มีโอกาสดีที่คุณใช้ Microsoft Outlook ไม่ทางใดก็ทางหนึ่งเพื่อส่งอีเมลหรือจัดกำหนดการประชุม แม้ว่าสิ่งเหล่านี้จะเป็นงานทั่วไปที่คุณสามารถทำได้ใน Outlook แต่ก็มีเคล็ดลับบางอย่างที่คุณสามารถใช้ประโยชน์เพื่อปรับปรุงประสบการณ์ของคุณ
เนื้อหา
- ตั้งค่าโซนเวลาสองโซน
- กำหนดสีสำหรับอีเมลจากบางคน
- ใช้ปุ่มลัดของ Outlook
- ปรับขนาดไฟล์ของคุณเพื่อส่งไฟล์แนบรูปภาพขนาดใหญ่
- เริ่มการประชุม Teams เปิด Sticky Notes และ OneNote ได้จาก Outlook บนเว็บ
- ไปที่ศูนย์กล่องจดหมายด้วยการล้างข้อมูลการสนทนา
- ตั้งกฎเพื่อย้าย ตั้งค่าสถานะ และตอบกลับข้อความอีเมลโดยอัตโนมัติ
เรียกคืนอีเมล เป็นสิ่งที่เราได้กล่าวถึงก่อนหน้านี้ แต่ยังมีอีเมลรหัสสีหรือการตั้งค่าโซนเวลาที่แตกต่างกัน เราใช้เวลาค้นหาเมนูต่างๆ ให้คุณดู และแสดงให้คุณเห็นทั้งหมดรวมถึงอื่นๆ อีกมากมาย
วิดีโอแนะนำ
ต่อไปนี้เป็นเจ็ดสิ่งที่คุณไม่ทราบว่าคุณสามารถทำได้ใน Outlook บนเดสก์ท็อปและ Outlook บนเว็บ
ที่เกี่ยวข้อง
- 3 สิ่งที่คุณไม่รู้ว่าคุณสามารถทำได้ด้วย Google ไดรฟ์
- 5 เคล็ดลับ Google Docs ที่คุณไม่รู้ว่าจำเป็นต้องใช้
- Microsoft Edge เวอร์ชันใหม่สามารถช่วยให้คุณประหยัดจากการใช้รหัสผ่านที่ไม่ถูกต้องทางออนไลน์
ตั้งค่าโซนเวลาสองโซน
เราจะเริ่มต้นด้วยเขตเวลาก่อนเพราะเวลาคือทุกสิ่ง! สิ่งนี้มีประโยชน์หากคุณอยู่ในตำแหน่งที่แตกต่างจากงานของคุณ — สมมติว่าคุณอยู่ในนิวยอร์ก และงานของคุณตั้งอยู่ในพอร์ตแลนด์ รัฐโอเรกอน เพื่อช่วยให้อีเมลของคุณอยู่ในหน้าเดียวกัน และหลีกเลี่ยงการไปประชุมสาย คุณสามารถตั้งค่าโซนเวลาหลายโซนในแอป Outlook บนเดสก์ท็อป
นี่เป็นหนึ่งในสิ่งที่ง่ายที่สุดที่คุณสามารถกำหนดค่าใน Outlook สิ่งที่คุณต้องทำคือไปที่ Potion ปฏิทินของแอป Outlook บนเดสก์ท็อป จากนั้นไปที่ ไฟล์ เมนู. จากนั้นคลิก ตัวเลือก จากนั้นคลิกที่ ปฏิทิน. จากนั้นคุณจะต้องมองหา โซนเวลา ตัวเลือก. คุณควรเห็นช่องทำเครื่องหมายสำหรับ แสดงโซนเวลาที่สอง. คลิกช่องทำเครื่องหมาย จากนั้นเลือกเขตเวลาที่สองหรือสามที่คุณต้องการ ตอนนี้คุณจะเห็นสิ่งนี้ใน Outlook
กำหนดสีสำหรับอีเมลจากบางคน
ต้องการให้อีเมลของคุณดูแตกต่างออกไปเล็กน้อยเพื่อให้กล่องจดหมายของคุณดูหรูหราหรืออ่านง่ายขึ้นใช่ไหม Outlook สนับสนุนสิ่งที่เรียกว่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข คุณลักษณะนี้เป็นวิธีทำให้ข้อความที่ตรงตามเงื่อนไขที่คุณกำหนดเองโดดเด่นในรายการข้อความโดยใช้สี แบบอักษร และสไตล์ มันมาถึงอันดับที่ 2 ในรายการของเรา
