หน้าที่ของฐานข้อมูลในแอปพลิเคชันคืออะไร?

ทุกคนใช้ฐานข้อมูลในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง สมุดโทรศัพท์มีคุณสมบัติเป็นหนึ่งเดียว ฐานข้อมูลเก็บข้อมูลและจัดระเบียบให้อยู่ในรูปแบบที่ใช้งานได้จริง แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ เช่น Microsoft Access ทำหน้าที่ฐานข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ ทำให้ผู้ใช้มีความยืดหยุ่นกับข้อมูลอย่างมาก ผู้ประกอบการที่ใช้เวลาในการเรียนรู้วิธีใช้ซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลจะประหยัดเวลาในที่สุด

ข้อมูลพื้นฐานที่เก็บไว้ในโปรแกรมฐานข้อมูลจะถูกป้อนลงในตาราง ในลักษณะที่คล้ายกับสเปรดชีต เช่น Microsoft Excel หรือ Lotus 123 ตารางมีวิธีป้อนข้อมูลที่เป็นระเบียบ ผู้ใช้สามารถสร้างชื่อฟิลด์ได้ เช่น ชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขประจำตัวลูกค้า ผู้ใช้ยังสามารถจัดรูปแบบฟิลด์ในตาราง ตัวอย่างเช่น ฟิลด์ตัวเลขสามารถปรากฏขึ้นพร้อมกับการจัดรูปแบบทางการเงิน เช่น ดอลลาร์หรือยูโร

โปรแกรมซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลส่วนใหญ่มีเทมเพลตสำหรับรูปแบบที่ใช้บ่อย เช่น การจัดการผู้ติดต่อ การขาย หรือการติดตามสินค้าคงคลัง ผู้ใช้มีความสามารถในการปรับเปลี่ยนเทมเพลตเหล่านี้เพื่อปรับแต่งให้เหมาะกับวัตถุประสงค์เฉพาะของตนเอง

ซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลมีตัวเลือกในการสร้างแบบฟอร์มที่ใช้งานง่ายเพื่อให้การป้อนข้อมูลอยู่ในสายตาของผู้ปฏิบัติงานได้ง่ายขึ้น คนงานมีอำนาจในการปรับรูปแบบให้เหมาะสมกับความต้องการของตน การใช้เทมเพลตที่ปรับแต่งได้สำหรับแบบฟอร์มทำให้กระบวนการสร้างทำได้เร็วและง่ายขึ้น

เพื่อช่วยในการป้อนข้อมูลลงในแบบฟอร์ม การใช้ข้อความจะให้คำแนะนำ ตัวอย่างเช่น เมื่อผู้ป้อนข้อมูลจำเป็นต้องเลือกจากเมนูแบบเลื่อนลงสำหรับฟิลด์ที่กำหนด ผู้สร้างฐานข้อมูล มีตัวเลือกในการเพิ่มข้อความป๊อปอัปเมื่อฟิลด์นั้นได้รับเลือก เตือนผู้ใช้ให้เลือกจากเมนูแบบเลื่อนลง

โปรแกรมฐานข้อมูลประกอบด้วยฟังก์ชันการสร้างรายงาน รายงานอนุญาตให้ผู้ใช้จัดการข้อมูลของตนได้หลายวิธี ผู้ใช้สามารถแทรกฟังก์ชันลงในรายงานเพื่อช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูล ตัวอย่างเช่น ฝ่ายขายสามารถสร้างรายงานที่แสดงเฉพาะข้อมูลไตรมาสแรกของพวกเขาในขณะที่ให้ผลรวมสำหรับแต่ละเดือนแยกกัน

โดยทั่วไปแล้ว การสร้างรายงานจะทำให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ในการออกแบบรูปลักษณ์ของรายงาน แง่มุมของภาพ เช่น ตัวเลือกแบบอักษร ตำแหน่งฟิลด์ การแทรกกราฟิก และการปรับแต่งสี ช่วยให้ผู้ออกแบบรายงานสร้างภาพที่น่าพึงพอใจและเป็นมืออาชีพ

ซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลให้คุณสมบัติแก่ผู้ใช้ในการจัดระเบียบข้อมูลอย่างเรียบง่ายและเฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น การใช้ฟังก์ชันการเรียงลำดับช่วยให้สามารถจัดลำดับอัลฟาหรืออัลฟาย้อนกลับได้ โดยปกติแล้วเพียงแค่คลิกที่ไอคอน ฟังก์ชันการกรองช่วยให้ผู้ใช้ดึงข้อมูลตามเกณฑ์ที่กำหนด