอลัมน์ที่มีป้ายกำกับบนแผ่นงาน จากนั้น คุณป้อนฟิลด์ในลำดับตำแหน่งที่คุณต้องการสำหรับป้ายกำกับ

ถ้าคุณมักจะโหลดรายการโดยใช้กระบวนการจดหมายเวียน ทางลัดบล็อกที่อยู่ยังมีอยู่เพื่อรวมหลายเขตข้อมูลภายใต้เดียว <

ขณะนี้ป้ายกำกับได้รับการตั้งค่าตามลำดับสำหรับแต่ละฟิลด์แล้ว คุณสามารถโหลดผู้ติดต่อได้หลายร้อยหรือหลายพันรายอย่างมีประสิทธิภาพในขณะที่สร้างลำดับการติดฉลากที่สอดคล้องกันสำหรับเครื่องพิมพ์ จดหมายเวียนเหมาะอย่างยิ่งสำหรับรายชื่อผู้ติดต่อจำนวนมาก

คุณต้องแมปจดหมายเวียนเพื่อให้ Word อ่านคอลัมน์ที่ถูกต้องจาก Excel กลับไปที่ การส่งจดหมาย แทป คลิก สนามแข่งขัน แล้วเลือก เขียนและแทรกฟิลด์. กล่องจะปรากฏขึ้นพร้อมกับป้ายกำกับหลายรายการข้างกล่องดรอปดาวน์

ป้ายชื่อเป็นองค์ประกอบทั่วไปของป้ายชื่อที่อยู่ รายการ ชื่อ, ชื่อจริง, นามสกุล, ที่อยู่ถนนและอื่นๆ ในดรอปดาวน์ที่เกี่ยวข้อง คุณจะเห็นป้ายชื่อคอลัมน์จากแผ่นงาน Excel ของคุณ หลายรายการจะจับคู่กันแล้ว แต่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละองค์ประกอบมีการจัดตำแหน่งและจับคู่อย่างเหมาะสม ซึ่งหมายความว่าเมื่อคุณเขียน <>, มันดึงจาก .เท่านั้น ชื่อจริง คอลัมน์ในแผ่นงาน Excel

เมื่อฟิลด์ถูกแมปและสร้างป้ายกำกับแล้ว คลิก ดูตัวอย่าง ใน การส่งจดหมาย แท็บ ก่อนที่คุณจะตัดสินใจพิมพ์ ให้ดูตัวอย่างอย่างละเอียดเพื่อดูฉลาก ตรวจสอบการจัดตำแหน่งและการจัดรูปแบบอีกครั้งด้วยมุมมองนี้

เมื่อคุณพร้อมที่จะพิมพ์ คลิก เสร็จสิ้นและผสาน ภายใต้ การส่งจดหมาย แท็บ คลิก พิมพ์เอกสาร เพื่อส่งงานสุดท้ายไปยังเครื่องพิมพ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องพิมพ์มีกระดาษฉลากของคุณอยู่ในสต็อคก่อนส่งงาน

แม้ว่า Excel จะเป็นวิธีการที่ดีในการเรียกใช้จดหมายเวียน คุณยังสามารถนำเข้าที่ติดต่อจาก Outlook ได้อีกด้วย Outlook ช่วยให้คุณสามารถส่งออกที่ติดต่อไปยังแผ่นงาน Excel ซึ่งคุณสามารถใช้กระบวนการตามที่อธิบายไว้ข้างต้น

ถ้าคุณต้องการดึงผู้ติดต่อโดยตรงจากโปรแกรมอีเมล Outlook ให้ดึงรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ ใช้ กะ+ควบคุม เพื่อเลือกและไฮไลต์รายชื่อติดต่อหลายรายการจนกว่าจะไฮไลต์ทุกรายชื่อที่ต้องการ

ไปที่ บ้าน แท็บและเลือก จดหมายเวียน. เลือก เฉพาะผู้ติดต่อที่เลือก ติดตามโดย ช่องติดต่อทั้งหมด. จากนั้นเลือก เอกสารใหม่ และ ฉลากไปรษณีย์ ตามประเภทเอกสาร

การกระทำนี้จะทริกเกอร์เอกสาร Word ใหม่ที่มีจดหมายเวียน เลือก เขียนและแทรกช่อง ภายใต้ การส่งจดหมาย และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างจัดตำแหน่งอย่างถูกต้อง คลิก อัพเดทฉลาก เพื่อสร้างฉลาก

ใช้ฟังก์ชันแสดงตัวอย่างเพื่อตรวจสอบและให้แน่ใจว่าทุกอย่างอยู่ในแนวเดียวกัน หลังจากที่คุณแก้ไขและแก้ไขขั้นสุดท้ายแล้ว ให้ดูตัวอย่างอีกครั้งแล้วเรียกใช้ เสร็จสิ้นการรวมจดหมาย และ พิมพ์ เพื่อส่งงานไปยังเครื่องพิมพ์

Outlook นั้นยอดเยี่ยมในการจัดการที่ติดต่อ และการเรียกใช้จดหมายเวียนจากโปรแกรมนั้นทำได้ง่าย ไม่ใช่ทุกคนที่มี Outlook เป็นตัวจัดการอีเมล อย่างไรก็ตาม กระบวนการพิมพ์ป้ายกำกับจาก Excel ยังคงเป็นทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการที่ติดต่อ