คุณสามารถบอกให้ Outlook เปลี่ยนสีของข้อความบางข้อความตามชื่อหรือที่อยู่อีเมลของผู้ส่ง พูดถ้าคุณต้องการให้อีเมลทั้งหมดจากเจ้านายของคุณปรากฏเป็นสีแดง
หากต้องการตั้งค่ากฎการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข ให้สลับไปที่กล่องจดหมายเข้าของคุณในแอป Outlook บนเดสก์ท็อป แล้วไปที่แท็บมุมมอง จากนั้นเลือก มุมมองปัจจุบัน การตั้งค่า หลังจากนั้นให้เลือก ดูการตั้งค่า. จากนั้นคุณจะต้องคลิกใน การตั้งค่ามุมมองขั้นสูง กล่องโต้ตอบและเลือก การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข Microsoft มีรายการขั้นตอนที่คุณสามารถปฏิบัติตามได้ที่นี่แต่เรากำลังมุ่งเน้นไปที่วิธีทำให้ข้อความจากบางคนปรากฏในสีที่กำหนด
หากต้องการดำเนินการให้คลิก เพิ่ม แล้วป้อนชื่อสำหรับกฎ เลือก แบบอักษรแล้วภายใต้ สี เลือกสีที่คุณต้องการแล้วคลิก ตกลง. หลังจากนั้นให้เลือก เงื่อนไข และเลือกเงื่อนไข ในกล่อง จาก ให้พิมพ์ชื่อผู้ติดต่อหรือชื่อผู้ส่งที่คุณต้องการให้ปรากฏเป็นสีอื่นในกล่องขาเข้าของคุณ จากนั้นใน ตัวกรอง การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข และการตั้งค่ามุมมองขั้นสูง กล่องโต้ตอบ เลือก ตกลง.
ใช้ปุ่มลัดของ Outlook
คุณอาจคุ้นเคยกับแป้นพิมพ์ลัด เช่น CTRL+C และ CTRL+V แต่คุณทราบหรือไม่ว่าแอป Outlook บนเดสก์ท็อปมีชุดของปุ่มลัดที่คุณสามารถใช้ได้ด้วย ปุ่มเหล่านี้สามารถช่วยคุณประหยัดเวลาในระหว่างวันอันยุ่งเหยิงของคุณ โดยหลีกเลี่ยงการลากเมาส์เหนือไอคอนและเมนูเพื่อทำงานทั่วไป เช่น การเขียน การตอบกลับ หรือการส่งต่อข้อความ เราได้รวบรวมปุ่มลัด Outlook ที่เราชื่นชอบสำหรับหมายเลขสามในรายการของเรา โปรดทราบว่าสิ่งเหล่านี้มีไว้สำหรับ Windows 10
| แป้นพิมพ์ลัด | งาน |
| CTRL + Shift + M | สร้างข้อความใหม่ |
| CTRL + R | เปิดหน้าต่างตอบกลับ |
| CTRL + ฉ | เปิดหน้าต่างไปข้างหน้า |
| CTRL+Shift+R | เปิดหน้าต่างตอบกลับ เพื่อตอบกลับทั้งกลุ่ม |
| CTRL+K | แทรกไฮเปอร์ลิงก์ลงในอีเมล |
| CTRL+Shift+G | ตั้งค่าสถานะข้อความ |
| F4 | ค้นหาข้อความในอีเมล |
| CTRL+3 | เปิดรายชื่อผู้ติดต่อ |
| CTRL+2 | เปิดปฏิทิน Outlook |
อีกครั้ง เราเพิ่งรวบรวมปุ่มลัดที่พบบ่อยที่สุดบางส่วน ไมโครซอฟท์ มีรายชื่อทั้งหมดบนเว็บไซต์ซึ่งครอบคลุมทางลัดของ Outlook สำหรับ MacOS และเว็บ รายการของพวกเขาค่อนข้างครอบคลุมมากกว่า ครอบคลุมการเขียนตามคำบอก โฟลเดอร์ บานหน้าต่างการอ่าน การพิมพ์ และอื่นๆ
