ความแตกต่างระหว่าง Microsoft Word, Excel และ Access

แม้ว่า Microsoft Word, Microsoft Excel และ Microsoft Access จะมีความคล้ายคลึงกัน แต่ก็เหมาะสำหรับวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน สิ่งที่แอปพลิเคชันหนึ่งทำส่วนใหญ่ อีกสองแอปสามารถทำได้เช่นกัน อย่างไรก็ตาม ความเป็นมืออาชีพ ประสิทธิผล และประสิทธิภาพอาจขาดผลลัพธ์เมื่อทำโดยแอปพลิเคชันอื่น บางครั้งผู้ใช้อาจเลือกทำงานบางอย่างให้สำเร็จในแอปพลิเคชันเดียว มากกว่าเพราะผู้ใช้คุ้นเคยกับแอปพลิเคชันนั้นมากกว่าเพราะแอปพลิเคชันตั้งใจไว้

เกณฑ์หลักที่ทำให้ไตรภาคนี้แตกต่างออกไปคือการออกแบบพื้นฐานของผลิตภัณฑ์และการใช้งานตามวัตถุประสงค์ของแอปพลิเคชัน MS Excel นั้นยอดเยี่ยมสำหรับการย่อตัวเลขและการจัดการการคำนวณและสูตร นอกจากนี้ยังรองรับการสร้างกราฟจากข้อมูลที่มีอยู่ รวมถึงข้อมูลในตารางภายนอก MS Access เชี่ยวชาญในการจัดการรายการข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันและสามารถจัดเก็บตารางและฐานข้อมูลได้จำนวนมาก MS Word เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการนำเสนอเอกสาร เช่น ต้นฉบับและบันทึกช่วยจำ

Microsoft Word เป็นโปรแกรมประมวลผลคำสำหรับใช้ในการพิมพ์เอกสาร รายงาน และตัวอักษร เช่นเดียวกับแอปพลิเคชันอื่นๆ Word ช่วยให้คุณสามารถเปิดและปิดไฟล์ ตัด คัดลอก และวางข้อมูลโค้ดได้ นอกจากนี้ "ค้นหา" และ "แทนที่" คำหรือวลีในหลายตำแหน่ง ใช้ฟีเจอร์ใน Word เช่น เครื่องมือวาดภาพ คลิปอาร์ต และตารางเพื่อทำให้เอกสารน่าสนใจยิ่งขึ้น และหากคุณมีรายการข้อมูลยาวๆ หัวข้อย่อยและจำนวนจุดเหล่านี้เพื่อทำให้โดดเด่น สร้างแผนภูมิใน Word เมื่อจำเป็น แม้ว่า Word จะอนุญาตให้คุณจัดระเบียบข้อมูลในคอลัมน์และแถว และแม้แต่ประมวลผลการคำนวณอย่างง่ายใน Word การย่อตัวเลขและการจัดเก็บข้อมูลไม่ใช่จุดแข็งของแอปพลิเคชัน

Microsoft Excel เป็นสเปรดชีตอิเล็กทรอนิกส์ที่ช่วยคุณจัดระเบียบข้อมูลอย่างมีระเบียบ คุณลักษณะที่มีประสิทธิภาพของ Excel คือความสามารถในการคำนวณทางคณิตศาสตร์ที่ซับซ้อนได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น ด้วยการใช้ฟังก์ชัน คำนวณจำนวนต่ำสุดหรือสูงสุดในช่วง คำนวณค่าเฉลี่ย หรือแม้แต่คำนวณมูลค่าในอนาคตของการลงทุน เมื่อใช้ Excel จะจัดรูปแบบชุดข้อมูลโดยอัตโนมัติ เช่น วันในสัปดาห์ จำนวนน้อยกว่าตัวเลขที่กำหนด หรือจัดรูปแบบเซลล์ตามเงื่อนไขตามเกณฑ์ที่คุณกำหนด คุณมีความสามารถใน Excel ในการแสดงข้อมูลของคุณในกราฟหรือแผนภูมิประเภทต่างๆ เช่น แผนภูมิวงกลม กราฟแท่ง หรือไดอะแกรมกระจายเพื่อเพิ่มมูลค่าให้กับงานนำเสนอของคุณ แม้ว่าคุณจะสามารถป้อนข้อความใน Excel ได้ แต่การใช้งานตามวัตถุประสงค์ของแอปพลิเคชันนั้นไม่รวมการผลิตเอกสาร เช่น เรียงความและจดหมาย

Microsoft Access เป็นแอปพลิเคชันการจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ที่ใช้สำหรับการจัดเก็บข้อมูล ซึ่งเรียกค้นในภายหลัง ไม่เหมือนกับใน Excel ที่สเปรดชีตถูกล็อค (เว้นแต่จะเปิดการแชร์ไฟล์) และสามารถใช้ได้โดยผู้ใช้ครั้งละหนึ่งรายเท่านั้น ใน Access ฐานข้อมูลจะไม่ถูกล็อคและใช้งานโดยผู้ใช้มากกว่าหนึ่งรายพร้อมกัน – Access ล็อคเฉพาะบันทึกที่เป็น ปรับปรุง ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้หลายรายใช้ฐานข้อมูลเดียวกันและอัปเดตระเบียนได้พร้อมกัน ความแตกต่างที่สำคัญระหว่าง Excel และ Access คือเส้นโค้งการเรียนรู้ เพื่อให้สามารถใช้งาน Access ได้อย่างเหมาะสมที่สุด จำเป็นต้องมีความรู้เกี่ยวกับการเขียนโปรแกรม โดยเฉพาะ Visual Basic และ SQL ดังนั้นเส้นโค้งการเรียนรู้สำหรับ Access จึงอาจชันกว่า Excel เล็กน้อย