Outlooks uppgifter hjälper dig att hantera dina viktiga att-göra-listor.
Bildkredit: Andreas Rodriguez/iStock/Getty Images
Du kan integrera David Allens Getting Things Done-metod med Microsoft Outlook 2013 genom att använda kategorier, uppföljningsflaggor och prioriteringar. Även om du manuellt kan konfigurera Outlook på din PC för att implementera GTD-metoden, erbjuder flera Outlook-tillägg avancerade GTD-integreringsverktyg. Du kan skapa uppgifter direkt från dina andra Outlook-objekt, som e-post och möten, och sedan tilldela dem till projekt och åtgärdslistor för att hjälpa dig att bearbeta din inkorg mer effektivt.
Manuell konfigurering av Outlook för GTD
Steg 1
Ange vart och ett av dina projekt i Outlook som kategorier så att du kan associera objekt med specifika projekt. Högerklicka på ett e-postmeddelande, ett möte eller en uppgift, klicka på "Kategorisera" och sedan på "Alla kategorier." Klicka på knappen "Ny...". Lägg till varje projektnamn och tilldela en färg.
Dagens video
Steg 2
Konvertera andra Outlook-objekt till uppgifter när de kommer till din kännedom. Du kan till exempel konvertera ett e-postmeddelande till en uppgift. Dra och släpp ett möte, e-postmeddelande, kontakt eller en anteckning över "Uppgifter" i navigeringsrutan för att automatiskt skapa en ny uppgift från objektets innehåll.
Steg 3
Tilldela flaggor och prioriteringar till dina uppgifter. Öppna en uppgift och klicka sedan på kommandona i gruppen Uppföljning på menyfliksområdet Hem i Uppgifter för att lägga till en flagga. Klicka på knappen "Prioritet" i gruppen Taggar för att markera ett objekt som "Hög betydelse". Du kan använda den här indikatorn för att markera dina åtgärder enligt GTD-metoden.
Steg 4
Se din uppgiftslista efter projekt, datum eller betydelse. Klicka på "Tasks" i navigeringsfönstret. Klicka på fliken "Visa". Välj bland de tillgängliga visningsalternativen i rullgardinsmenyn i gruppen Arrangemang. Välj till exempel "Kategorier" för att ordna dina uppgifter efter projekt, "Startdatum" eller "Förfallodatum" för att ordna dina uppgifter efter datum, eller "Prioritet" för att ordna dina uppgifter efter prioritet.
Använda NetCentrics GTD Outlook-tillägget
Steg 1
Ladda ner och installera den kostnadsfria testversionen av Getting Things Done Outlook-tillägget av NetCentrics. Detta tillägg är utformat för att förenkla din förmåga att bearbeta Outlook-objekt enligt David Allens metodik.
Steg 2
Välj bland nyckelåtgärderna i NetCentrics verktygsfält för att bearbeta dina Outlook-objekt till uppgifter. Välj till exempel en av dessa åtgärder från gruppen Getting Things Done på menyfliksområdet Hem: "Action", "Next Action", "Delegate", "Defer" eller "Någon dag." När du väljer ett av dessa kommandon från ett postförsändelse arkiveras en uppgift i dess respektive mapp och åtgärden tilldelas uppgift.
Steg 3
Hantera alla dina pågående projekt med Project Central. Klicka på knappen "Project Central" i gruppen Getting Things Done på menyfliksområdet Hem. Du kan använda det här fönstret för att hjälpa dig att organisera uppgifter i specifika projekt.
Steg 4
Skapa en projektrapport. Klicka på menyknappen "Projekt" i Project Central och klicka sedan på "Skapa rapport..." Välj de alternativ som ska inkluderas i din rapport. Välj till exempel "Förfallodatum" från rullgardinsmenyn Sortera uppgifter efter. Klicka på "OK" för att skapa din rapport. Klicka på knappen Skriv ut för att skriva ut din rapport -- den är märkt med en ikon som liknar en skrivare.
Använda TaskCracker för Outlook-tillägget
Steg 1
Ladda ner och installera den kostnadsfria 30-dagars testversionen av TaskCracker för Outlook. TaskCracker hjälper dig att organisera dina Outlook-objekt med hjälp av en visuell representation av dina uppgifter och projekt med ett dra-och-släpp-gränssnitt.
Steg 2
Klicka på kommandot "Öppna TaskCracker" i gruppen Öppna i TaskCracker-bandet. Alternativt kan du klicka på "TaskCracker" längst ner i mappen till vänster.
Steg 3
Organisera dina uppgifter baserat på prioritet. Klicka på en uppgift, dra den till en annan kvadrant inuti TaskCracker-skärmen och släpp den sedan för att tilldela uppgiften den prioritet. Du kan använda den här metoden för att snabbt tilldela åtgärder till din uppgiftslista utan att behöva öppna varje enskild uppgift.
