วิธีใช้คำสั่ง IF หลายรายการใน Microsoft Excel

คำสั่ง IF ใน Excel เรียกใช้การทดสอบเชิงตรรกะที่คืนค่าหนึ่งค่าหากตรงตามเงื่อนไขและอีกค่าหนึ่งหากไม่ตรงตามเงื่อนไข การใช้คำสั่ง Excel IF คำสั่งเดียวสามารถรองรับการดำเนินการพื้นฐานได้เท่านั้น แต่ถ้าคุณซ้อนคำสั่ง IF หลายรายการ คุณสามารถทำงานที่ซับซ้อนได้ ข้อเสียเพียงอย่างเดียวคือคุณต้องระมัดระวังในการสร้างสูตรเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด ฟังก์ชันทางเลือกของ Excel สามารถทำงานเดียวกันได้โดยมีความเสี่ยงน้อยกว่าที่จะเกิดข้อผิดพลาด เรียนรู้พื้นฐานของคำสั่ง IF ที่ซ้อนกันใน Excel และทางเลือกอื่นๆ เพื่อค้นหาแนวทางที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการของคุณ

ฟังก์ชัน IF ใน Excel บอกว่า "ถ้านี่เป็นความจริง ให้คืนค่า x แต่ถ้าไม่ใช่ ให้คืนค่า y" ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังตรวจสอบดูว่าแผนกต่างๆ ในธุรกิจของคุณหรือไม่ ต่ำกว่าหรือเกินงบประมาณ คุณสามารถเปรียบเทียบรายจ่ายกับงบประมาณโดยใช้ฟังก์ชันและให้ส่งคืน "เกินงบประมาณ" หากแผนกใช้มากเกินไปหรือ "อยู่ในงบประมาณ" หาก ไม่ได้ โดยทั่วไป คุณใช้ตัวดำเนินการเปรียบเทียบเพื่อสร้างคำสั่งของคุณ เช่น:

• = (เท่ากับ)

• (มากกว่า)

• = (มากกว่าหรือเท่ากับ)

• < (เล็กกว่า)
• <= (น้อยกว่าหรือเท่ากับ)
• <> (ไม่เท่ากับ)

การทำความเข้าใจไวยากรณ์ของคำสั่ง Excel IF เป็นขั้นตอนสำคัญในการเรียนรู้การใช้อย่างถูกต้อง รูปแบบของฟังก์ชันคือ IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false]) โดยที่วงเล็บเหลี่ยมระบุว่าอาร์กิวเมนต์สุดท้ายนี้เป็นทางเลือก สิ่งเหล่านี้ง่ายต่อการตีความ: The logic_test หมายถึงข้อความที่คุณต้องการทดสอบ value_if_true คือจุดที่คุณต้องการให้ Excel แสดงว่าการทดสอบนั้นเป็นจริงหรือไม่ และ [value_if_false] เป็นจุดตัวเลือกสำหรับสิ่งที่คุณต้องการให้ Excel แสดงหากการทดสอบเป็นเท็จ

นี้เพียงพอสำหรับคุณที่จะใช้สูตร Excel สำหรับคำสั่ง if-then ซึ่งสามารถแสดงให้เห็นได้โดยใช้ตัวอย่าง "เกินงบประมาณ/ภายในงบประมาณ" จากก่อนหน้านี้ ลองนึกภาพคุณมีจำนวนเงินที่แผนกต่างๆ ใช้ไปในคอลัมน์ B และจำนวนเงินที่จัดทำงบประมาณในคอลัมน์ C โดยมีค่าเริ่มต้นที่แถวที่สอง ในเซลล์ D2 คุณจะต้องพิมพ์ =IF(B2>C2, "เกินงบ", "อยู่ในงบ") เพื่อส่งคืนผลลัพธ์ที่คุณต้องการ (โดยสังเกตว่าคุณต้องใช้เครื่องหมายอัญประกาศเพื่อส่งคืนข้อความภายใน) ส่วนแรกบอกว่า "ถ้าค่าใน B2 มากกว่าค่าใน C2" (ถ้ารายจ่ายมากกว่างบประมาณ) ส่วนที่สองบอกว่า "แล้วส่งคืนข้อความ เกินงบประมาณ และส่วนที่สามบอกว่า "ถ้าไม่ใช่ก็กลับ ภายในงบประมาณ."

