Skapa ett närvaroark i Microsoft Excel för att spåra namn varje dag i skolan, dagis, klubbmöten eller affärsmöten. Excel 2013 kommer med filter som kan sortera namn alfabetiskt och jämnt ändra en lista som börjar med förnamn till en lista som sätter efternamn först.
Ordna namn i alfabetisk ordning
Steg 1: Ange deltagarnas namn
Bildkredit: Skärmdump med tillstånd av Microsoft.
Ange en lista över deltagare i den första kolumnen i ett nytt Excel-kalkylblad som börjar i cellen A3.
Dagens video
Steg 2: Skriv två namn med efternamnet först
Bildkredit: Skärmdump med tillstånd av Microsoft.
Skriv om förnamnet med efternamnet först om så önskas, i cell B3. Skriv om det andra namnet i samma ordning i cellen B4.
Steg 3: Använd Flash Fill
Bildkredit: Skärmdump med tillstånd av Microsoft.
Markera celler B3 och B4 genom att dra markören över dem och klicka sedan på Hem flik. Klicka på Fylla ikonen i redigeringssektionen på menyfliksområdet och välj Flash Fyll från rullgardinsmenyn. Excel fyller automatiskt resten av kolumn B med namnen, var och en med efternamnet först. Högerklicka på
A rubriken i den första kolumnen och välj Radera.Steg 4: Sortera namnen alfabetiskt
Bildkredit: Skärmdump med tillstånd av Microsoft.
Markera alla namn nu i kolumn A. Klicka på Data menyn och klicka sedan på A-till-Ö sortering ikon. Alla namn visas nu i alfabetisk ordning baserat på efternamnen.
Lägga till en titel och dagar
Steg 1: Skriv in texten
Bildkredit: Skärmdump med tillstånd av Microsoft.
Skriv en titel för närvarorapporten i cellen A1. I cell A2, typ namn. I de återstående cellerna på rad 2 skriver du in de dagar du vill spåra närvaro, till exempel måndag till fredag.
Steg 2: Slå samman titelcellerna
Bildkredit: Skärmdump med tillstånd av Microsoft.
Dra markören från cellen A1 till cellen som är ovanför den senaste dagen du angav, vilket är cell F1 i vårt exempel. Högerklicka på de markerade cellerna och välj Formatera celler. Klicka på Inriktning fliken och klicka sedan på Sammanfoga celler kryssruta.
Formatera arket
Steg 1: Byt till sidlayoutvy
Bildkredit: Skärmdump med tillstånd av Microsoft.
Klicka på Se fliken och klicka sedan på Sidlayout ikon. Du kan nu se hur kalkylbladet kommer att se ut på en sida i bokstavsstorlek. Om du spårar en hel månads närvaro, ändra pappersriktningen genom att klicka på Sidlayout fliken, välja Orientering och klickar Landskap.
Steg 2: Färglägg titelcellerna
Bildkredit: Skärmdump med tillstånd av Microsoft.
Dra markörerna över cellerna som innehåller innehåll i de två första raderna. Klicka på Hem fliken och klicka sedan på Fylla ikon. Välj vilken fyllningsfärg du önskar. Klicka på Fontfärg ikonen och välj en färg som kontrasterar bra med fyllningen, som vit på en mörk fyllningsfärg. Ändra Font och Textstorlek om så önskas och klicka på Djärv ikon. Markera namnen i listan och ändra deras Font, Textstorlek och Fontfärg som önskat.
Steg 3: Centrera texten
Bildkredit: Skärmdump med tillstånd av Microsoft.
Markera cellerna som innehåller innehåll i den första raden, klicka på Hem fliken och klicka sedan på Centerjustering ikon. Markera cellerna som innehåller datumen och lägg i dem Centerjustering också.
Steg 4: Lägg till gränser till cellerna
Bildkredit: Skärmdump med tillstånd av Microsoft.
Markera alla celler som innehåller namn och de tomma cellerna under varje datum. Under Hem fliken, klicka på Gräns ikonens Pil och klicka på Alla gränser ikon.
Steg 5: Skriv ut arket
Bildkredit: Skärmdump med tillstånd av Microsoft.
Klicka på Fil menyn och välj Skriva ut för att skriva ut närvarobladet. För att spara en kopia för att använda senare, klicka på Fil menyn, välj Spara och välj sedan en plats för att spara filen i Excel Workbooks XLSX-format.
