การรักษาเอกสารให้เป็นระบบเดียวกัน จะทำให้ไม่เกิดความระส่ำระสาย
ระบบการจัดเก็บเป็นวิธีการจัดระเบียบเอกสารและเอกสารสำหรับจัดเก็บ ตู้หรือกล่องถูกเก็บไว้ซึ่งมีเอกสารฉบับพิมพ์ในขณะที่ระบบอิเล็กทรอนิกส์เก็บข้อมูลบนคอมพิวเตอร์ ข้อมูลนี้อาจเป็นอีเมลหรือเอกสารที่สแกน เมื่อระบบได้รับการตั้งค่าแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องบำรุงรักษาระบบเพื่อให้อยู่ในลำดับพร้อมข้อมูลที่อัปเดตเป็นประจำ เพื่อรักษาระบบ คุณจะต้องสร้างขั้นตอนสำหรับการใช้ทั้งสองระบบ
การยื่นแบบฉบับพิมพ์
ขั้นตอนที่ 1
ติดป้ายกำกับแต่ละโฟลเดอร์ ไฟล์ และลิ้นชักหรือกล่อง ชื่อเรื่องควรรวมหัวเรื่องของเอกสาร รวมทั้งวันที่เริ่มงานเอกสาร ตัวอย่างเช่น "ใบเสร็จรับเงิน มิถุนายน 2553 - ปัจจุบัน" หรือ "โฟลเดอร์ทรัพยากรบุคคล กุมภาพันธ์ 2551"
วิดีโอประจำวันนี้
ขั้นตอนที่ 2
สร้างโฟลเดอร์ ไฟล์ และลิ้นชักหรือกล่องใหม่เมื่อคุณมีเอกสารประเภทใหม่ที่จะบันทึก หรือเมื่อโฟลเดอร์ ไฟล์ และลิ้นชักเก่าเต็ม ใช้รหัสสีเพื่อแยกความแตกต่างระหว่างปีหรือเดือน
ขั้นตอนที่ 3
เพิ่มเอกสารใหม่ในโฟลเดอร์หรือลิ้นชักที่เกี่ยวข้องมากที่สุด การสุ่มใส่เอกสารลงในโฟลเดอร์จะทำลายระบบการจัดเก็บ เนื่องจากข้อมูลจะถูกค้นหาผิดที่ หากระบบสั่งเอกสารตามลำดับตัวอักษร ให้ใช้กระบวนการนี้ต่อแทนที่จะเปลี่ยนไปใช้รูปแบบอื่น
ขั้นตอนที่ 4
นำเอกสารเก่าที่ไม่จำเป็นออกทุกปี ในขณะที่คุณเพิ่มไฟล์ต่อไป ข้อมูลบางอย่างจะไม่เกี่ยวข้องและล้าสมัย ทำลายมันและเพิ่มพื้นที่จัดเก็บเพิ่มเติม
ยื่นแบบอิเล็กทรอนิกส์
ขั้นตอนที่ 1
สร้างโฟลเดอร์หรือไดเร็กทอรีบนคอมพิวเตอร์ของคุณ รวบรวมข้อมูลเป็นประจำเพื่อไม่ให้เกิดความระส่ำระสาย การมีไดรฟ์เครือข่ายหลายตัวหรือหลายโฟลเดอร์ที่มีข้อมูลที่คล้ายคลึงกันนั้นไม่ใช่วิธีการจัดระเบียบข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ
ขั้นตอนที่ 2
สำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ ใช้ดีวีดี ไดรฟ์ USB ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอก หรือบริษัทภายนอกในการดำเนินการนี้ เพื่อป้องกันข้อมูลสูญหาย
ขั้นตอนที่ 3
รักษาความปลอดภัยข้อมูลด้วยการล็อกแต่ละไฟล์ ให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ใช้ที่ได้รับมอบสิทธิ์ หรือเพิ่มรหัสผ่านเมื่อเปิดไฟล์ เพื่อป้องกันการใช้ข้อมูลในทางที่ผิด การฉ้อโกง หรือการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต นอกจากนี้ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าเฉพาะผู้ที่รู้ว่าระบบทำงานอย่างไรเท่านั้นที่จะใช้มัน
ขั้นตอนที่ 4
เขียนขั้นตอนการใช้ระบบยื่นแบบอิเล็กทรอนิกส์ รวมคำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับวิธีค้นหา อ้างอิง จัดหมวดหมู่ และเก็บถาวรข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้แต่ละรายใช้งานระบบในลักษณะเดียวกัน อัปเดตอยู่เสมอหากคุณปรับแต่งระบบเพื่อป้องกันความสับสนระหว่างผู้ใช้
ขั้นตอนที่ 5
ทบทวนระบบการจัดเก็บทุกๆ 2 ปี ตรวจสอบว่ามันทำงานได้ดี -- สามารถกำหนดได้โดยประสิทธิภาพของการยื่น การค้นหาข้อมูลง่ายเพียงใด และการจัดระบบเป็นอย่างไร นอกจากนี้ ให้ลบไฟล์ที่ไม่ต้องการและลดความยุ่งเหยิงทางอิเล็กทรอนิกส์
สิ่งที่คุณต้องการ
ตู้เก็บเอกสารหรือกล่อง
โฟลเดอร์
ป้ายเปล่า
ปากกาหรือมาร์กเกอร์
คอมพิวเตอร์
เคล็ดลับ
มีวันฝึกอบรมกลุ่มเพื่ออธิบายว่าระบบการจัดเก็บแต่ละระบบทำงานอย่างไร เพื่อให้สามารถจัดการและบำรุงรักษาได้ทุกวัน
ขอความคิดเห็นเกี่ยวกับวิธีพัฒนาระบบจัดเก็บเอกสารให้ใช้งานง่ายขึ้นหรือจัดระเบียบได้ดีขึ้น