ปรับขนาดไฟล์ของคุณเพื่อส่งไฟล์แนบรูปภาพขนาดใหญ่
อุปสรรคทั่วไปที่คุณอาจเผชิญเมื่อส่งอีเมลพร้อมรูปภาพคือไฟล์ที่คุณอาจต้องการให้ผู้รับได้รับนั้นใหญ่เกินไปสำหรับขีดจำกัดของเว็บ เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น คุณสามารถลองปรับขนาดสิ่งที่แนบมาด้วยรูปภาพของคุณผ่านแอป Outlook บนเดสก์ท็อปเพื่อไม่ให้ใหญ่เกินไป
คุณสามารถปรับขนาดไฟล์แนบรูปภาพของคุณได้ในไม่กี่ขั้นตอน เมื่อคุณเขียนข้อความใหม่แล้ว คุณต้องพยายามแนบรูปภาพทั้งหมดที่คุณต้องการส่งก่อน คุณอาจได้รับข้อความแสดงข้อผิดพลาด แต่ไม่ต้องกังวล เพียงมุ่งหน้าเข้าสู่ ไฟล์ ของอีเมลนั้น จากนั้นมองหาข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่ด้านบน เลือกตัวเลือกที่ระบุว่า ปรับขนาดรูปภาพขนาดใหญ่เมื่อฉันส่งข้อความนี้
Outlook จะพยายามส่งข้อความโดยบีบอัดรูปภาพของคุณให้มีขนาดเล็กลง ในกรณีที่ข้อความยังไม่ผ่าน คุณสามารถลอง การซิปไฟล์ของคุณใน Windows 10 หรือ แมคโอเอส เพื่อทำให้มีขนาดเล็กลง แล้วแนบไฟล์ ZIP ในข้อความอีเมล
เริ่มการประชุม Teams เปิด Sticky Notes และ OneNote ได้จาก Outlook บนเว็บ
แม้ว่าเราจะมุ่งเน้นไปที่แอป Outlook บนเดสก์ท็อป แต่ Outlook บนเว็บก็มีความลับบางอย่างเช่นกัน ในขณะที่คุณอาจใช้เวลาในการจัดเรียงปฏิทินหรืออีเมลของคุณใน Outlook อยู่แล้ว บนเว็บ Microsoft ได้รวมการผสานรวมกับ Sticky Notes และ OneNote ที่นั่น ด้วย.
ด้วยการผสานรวม หากคุณลงชื่อเข้าใช้ด้วยอีเมล Microsoft 365 เดียวกับที่คุณใช้สำหรับการทำงาน (หรือแม้แต่อีเมลบัญชี Microsoft ส่วนบุคคล) บน Sticky Notes ใน Windows 10 หรือในแอป OneNote คุณจะสามารถเข้าถึงสิ่งเดียวกันได้อย่างรวดเร็วด้วยบัญชี Outlook บน เว็บ. สิ่งนี้เรียกว่าตัวดึงข้อมูล OneNote
คุณสามารถสลับไปใช้ได้ทุกเมื่อโดยมุ่งขึ้นด้านบนแล้วคลิกไอคอน OneNote ทางด้านขวาของหน้าจอ ใช้ได้กับทั้งบัญชี Microsoft ส่วนบุคคลและบัญชี Microsoft 365 ที่ทำงาน ดังนั้นลองดูและจดบันทึกขณะส่งอีเมล!
นอกจากนี้ เรายังต้องการทราบความสามารถในการ "ประชุมทันที" ตัวเลือกนี้จะแสดงที่ด้านบนของกล่องขาเข้าของคุณใน Outlook บนเว็บ หากคุณคลิกที่นี่ คุณจะสามารถเริ่มการประชุม Teams ได้ทันที (ด้วยบัญชีที่ทำงาน) หรือการประชุม Skype (ด้วยการประชุมส่วนบุคคล บัญชี) เป็นวิธีที่รวดเร็วในการข้ามผ่านบางห่วงและไม่ต้องผ่านเมนูมากมายเพื่อเข้าร่วมการประชุม ห่างออกไป.
