ข้อดีและข้อเสียของระบบอัตโนมัติในสำนักงาน

ระบบอัตโนมัติของสำนักงานในปัจจุบันหมายถึงมากกว่าเครื่องพิมพ์ดีดและเครื่องถ่ายเอกสาร ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์และดิจิทัลเป็นหัวใจสำคัญของระบบอัตโนมัติในสำนักงานสมัยใหม่ อาจประกอบด้วยคอมพิวเตอร์ภายในอย่างเคร่งครัด หรืออาจรวมถึงเครือข่ายดิจิทัลทั่วโลกผ่านทางอินเทอร์เน็ตและที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์นอกสถานที่ เมื่อคุณก้าวผ่านศตวรรษที่ 21 คุณจะพบทั้งข้อดีและข้อเสียที่มีอยู่ในระบบอัตโนมัติของสำนักงานในทุกการเปลี่ยนแปลง

นับตั้งแต่เปิดตัวระบบอัตโนมัติในสำนักงาน อุปกรณ์ดังกล่าวช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ประหยัดเวลาและเงินได้ แทนที่จะรอให้เอกสารส่งถึงลูกค้าทางไปรษณีย์ คุณสามารถส่งแฟกซ์ได้ภายในไม่กี่นาที ในปัจจุบัน ความก้าวหน้าทางคอมพิวเตอร์และอินเทอร์เน็ตทำให้การสื่อสารเกิดขึ้นได้ในทันที เมื่อใดก็ตามที่คุณประหยัดเวลาคุณจะประหยัดเงิน คุณไม่ถูกจำกัดด้วยข้อจำกัดทางภูมิศาสตร์ ช่วยประหยัดทรัพยากรที่คุณใช้ไปกับการเดินทาง นอกจากนี้ แม้ว่าคุณจะยังคงทำสำเนาเอกสารจำนวนมาก แต่ที่เก็บข้อมูลดิจิทัลช่วยให้คุณประหยัดเวลาและเงินบนกระดาษและพื้นที่จัดเก็บ

ทั้งที่ความจริงแล้วเครื่องจักรนั้นได้ผลก็ต่อเมื่อมนุษย์สร้างมันขึ้นมา และข้อมูลที่รวบรวมได้ทางดิจิทัลก็ทำได้เพียงเท่านั้น ถูกต้องเหมือนคนที่ส่งมันมา พอแก้บั๊กออกจากโปรแกรมแล้ว ก็มีความน่าเชื่อถือมากกว่า มนุษย์. ซอฟต์แวร์มีไว้เพื่อเพิ่มตัวเลขในสเปรดชีตและงบประมาณ ตัวอย่างเช่น ที่มากับยอดดุลที่ถูกต้องเสมอ และไม่ต้องพึ่งพานิ้วของผู้ทำบัญชีในการเพิ่มเครื่อง เทมเพลตสามารถสร้างและใช้ซ้ำได้เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในเอกสารมาตรฐาน

บริษัทที่พึ่งพาระบบอัตโนมัติเพียงอย่างเดียวในการดำเนินการและใช้งานระบบข้อมูลของตน อาจตื่นตระหนกเมื่อระบบเหล่านั้นล้มเหลว ค่าใช้จ่ายในการแก้ไขหรือเปลี่ยนระบบที่เสียหายอาจมีค่าใช้จ่ายสูงเกินไป คุณไม่สามารถหยิบยางลบและแก้ไขได้ คุณจำเป็นต้องจ้างช่างเทคนิคเพื่อให้ทันกับการอัปเดตและการล่มของซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ หรือใช้บริการที่เชื่อถือได้เพื่อโทรแจ้งเมื่อสักครู่ จากนั้นคุณมีปัญหาการรักษาความลับและความปลอดภัยทั้งหมด คุณสามารถเก็บความลับทางการค้าและบอกบุคคลที่เชื่อถือได้เพียงไม่กี่คน แต่ถ้าข้อมูลปรากฏบนเว็บ จะไม่มีการเรียกคืน

ในขณะที่สำนักงานอัตโนมัติยังคงพัฒนาไปเรื่อย ๆ และคุณรวมเทคโนโลยีใหม่เข้ากับระบบของคุณเข้ากับ ยังคงแข่งขันและทำกำไรได้ ข้อเสียคือคุณต้องฝึกอบรมพนักงานทั้งหมดของคุณใหม่ ผู้ใช้ ทุกคนตั้งแต่เลขานุการของคุณไปจนถึงพนักงานสั่งซื้อและจากลูกค้าของคุณไปจนถึงพนักงานขายที่ส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณจะต้องเรียนรู้ระบบใหม่ หลายคนไม่ได้เรียนรู้ระบบใหม่ ๆ ได้ง่าย ๆ และคนอื่น ๆ ก็ดื้อรั้นที่จะทำสิ่งต่าง ๆ อย่างที่เคยทำมา ดังนั้นในขณะที่คุณมีค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการฝึกขึ้นใหม่ คุณก็มีทัศนคติที่ผู้ใช้ปลายทางต้องต่อสู้ด้วย