วิธีสแกนเอกสารลงใน Excel

สเปรดชีต Excel มีความเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับเขตข้อมูลและการเติมข้อมูลอย่างไร การสแกนเอกสารลงใน Excel เป็นไปได้ และคุณยังสามารถแปลง PDF เป็น Excel ได้ในบางกรณี ที่กล่าวว่าไม่ใช่เอกสารทุกประเภทที่แปลงเป็นสเปรดชีต Excel คุณอาจพบว่าการสแกนข้อมูลลงในเอกสารอย่างถูกต้องเป็นเรื่องยาก บางฟิลด์อาจต้องมีการปรับเปลี่ยนด้วยตนเองเพื่อให้ทำงานได้อย่างถูกต้อง การสแกนช่วยประหยัดเวลาได้มาก เนื่องจากข้อมูลของคุณไม่ต้องการการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง แต่คุณต้องแทรกสูตรที่เกี่ยวข้องหลังจากสแกนข้อมูล

การสแกนเอกสารลงใน Microsoft Word ก่อนโอนไปยัง Excel ถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดี คุณยังสามารถใช้ OneNote ได้ การนำข้อมูลลงในเอกสาร Word ทำให้สามารถคัดลอกและวางแถวและคอลัมน์ที่ต้องการลงใน Excel ได้ วิธีการป้อนข้อมูลใช้เวลานานกว่าการนำเข้าโดยตรงไปยัง Excel เล็กน้อย แต่ช่วยให้คุณสามารถทำงานกับข้อมูลและตรวจสอบว่าเข้าสู่ Excel ตามที่ตั้งใจไว้ ในสถานการณ์สแกนไปยัง Excel โดยตรง ข้อมูลอาจไม่จัดแนวในแถวและคอลัมน์อย่างถูกต้อง การปรับเปลี่ยนที่จำเป็นหลังจากข้อเท็จจริงนั้นยากกว่าการเริ่มต้นด้วยสเปรดชีตใหม่และดึงเนื้อหาจาก Word

ตัวแปลงเอกสารไม่ใช่ทางออกที่แน่นอน แต่มีเวอร์ชันออนไลน์ฟรีและสามารถใช้งานได้ สแกนเอกสารที่คุณต้องการแปลงและบันทึกเป็น PDF จากนั้นค้นหาโปรแกรมแปลงเอกสารฟรี มีตัวเลือกมากมายพร้อมใช้ โหลด PDF ลงในตัวแปลง แล้วซอฟต์แวร์จะทำการแปลง ตัวแปลงฟรีส่วนใหญ่ทำงานภายในเว็บเบราว์เซอร์และสร้างสเปรดชีตสำหรับดาวน์โหลด คนอื่นขอให้คุณดาวน์โหลดซอฟต์แวร์ แม้ว่าตัวเลือกนี้จะไม่ได้แย่เสมอไป แต่การทำงานภายในเบราว์เซอร์จะช่วยประหยัดพื้นที่ในไดรฟ์และเป็นเส้นทางที่ดีกว่า

คุณสามารถสแกนไปยัง Excel ได้โดยตรงผ่าน Microsoft เช่นกัน เข้าถึงเครื่องมือ Microsoft Office และเปิด Microsoft Office Document Imaging คลิก "ไฟล์" และ "เปิด" จากนั้นเลือกเอกสาร ดูที่มุมล่างขวาของหน้าจอและค้นหาไอคอนลูกตา วางเมาส์เหนือไอคอนนี้ และควรเป็น "OCR" หรือ "Optical Character Recognition" คลิกไอคอนเพื่อเรียกใช้การสแกนผ่านกระบวนการจดจำอักขระ ถัดไป เน้นทั้งเอกสาร คัดลอกแล้ววางลงใน Excel คุณยังสามารถเลือกที่จะวางผลลัพธ์ลงในเอกสาร Word ก่อนเพื่อทำงานผ่านข้อมูลก่อนที่จะป้อนลงใน Excel