การประชุมทางอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร?

การประชุมทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นวิธีที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในธุรกิจปัจจุบัน เช่นเดียวกับในเว็บไซต์การศึกษาและเครือข่ายสังคมออนไลน์ วัตถุประสงค์ของการประชุมทางอิเล็กทรอนิกส์คือเพื่อให้บุคคลมีส่วนร่วมในการสนทนาต่างๆ โดยไม่ต้องอยู่ในห้องเดียวกัน ผู้เข้าร่วมยังสามารถส่งและรับไฟล์ ตลอดจนแบ่งปันเอกสารบนกระดานสนทนาของการประชุม

รูปแบบหนึ่งของการประชุมทางอิเล็กทรอนิกส์ การประชุมทางวิดีโอหรือทางเว็บ ถูกนำมาใช้เพื่อให้ทุกคนที่อาจไม่สามารถนั่งในห้องนั้นสามารถอยู่ร่วมกันได้ในโลกเสมือนจริง การประชุมทางวิดีโอผสมผสานองค์ประกอบภาพและเสียงเพื่อนำผู้คนมารวมกันเพื่อการอภิปรายหรือการประชุม เพื่อให้บรรลุการประชุมทางวิดีโอ ต้องใช้คอมพิวเตอร์ เว็บแคม ไมโครโฟน และอินเทอร์เน็ตเพื่อแบ่งปันข้อมูล ปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้เข้าร่วมแต่ละคน และช่วยให้ผู้คนสามารถเห็นกันและกันตลอดการประชุม

ด้วยการประชุมทางอิเล็กทรอนิกส์ การประชุมหลายครั้งจะจัดขึ้นทางออนไลน์ในฟอรัมสนทนา ตั้งแต่การส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีไปจนถึงการสนทนาบนเว็บไซต์หรือห้องเรียนออนไลน์ ฟอรั่มการประชุมสามารถนำ ข้อมูลและความคิดเห็นที่หลากหลายแก่ผู้ที่อาจอยู่ในเมืองเดียวกัน หรือแม้แต่ในประเทศต่างๆ

ผู้ร่วมให้ข้อมูลมีความสามารถหลายอย่างที่จะทำให้การสนทนามีประสิทธิภาพในการประชุมหรือกระดานสนทนา ผู้เข้าร่วมสามารถแสดงความคิดเห็นบนกระดานข่าวอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้ผู้อื่นดูได้ ดูข้อความที่ส่งโดยสมาชิกคนอื่นในฟอรัม แนบและดาวน์โหลดไฟล์เพื่อดู ค้นหารายการที่อาจโพสต์ในช่วงก่อนหน้านี้ และดูรายชื่อสมาชิกที่เคยมีส่วนในข้อความในฟอรัม สมาชิกยังสามารถส่งข้อความแชทส่วนตัวไปยังผู้ใช้รายอื่นได้ด้วยการคลิกที่ส่วนตัวแทนที่จะเป็นข้อความสาธารณะ และสามารถส่งอีเมลไปยังสมาชิกโดยใช้ตัวเลือกอีเมลบนชื่อของบุคคลนั้น วิธีนี้ได้รับความนิยมอย่างกว้างขวางในหลักสูตรออนไลน์ของวิทยาลัยที่นักเรียนไม่สามารถอยู่ในห้องเรียนได้

ผู้คนใช้ซอฟต์แวร์การประชุมทางอิเล็กทรอนิกส์ประเภทต่างๆ ในระหว่างการประชุม สำหรับฟอรัมแชททางสังคม MSN, Yahoo Messenger และ Skype เป็นซอฟต์แวร์ทั่วไปที่ใช้สำหรับการสนทนาทั่วไประหว่างเพื่อนและผู้ร่วมงาน แม้แต่เว็บไซต์โซเชียลเน็ตเวิร์ก MySpace และ Facebook ก็มีกระดานสนทนาสำหรับสมาชิกเพื่อสื่อสารระหว่างกัน เพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ ซอฟต์แวร์รวมถึง iLinc, Picture Talk และแม้แต่ Microsoft Office ก็มีห้องสนทนาส่วนตัวสำหรับคู่ค้าทางธุรกิจและผู้ร่วมงานเพื่อหารือเกี่ยวกับการประชุมและแผนสำหรับบริษัท

ในกระดานสนทนาทุกกระดานจะมีผู้ดูแลคอยให้ความช่วยเหลือในการอภิปรายและเป็นผู้ตัดสินเมื่อใดก็ตามที่บุคคลหรือการสนทนาไม่อยู่ในบริบท ผู้ดำเนินรายการไม่แสดงความคิดเห็นของตนเองหรือให้คำแนะนำแก่สมาชิกในฟอรัม เธออยู่ที่นั่นเพื่อแก้ปัญหาหรือให้คำแนะนำทั่วไปเกี่ยวกับวิธีทำให้การสนทนาดำเนินไปอย่างราบรื่น หน้าที่อื่นๆ ของผู้ดำเนินรายการ ได้แก่ การต้อนรับบุคคลในห้องสนทนา การแนะนำหัวข้อให้ผู้เข้าร่วม การแสดงการใช้กระดานสนทนาอย่างมีประสิทธิผล และการแก้ไขข้อขัดแย้งและปัญหาระหว่างผู้เข้าร่วมใน ฟอรั่ม