การใช้เครื่องมือคำสั่ง Excel IF ให้เกิดประโยชน์สูงสุดหมายความว่าคุณสามารถรวมคำสั่ง IF หลายรายการได้เมื่อคุณมีงานที่เหมาะสม คุณสามารถรวมคำสั่ง IF ที่สองไว้ในคำสั่ง IF เดิมของคุณ และคุณสามารถรวมคำสั่ง IF อื่นภายในคำสั่ง IF ต่อไปได้ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณต้องการจัดหมวดหมู่บางสิ่งให้เป็นกลุ่มใดกลุ่มหนึ่งโดยใช้สูตรเดียว ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้คำสั่ง IF ที่ซ้อนกันเพื่อแปลงคะแนนที่นักเรียนทำการทดสอบให้เป็นเกรดได้

หากต้องการใช้คำสั่ง IF หลายรายการอย่างถูกต้อง ให้คิดถึงตรรกะของสิ่งที่คุณขอให้ Excel ทำ โดยพื้นฐานแล้ว หลังจากเงื่อนไขของคุณ (อาร์กิวเมนต์แรกในฟังก์ชัน) คุณสามารถเพิ่มคำสั่ง IF อื่นลงใน value_if_true หรือ value_if_false ช่องว่างเพื่อบอก Excel ว่าต้องทำอะไรต่อไป คิดว่านี่เป็นการทำให้ Excel ตรวจสอบเซลล์กับเกณฑ์ที่สองหากเซลล์ที่เป็นปัญหาไม่ ตรงตามเกณฑ์แรก (หรือจริง ๆ แล้วถ้าตรงตามเกณฑ์แรก) และคุณสามารถดำเนินการตามขั้นตอนนี้ต่อไปได้นาน เวลา. กล่าวอีกนัยหนึ่งคุณกำลังเปลี่ยน "ถ้านี่แล้วนั่น" เป็น "ถ้านี่ และ นี่ แล้วก็อันนั้น" หรือ "ถ้าไม่ใช่นี่แต่นี่ อันนั้น"

ลองนึกภาพว่าคุณได้ทำการทดสอบกับนักเรียนโดยได้คะแนน 85 เปอร์เซ็นต์ขึ้นไปเป็น A ระหว่าง 70 ถึง 85 เปอร์เซ็นต์ คือ B ระหว่าง 55 ถึง 70 เปอร์เซ็นต์คือ C ระหว่าง 40 เปอร์เซ็นต์ถึง 55 เปอร์เซ็นต์คือ D และอะไรที่ต่ำกว่าคือ a ล้มเหลว. คะแนนอยู่ในคอลัมน์ B จากแถวที่ 2 ถึงแถวที่ 11 คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน Excel IF ที่สร้างขึ้นอย่างระมัดระวังโดยมีเงื่อนไขหลายข้อเพื่อจัดหมวดหมู่คะแนนของนักเรียน

ส่วนแรกนั้นง่าย (สำหรับคะแนนใน B2 ในตัวอย่างนี้): =IF(B2>=85, "A") บอกให้ Excel ส่งคืน A หากนักเรียนได้คะแนน 85 ขึ้นไป การซ้อนทำให้คุณสามารถเพิ่มเกรดอื่นๆ โดยใช้อาร์กิวเมนต์ที่สาม (จะทำอย่างไรถ้าเงื่อนไขเป็นเท็จ) เพื่อเพิ่มเงื่อนไขเพิ่มเติม: =IF(B2>=85, "A", IF(B2>=70, "B"))ซึ่งบอกให้ Excel ส่งคืน A สำหรับคะแนน 85 หรือสูงกว่า แต่ถ้าไม่ใช่ ให้ส่งคืน B หากคะแนนมากกว่า 70 ดำเนินการต่อในลักษณะนี้เพื่อกรอกสูตร โดยใช้อาร์กิวเมนต์ที่สามสำหรับคำสั่ง IF ใหม่ทุกครั้ง: =IF(B2>=85, "A", IF(B2>=70, "B",IF(B2>=55, "C", IF(B2>=40, "D", "Fail")) ))

มันดูซับซ้อน ดังนั้นการแตกสลายควรประสานความคิด อาร์กิวเมนต์สองข้อแรกกล่าวว่า "ถ้าคะแนนใน B2 เท่ากับ 85 หรือมากกว่า นักเรียนจะได้ A" และข้อที่สามกล่าวว่า "มิฉะนั้น ให้ตรวจสอบเงื่อนไขต่อไปนี้" ดิ IF ที่สองนำไปสู่ข้อความนี้ "(สำหรับนักเรียนที่ให้คะแนนน้อยกว่า 85) ถ้าคะแนนใน B2 เท่ากับ 70 ขึ้นไป นักเรียนจะได้ B และถ้าไม่ตรวจสอบ เงื่อนไขต่อไปนี้" IF ที่สามกล่าวว่า "(สำหรับนักเรียนที่คะแนนน้อยกว่า 70) ถ้าคะแนนใน B2 เท่ากับ 55 หรือสูงกว่า นักเรียนได้คะแนน C และถ้าไม่ใช่ให้ตรวจสอบ เงื่อนไขต่อไปนี้” และข้อที่สี่ว่า “(สำหรับนักเรียนที่คะแนนน้อยกว่า 55) ถ้าคะแนนใน B2 มากกว่า 40 นักเรียนจะได้ D ถ้าไม่ นักเรียน ล้มเหลว"

