Steg-för-steg-instruktioner för att skapa ett Excel-kalkylblad

När du arbetar med data kan kalkylblad vara ett praktiskt sätt att organisera allt i ett lättförståeligt format. Kalkylblad är idealiska för att sätta budgetar, spåra framsteg i projekt och planering. Under den förteknologiska eran använde företag pappersbaserade reskontra för att spåra dessa saker, men nu är Microsoft Excel det bästa verktyget. Lyckligtvis är det relativt enkelt att skapa och uppdatera Excel-kalkylblad.

Ett kalkylblad har samma inställning oavsett om det är på papper eller din datorskärm. Du har rader som börjar överst och fortsätter under hela datatiden. Det finns även kolumner, som börjar på vänster sida av kalkylarket och fortsätter till höger så långt du behöver. Punkten där en rad möter en motsvarande kolumn kallas a cell.

I Microsoft Excel ges varje rad en siffra, medan varje kolumn har en brev. Så den första cellen är A1. Om du ger varje kolumn en rubrik, är den första raden reserverad för det ändamålet, vilket kräver att du matar in en rubrik för varje kolumn. Om du till exempel övervakar en budget, kan den första kolumnen vara produkterna, medan kolumn B är pengarna du spenderade och kolumn C, skatten du betalade, följt av totalpriset i kolumn D.

Har du Microsoft Office ingår Excel i paketet. Gå till din lista över program och välj Microsoft Excel från listan. Välj Fil och Ny för att öppna ett nytt kalkylblad med standardtiteln Bok 1. Längst ner på skärmen finns en flik som läser Blad 1.

Precis som med Microsoft Word har du ett band längst upp på skärmen som låter dig anpassa dokumentet och formatera cellerna. Under Hem, kan du fet text eller ändra teckensnittstyp och storlek. Du kan också ändra textjustering inom varje cell till vänsterjusterad, högerjusterad eller centrerad.

En sak som kan vara förvirrande initialt är terminologin. Varje nytt dokument du öppnar i Excel kallas en arbetsbok. Inom varje arbetsbok skapar du ett kalkylblad som du ser som en flik längst ned på skärmen. Som standard heter ett nytt kalkylblad Sheet1, men du kan högerklicka på det och välja Döp om för att ge det det namn du vill ha.

För att skapa ett nytt kalkylblad, klicka på + symbol bredvid kalkylbladsfliken längst ner på skärmen. Du kan infoga ett kalkylblad mellan två du redan har skapat genom att högerklicka på en flik och välja Infoga ark. Du kan flytta runt ark genom att klicka på önskad flik och dra den till höger eller vänster om där den för närvarande är placerad.

En av de mest användbara funktionerna i ett Excel-kalkylblad är dess Autosumma funktion. För att se hur den här formeln fungerar, skriv en serie siffror i en kolumn och klicka sedan på den tomma cellen under den sista siffran. Klicka på bandet Formler och Autosumma. Du kommer att se formeln för autosumman som popup upp i den sista rutan – till exempel, =SUMMA(A1:A4). När du klickar Stiga på, summerar formeln raderna ovanför den och anger summan i rutan som innehåller formeln.

Du kan också skriva dina egna formler. När du blir mer bekväm med den här funktionen kan du utöka vad du kan göra i applikationen. I AutoSum-formeln =SUMMA(A1:A4), till exempel leder formeln Excel att summera objekten på raderna A1 till A4.

När du börjar arbeta med större mängder data kommer du att känna ett ökande behov av att hantera allt mer effektivt. A pivottabell är inbyggt i Excel som ett sätt att enkelt organisera information. Istället för att manuellt sortera igenom rader och rader med information kan du ställa in saker för att snabbt komma till den data du behöver.

Med en pivottabell omorganiserar du inte Excel-arket eller ändrar data i det. Istället vänder du informationen på ett annat sätt – därav namnet "pivot" – för att se på det från ett annat håll. Du kan antingen mata in informationen manuellt eller låta Excel göra jobbet åt dig.

Om du vill skapa en pivottabell för ditt Excel-ark är det enklaste sättet att låta Microsoft rekommendera en åt dig. Under Föra inklickar du på rullgardinspilen bredvid Tabeller och välj Rekommendera pivottabeller. Vid den tidpunkten presenterar Microsoft dig med flera alternativ för att organisera dina data.

Om du känner dig äventyrlig kan du skapa din egen pivottabell baserat på den data du har angett. Under Föra in, gå till rullgardinsmenyn bredvid Tabeller och välj Pivottabell. Du kan välja att antingen infoga din pivottabell i det befintliga kalkylbladet eller starta ett nytt kalkylblad med informationen. När du har valt Stiga på, kommer du att kunna börja bygga din rapport.

En annan användbar Excel-funktion är instrumentbräda, som kan spåra din data på ett ställe. När företag trendar mot datadrivet beslutsfattande blir denna typ av lättillgänglig information viktig. Det bästa sättet att säkerställa framgång när du bygger en instrumentpanel är först att planera vad du hoppas få genom att göra det. De mätvärden du behöver samla in bör listas långt innan du börjar bygga.

