Lägg till en titel överst i kalkylarket. Detta hjälper dig att komma ihåg vilken information som finns i en viss adressbok. Du kan behöva skapa olika adressböcker för olika ändamål – till exempel en för medlemmar i en bokklubb och en för familjemedlemmar. Att ha en tydlig titel hjälper dig att hålla allt organiserat. Gör rubriken fet och öka storleken på teckensnittet med hjälp av verktygen i det övre verktygsfältet.
Hoppa över ett par rader efter rubriken och ange rubriker för kolumnerna i adressboken. Följande kolumnrubriker kommer att vara till stor hjälp: Namn, adress, stad, stat, postnummer, telefonnummer, faxnummer och e-postadress. Skriv in dessa rubriker i kolumn A till H, respektive. Det är mycket viktigt att varje post läggs in i en separat kolumn.
Centrera och feta kolumnrubrikerna. För att göra detta, klicka på radnumret till vänster om raden med rubriker. Detta kommer att markera, eller markera, hela raden. Och använd sedan de fetstilta och centrerade verktygen i det övre verktygsfältet.
Ange kontaktinformationen i varje kolumn. Information för varje kontakt ska anges på en separat rad. Beroende på hur många kontakter du har kan detta ta lite tid. Men kom ihåg att du bara behöver göra detta en gång. I framtiden behöver du bara lägga till nya kontakter och uppdatera information. Om du inte har vissa uppgifter för vissa kontakter, lämna cellen tom. Kom ihåg att använda de tvåbokstavsstatliga förkortningar som posten kräver.
Formatera texten i postnummerkolumnen för att få alla postnummer att se likadana ut. Markera all text i kolumnen, förutom kolumnrubriken. Högerklicka på de markerade cellerna och välj "Formatera celler". Klicka på fliken "Nummer" och klicka sedan på "Special" i rutan "Kategori". Klicka på "Postnummer" eller "Postnummer+4" i rutan "Typ". Klicka på "OK". Detta kommer att få alla postnummer att se likadana ut.
Formatera texten i kolumnen Telefonnummer så att alla telefonnummer i kolumnen ser likadana ut. Markera texten i kolumnen Telefonnummer, förutom kolumnrubriken. Högerklicka på den och välj "Formatera celler". På fliken "Nummer", välj "Special" från rutan "Kategori". Klicka på "Telefonnummer" i rutan "Typ". Klicka på "OK".