หากคุณป้อนสูตรสำหรับคำสั่ง IF อย่างถูกต้อง มันจะส่งคืนหนึ่งในตัวเลือกที่คุณกำหนดให้กับ Excel อย่างไรก็ตาม หากคุณทำผิดพลาด สูตรอาจส่งคืน a 0 หรือ #ชื่อ? ในเซลล์ที่มีสูตรของคุณ

NS 0 ข้อผิดพลาดหมายความว่าทั้ง value_if_true หรือ value_if_false อาร์กิวเมนต์ว่างเปล่า แก้ไขปัญหานี้โดยตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการป้อนค่าในอาร์กิวเมนต์ทั้งสองหรืออย่างน้อยใน value_if_true การโต้แย้ง. ดิ value_if_false อาร์กิวเมนต์สามารถลบออกได้อย่างสมบูรณ์ และจะส่งกลับ FALSE ถ้าคุณไม่ใส่เครื่องหมายจุลภาคที่สองต่อจาก value_if_true สนาม.

NS #ชื่อ? error บอกคุณว่าคุณอาจสะกดผิดหรือพิมพ์ผิดบางอย่างในสูตร วิธีนี้อาจแก้ไขได้ยากกว่าเล็กน้อย เนื่องจากอาจเป็นส่วนใดก็ได้ของสูตร แต่คำแนะนำที่ดีที่สุดคือตรวจสอบทุกอย่างอีกครั้งหรือเขียนสูตรอีกครั้ง

ตัวอย่างก่อนหน้า สูตรฟังก์ชัน IF ที่ซ้อนกันนั้นค่อนข้างยาว ซึ่งเป็นหนึ่งในข้อเสียที่สำคัญของการใช้คำสั่ง IF หลายรายการใน Excel สิ่งเหล่านี้อาจซับซ้อนและง่ายต่อการทำผิดพลาดเพราะคุณต้องปฏิบัติตามตรรกะอย่างระมัดระวังเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างทำงานในลักษณะที่คุณตั้งใจ Microsoft ชี้ให้เห็นว่าสูตรที่ซ้อนกันอย่างไม่ถูกต้องอาจส่งกลับผลลัพธ์ที่ถูกต้องเป็นส่วนใหญ่ แต่ให้ผลลัพธ์ที่ไม่ถูกต้องในบางครั้ง สิ่งเหล่านี้ยากที่จะมองเห็น

การไม่วางเงื่อนไขในลำดับที่ถูกต้องถือเป็นความผิดพลาดทั่วไป ในตัวอย่างการทดสอบให้คะแนน หากคุณเริ่มต้นด้วยคะแนนที่ต่ำกว่า =IF(B2>=40, "ด", …" และดำเนินการรายชื่อคนอื่นๆ ตามลำดับจากน้อยไปมาก แม้แต่คะแนน 100 ก็ยังให้ D กลับมา นี่เป็นเพราะเงื่อนไขแรกจะถูกตรวจสอบก่อน ดังนั้นหากคุณเริ่มต้นด้วย "ถ้าเซลล์ B2 เป็น 40 หรือสูงกว่า ให้คืนค่า a D" จะจัดเกรด 40 ขึ้นไปเป็น D โดยไม่ตรวจอย่างอื่นเลยเพราะเข้ารอบแรก สภาพ. นี่เป็นตัวอย่างที่ดีว่าทำไมคุณจึงต้องทำตามตรรกะของสูตรของคุณ

คุณต้องแน่ใจว่าคุณเพิ่มจำนวนวงเล็บที่ถูกต้องที่ส่วนท้ายของคำสั่ง IF หลายรายการเพื่อปิดสูตรอย่างเหมาะสม Excel ช่วยคุณได้ด้วยการประสานงานสีและเน้นวงเล็บในขณะที่คุณทำงาน