När du är redo att börja importera din data till Excel om den inte redan finns där. Öppna sedan en ny arbetsbok och ställ in ett eller två extra kalkylblad genom att lägga till flikar längst ned. De extra bladen är där du gömmer din extra data. Lägg sedan till ett Gantt-diagram genom att välja Föra in, Diagram och det andra alternativet. För att infoga dina data, högerklicka på diagrammet och välj Välj Data.

Bland de många affärsanvändningarna för Excel är att skapa scheman. Om du driver ett företag med deltidsanställda som följer ett veckoschema kan Excel vara användbart. Efter en kort Excel-handledning kan du börja skapa ett schema för ditt team.

För att skapa ett schema, öppna Excel och skriv in Scheman in i Sök i alla mallar rutan i det övre högra hörnet. Välj den mall som bäst passar det du försöker göra. I det här fallet är det troligt heller Skiftschema för anställda eller Veckovis medarbetarskift schema. Väl där kan du skriva över de fiktiva namnen med dina egna medarbetarnamn, lägga till rader och ta bort rubriker så att du kan ändra tiderna som anges.

Makron är ett praktiskt Microsoft-verktyg som låter dig spara tidskrävande steg genom att ange enkla kommandon för mer komplicerade uppgifter som du utför varje dag. Det är förvånansvärt enkelt att skapa och använda makron, särskilt när du väl får kläm på det. Först måste du lägga till Utvecklare fliken genom att välja Excel > Inställningar > Band & verktygsfält. Kolla Utvecklare ruta i listan till höger och spara ändringen.

För att göra ett makro, välj Spela in makro på Utvecklare flik. Namnge makrot, mata in kortkommandot du vill peka på åtgärden och tryck OK. Utför omedelbart den åtgärd du vill spela in och tryck sedan på Stoppa inspelning i Utvecklare flik. Varje gång du vill utföra den åtgärden trycker du bara på nyckelordssekvensen du angav när du spelade in makrot.

Långa listor med nummer kan vara tråkiga. Du kan piffa upp alla Excel-kalkylblad genom att lägga till visuella element. Ett cirkeldiagram är ett utmärkt sätt att visa procentsatser, där varje del av kakan representerar ett segment av informationen du förmedlar.

För att skapa ett cirkeldiagram måste du först ha data i ett kalkylblad. Om du tillfrågade 100 personer, gör en lista i en kolumn med svaren och antalet personer som väljer varje svar i kolumnen direkt bredvid. Välj den information du vill ska ingå i cirkeldiagrammet och välj Föra in på menyraden och Paj. Välj sedan den stil du föredrar.

Ett stapeldiagram är bättre för att visa hur något har förändrats över tid eller för att jämföra olika objekt med varandra. Om du till exempel har undersökt en stor grupp människor om de ämnen de är mest intresserade av, kan du använda ett stapeldiagram för att visa hur män och kvinnor svarade för varje ämnesområde.

När du har skrivit in informationen i ett Excel-ark väljer du de data du vill inkludera och väljer Föra in > Diagram > Bar från menyraden. Informationen visas automatiskt som ett stapeldiagram. Du kan ändra layouten för det nya stapeldiagrammet i menyfliksområdet högst upp på skärmen, inklusive att lägga till diagramelement, snabbt justera layouten och ändra färgerna som används för att illustrera din data.

Många företag tycker att ett Excel-kalkylblad är ett praktiskt verktyg för att organisera och hantera stora e-postlistor. Även om det finns mer komplexa databasappar för företag som har svårhanterliga e-postlistor, kan Excel fungera utmärkt för företag som fortfarande bygger och utvecklar en kunddatabas. Det kan också vara ett snabbt och smärtfritt sätt att göra adressetiketter av en liten lista med namn som du har hämtat online eller från svar på en kampanj.

Innan du kan skapa adressetiketter måste du först bygga upp e-postlistan på ett sätt som enkelt kan göras till adresser. Men om du vill skriva ut etiketter måste du gå till Microsoft Word och välja vilken typ av utskick du vill göra från Starta sammanfogning rullgardinsmenyn under Utskick. Om du vill använda listan du har satt upp i Excel klickar du på rullgardinsmenyn bredvid Välj Mottagare och välj Använd en befintlig lista. Anslut sedan ditt Excel-dokument.

Ingen självstudiekurs i Excel skulle vara komplett utan att granska hur du skriver ut dokumentet du har skapat. Att skriva ut i Excel kan vara lite knepigt, kräver ett par extra steg om du vill ha rutnät eller om du behöver styra den del av dokumentet du vill skriva ut. Eftersom en arbetsbok kan innehålla flera kalkylblad måste du också se till att du bara skriver ut de ark du behöver.

Innan du skriver ut, välj de kalkylblad du vill skriva ut. Om du vill skriva ut flera ark håller du ned knappen Flytta tangenten medan du klickar på flikarna. Välja Fil > Skriva ut > Visa detaljer. Här kan du välja om du vill skriva ut aktiva ark eller hela arbetsboken, samt välja orientering. Om du vill skriva ut rutnät eller rubriker måste du dock ange det innan du väljer Fil > Skriva ut genom att välja Bladalternativ under Sidlayout fliken och markera rutorna för att skriva ut dessa objekt.