ไปที่ศูนย์กล่องจดหมายด้วยการล้างข้อมูลการสนทนา
หากกล่องขาเข้าของคุณเต็มไปด้วยข้อความ คุณอาจต้องการลองใช้คุณลักษณะการล้างข้อมูลการสนทนาใน Outlook เป็นอีกหนึ่งฟีเจอร์ที่คุณอาจไม่เคยรู้มาก่อนว่ามีอยู่จริง
ตามที่ Microsoft อธิบาย, the คุณลักษณะการล้างข้อมูลการสนทนาใน Outlook ได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยลดจำนวนข้อความในโฟลเดอร์ของคุณ ข้อความที่ซ้ำซ้อนตลอดการสนทนาที่ถูกล้างจะถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์รายการที่ถูกลบ โปรดทราบว่านี่เป็นการสนทนาในเธรดอีเมลหรือชุดข้อความ
คุณสามารถใช้การล้างข้อมูลการสนทนาได้โดยไปที่กล่องจดหมาย Outlook บนเดสก์ท็อปแล้วคลิก บ้าน แท็บ จากนั้นคุณสามารถเลือก ลบ จัดกลุ่มแล้วเลือก ทำความสะอาด.
คุณสามารถเลือกได้ ทำความสะอาดการสนทนา เพื่อล้างการสนทนาปัจจุบัน จากนั้นเลือกไปที่ ล้างโฟลเดอร์ เพื่อล้างข้อมูลทั้งโฟลเดอร์ โดยลบข้อความที่ซ้ำซ้อนออก คุณยังสามารถเลือกที่จะ ล้างโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อย ด้วยตัวเลือกนี้ การสนทนาทั้งหมดในโฟลเดอร์ที่เลือกและโฟลเดอร์ใดๆ ที่มีอยู่ในนั้นจะได้รับการตรวจสอบ และข้อความที่ซ้ำซ้อนจะถูกลบออก
ตั้งกฎเพื่อย้าย ตั้งค่าสถานะ และตอบกลับข้อความอีเมลโดยอัตโนมัติ
แม้ว่าการล้างข้อมูลการสนทนาเป็นวิธีหนึ่งในการไปยังกล่องจดหมายที่สะอาด การตั้งกฎก็เป็นอีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถย้าย ตั้งค่าสถานะ และตอบกลับอีเมลได้โดยอัตโนมัติ หากคุณตั้งกฎในแอป Outlook บนเดสก์ท็อป กฎเหล่านี้สามารถใช้เพื่อเล่นเสียงเฉพาะเมื่อคุณได้รับข้อความได้เช่นกัน
หากต้องการตั้งกฎ สิ่งที่คุณต้องทำคือคลิกขวาที่ข้อความในกล่องจดหมายแล้วเลือก กฎ จากที่นั่น คุณสามารถเลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่ง Outlook จะแนะนำให้สร้างกฎตามผู้ส่งและผู้รับโดยอัตโนมัติ หากคุณต้องการสร้างกฎเพิ่มเติม คุณสามารถคลิกขวาที่กฎแล้วเลือก สร้างกฎ.
ปฏิบัติตามคำแนะนำบนหน้าจอ และในกล่องโต้ตอบสร้างกฎ ให้เลือกช่องทำเครื่องหมายสามช่องแรกอย่างน้อยหนึ่งช่อง Microsoft มีคำแนะนำฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับกฎของ Outlook ที่นี่ หากคุณต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม
คำแนะนำของบรรณาธิการ
- ใช้ Office? พีซีของคุณอาจมีความเสี่ยงเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงของ Microsoft นี้
- Paper Laptop อาจเป็นอุปกรณ์ e-Paper ที่คุณไม่รู้ว่าต้องใช้
- 5 ทางลัด Windows ที่เป็นประโยชน์ที่คุณไม่รู้
- วิธีทำให้แท็บเล็ตเป็นเครื่องมือในการทำงานที่ดีขึ้น
- วิธีเพิ่มผลผลิตของคุณใน Windows 10