ในทางเทคนิค คุณสามารถซ้อนฟังก์ชัน IF ได้ถึง 64 ฟังก์ชันในสูตรเดียว แต่ Microsoft ไม่แนะนำให้ใช้ฟังก์ชันนี้ด้วยเหตุผลข้างต้น สิ่งต่างๆ ซับซ้อนขึ้นอย่างรวดเร็ว และเป็นไปได้ว่า หากคุณกำลังพยายามซ้อนคำสั่ง IF มากกว่า 10 รายการ อาจมีเครื่องมือที่ดีกว่าสำหรับงานที่รวมอยู่ใน Excel แล้ว

ทางเลือกที่สะดวกที่สุดสำหรับฟังก์ชัน IF คือฟังก์ชัน IFS ซึ่งเป็นเวอร์ชันของ ฟังก์ชันที่ทำงานเหมือนกับการซ้อนในฟังก์ชันเดียวและสามารถรองรับได้ถึง127 เงื่อนไข. ฟังก์ชัน IFS มีไวยากรณ์ที่ง่ายกว่า: =IFS(logical_test1, value_if_true1, [logical_test2, value_if_true2], [logical_test3, value_if_true3]…) และอื่นๆ โดยพื้นฐานแล้ว การทำงานนี้เหมือนกับคำสั่ง IF ที่ซ้อนกัน ยกเว้นคำสั่ง IF ที่ตามมาจะใช้พื้นที่ว่างหลัง "value if true" โดยไม่จำเป็นต้องเรียกใช้ฟังก์ชันอีกครั้ง

สูตรในตัวอย่างเกรดทดสอบสามารถเขียนได้ง่ายกว่ามากด้วยฟังก์ชัน IFS แทน:

=IF(B2>=85, "A", IF(B2>=70, "B",IF(B2>=55, "C", IF(B2>=40, "D", "Fail")) ))

เพียงแค่เขียน

=IFS(B2>=85, "A", B2>=70, "B", B2>=55, "C", B2>=40, "D", TRUE, "Fail")

ดิ จริง ในจุดก่อนหน้าล่าสุดพูดว่า "ถ้าไม่พบค่าอื่นใดให้คืนค่าถัดไป"

ฟีเจอร์นี้พร้อมใช้งานใน Excel 2019 หรือ Excel for Office 365 เท่านั้น

ฟังก์ชัน VLOOKUP ใน Excel มักจะเป็นทางเลือกที่ง่ายกว่าสำหรับคำสั่ง IF หลายคำสั่ง และพร้อมใช้งานใน Excel เวอร์ชันใดก็ได้ตั้งแต่ปี 2007 เป็นต้นไป ไม่เหมาะสำหรับทุกสถานการณ์เนื่องจากอาจส่งคืนผลลัพธ์สำหรับการจับคู่แบบตรงทั้งหมดหรือสำหรับ ใกล้เคียงที่สุด จึงไม่สามารถนำมาใช้สำหรับเกรดเหมือนตัวอย่างที่แล้ว อย่างไรก็ตาม ในหลาย ๆ สถานการณ์ สามารถช่วยคุณประหยัดเวลาในการเขียนสูตรได้มาก แม้ว่าคุณจะต้องสร้างตารางที่มีค่าที่เป็นไปได้ในหนึ่งเดียว คอลัมน์ เช่น ผลิตภัณฑ์ที่ร้านค้าของคุณขาย และสิ่งที่คุณต้องการให้ฟังก์ชันส่งคืน เช่น ราคาของผลิตภัณฑ์ ในคอลัมน์อื่น ตัวอย่าง.

ไวยากรณ์สำหรับ VLOOKUP คือ =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) และการเรียนรู้องค์ประกอบแต่ละอย่างจะแสดงวิธีใช้งาน ดิ lookup_value อาร์กิวเมนต์คือค่าที่คุณต้องการตรวจสอบ ซึ่งจะต้องเป็นเซลล์ในคอลัมน์เดียวกับจุดเริ่มต้นของตารางที่คุณต้องการตรวจสอบ ไม่ว่าจะด้านบนหรือด้านล่าง ดิ table_array คือช่วงของเซลล์ที่มีตารางข้อมูลของคุณ เช่น ผลิตภัณฑ์และราคาที่เกี่ยวข้อง และ col_index_num คือคอลัมน์ที่คุณต้องการให้ Excel ค้นหาเพื่อค้นหาค่าที่จะส่งคืนด้วย 1 ระบุคอลัมน์ซ้ายสุด 2 ระบุอันถัดไปเป็นต้น ในที่สุด, [range_lookup] เป็นทางเลือก แต่ป้อน "TRUE" ถ้าคุณต้องการให้ Excel สร้างคำตอบจากค่าที่ใกล้เคียงที่สุดหรือ "FALSE" หากคุณต้องการเพียงการจับคู่แบบตรงทั้งหมด