Spreadsheet Compare และ Spreadsheet Inquire ช่วยให้คุณติดตามข้อมูลของคุณอยู่เสมอ
เครดิตรูปภาพ: Wavebreakmedia Ltd / Wavebreak Media / Getty Images
แม้แต่ผู้จัดเก็บหนังสือและบันทึกที่มีระเบียบมากที่สุด ข้อมูลปริมาณมากที่คุณจัดเก็บไว้ใน Excel ก็สามารถล้นหลามได้ในไม่ช้า Microsoft Excel มีเครื่องมือสองอย่างสำหรับเปรียบเทียบข้อมูลในสเปรดชีต ซึ่งจะมีประโยชน์มากหากคุณพยายามค้นหาเซลล์ที่พิมพ์ผิดหรือเปรียบเทียบเอกสารเพื่อเตรียมการตรวจสอบ ทั้งสองมีเฉพาะใน Office Professional Plus 2013 และ Office 365 Professional Plus, Spreadsheet เปรียบเทียบและสอบถามสเปรดชีตช่วยให้คุณวิเคราะห์เวิร์กบุ๊กหรือสร้างรายงานความแตกต่างระหว่างสอง สเปรดชีต ทั้งสองสามารถประหยัดเวลาได้มากเมื่อเทียบกับการเปรียบเทียบข้อมูลด้วยตนเอง
เปรียบเทียบสเปรดชีต
ขั้นตอนที่ 1
คลิกที่ "Spreadsheet Compare" ในหน้าจอเริ่มต้นของ Windows 8 พิมพ์ "Spreadsheet Compare" ในช่องค้นหาและเลือกไฟล์หากคุณมีปัญหาในการค้นหาไฟล์บนหน้าจอ
วีดีโอประจำวันนี้
ขั้นตอนที่ 2
คลิกที่แท็บ "หน้าแรก" ที่ด้านบนและเลือกเปรียบเทียบไฟล์
ขั้นตอนที่ 3
คลิกที่ไอคอนโฟลเดอร์สีน้ำเงินถัดจากฟิลด์เปรียบเทียบในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น เรียกดูไฟล์ Excel ที่บันทึกไว้และเลือกสเปรดชีตแรกที่คุณต้องการเปรียบเทียบ
ขั้นตอนที่ 4
คลิกที่ไอคอนโฟลเดอร์สีเขียวถัดจากช่องถึงในบรรทัดถัดไป เรียกดูไฟล์ Excel ของคุณเพื่อเลือกสเปรดชีตที่สองที่คุณต้องการเปรียบเทียบ
ขั้นตอนที่ 5
คลิกที่ปุ่ม "ตกลง"
ขั้นตอนที่ 6
เลือกเกณฑ์ที่คุณต้องการใช้ในการเปรียบเทียบจากเมนูทางด้านซ้าย คุณสามารถเลือกเกณฑ์ เช่น "ค่าของเซลล์" "สูตร" และ "รูปแบบเซลล์" หรือเพียงทำเครื่องหมายในช่อง "เลือกทั้งหมด"
ขั้นตอนที่ 7
คลิกที่ "ตกลง" เพื่อสร้างรายงานส่วนต่าง การเปรียบเทียบสเปรดชีตจะสร้างรายการความแตกต่างทั้งหมดระหว่างสองไฟล์ตามเกณฑ์ที่คุณระบุ
สอบถามสเปรดชีต
ขั้นตอนที่ 1
เปิด Add-in สอบถามหากคุณยังไม่ได้ดำเนินการ คลิกที่แท็บ "ไฟล์" ใน Excel แล้วเลือก "ตัวเลือก" จากนั้นเลือก "โปรแกรมเสริม" เลือก COM Add-Ins จากเมนูแบบเลื่อนลง Manage คลิก "Go" และตรวจดูให้แน่ใจว่าได้เลือกช่องถัดจาก Inquire Add-Ins แล้ว
ขั้นตอนที่ 2
คลิกแท็บ "สอบถาม" ที่ด้านบนของ Excel เพื่อสำรวจตัวเลือกการวิเคราะห์และการเปรียบเทียบสเปรดชีต
ขั้นตอนที่ 3
คลิกที่คำสั่ง "เปรียบเทียบไฟล์" เพื่อเรียกใช้ Spreadsheet Compare โดยตรงจาก Excel
ขั้นตอนที่ 4
คลิกที่ "ความสัมพันธ์ของสมุดงาน" เพื่อสร้างรายงานแบบกราฟิกของข้อมูลอ้างอิงระหว่างสมุดงานของคุณ เช่น สูตรที่อ้างอิงค่าที่มีอยู่ในสเปรดชีตอื่น ใช้ไอคอนความสัมพันธ์ของเวิร์กชีตและความสัมพันธ์ของเซลล์เพื่อทำสิ่งเดียวกันระหว่างเวิร์กชีตในเวิร์กบุ๊กหรือเซลล์ในเวิร์กชีต
ขั้นตอนที่ 5
คลิกไอคอน "การวิเคราะห์เวิร์กบุ๊ก" เพื่อสร้างรายงานแบบโต้ตอบที่สมบูรณ์บนสเปรดชีตที่เปิดอยู่ รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับค่า การจัดรูปแบบ โครงสร้าง และสูตร
เคล็ดลับ
สำหรับการควบคุมเวอร์ชันหรือเครือข่าย Spreadsheet Compare ช่วยให้คุณสามารถเปรียบเทียบไฟล์สองไฟล์ที่มีชื่อเดียวกันได้ ตราบใดที่ไฟล์เหล่านั้นถูกบันทึกไว้ในโฟลเดอร์ที่ต่างกัน
ข้อความ "ไม่สามารถเปิดเวิร์กบุ๊ก" ใน Spreadsheet Compare อาจบ่งชี้ว่าสเปรดชีตบางรายการมีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน หากเป็นกรณีนี้ ให้คลิกที่ "ตกลง" จากนั้นป้อนรหัสผ่านของสมุดงาน
สเปรดชีต เปรียบเทียบความแตกต่างของรหัสสีตามประเภทของข้อมูลและลักษณะของความแตกต่าง บานหน้าต่างด้านซ้ายล่างของรายงานความแตกต่างมีคำอธิบายที่ระบุว่าแต่ละสีหมายถึงอะไร
คุณสามารถใช้การวิเคราะห์เวิร์กบุ๊กในตัวเลือก Inquire เพื่อเสริมรายงานการเปรียบเทียบและทำความเข้าใจว่าการเปลี่ยนแปลงอาจส่งผลต่อโครงสร้างของสเปรดชีตของคุณอย่างไร ใช้ตัวเลือกความสัมพันธ์ระหว่างเซลล์ เวิร์กชีต และเวิร์กบุ๊ก เพื่อค้นหาว่าการเปลี่ยนแปลงในเซลล์เดียวอาจส่งผลต่อไฟล์ทั้งหมดของคุณอย่างไร
