Hur man använder lönebeskedformatet i Excel

Excel är ett kraftfullt verktyg för företagare som hanterar ett brett utbud av data och hanterar många administrativa uppgifter. Att använda ett lönebeskedformat i Excel med formler som hanterar beräkningen av en anställds lön baserat på arbetade timmar, eventuell övertid och intjänade provisioner är en av de tidsbesparande tillämpningarna av programvaran. Excel har ingen standardmall för detta, men mallar finns tillgängliga online. Att hitta en mall som matchar din specifika situation är inte alltid lätt, så att lära sig hur man använder en mall och redigerar den för att passa dina behov är den bästa metoden.

Det första du behöver göra är att hitta en lönebeskedmall att ladda ner genom att söka efter Excel-mallar för lönebesked. Det spelar ingen roll om mallen inte är perfekt för dina behov, eftersom den kan redigeras och anpassas för ditt företag. Du kan hitta format som inkluderar eller exkluderar olika specifika fält. Du kan till exempel hitta mallar som inkluderar skatteberäkningar eller utesluter dem och mallar med eller utan bonus.

Se mallen som en startpunkt för ditt företags lönebesked snarare än en färdig produkt. Till exempel, om din valda mall innehåller ett fält för jobbroll men inte för avdelningen som din anställde arbetar på, kan du lägga till en rad för extra information. Du kan behöva lägga till en rad för anställdas pensionsutbetalningar.

Excels flexibilitet är till stor hjälp om ditt företag har unika krav på dina lönebesked eller om du inte hittar en mall som täcker allt du behöver.

Många lönebeskedmallar har avsnitt som krediterar webbplatsen som skapade mallen. Vissa webbplatsmallar innehåller en logotyp och hyperlänk till webbplatsen överst i mallen. Ta bort dessa och ersätt dem med ditt företags logotyp och webbadress och infoga ditt företagsnamn i det angivna utrymmet.

För det mesta innehåller ett lönebeskedformat i Excel med formler en grundläggande beräkning för slutlön, lägga till inkomster och dra av avdrag baserat på de värden som ingår i det aktuella fält. Det är dock värt att kontrollera att formlerna ger det resultat du vill ha innan du använder mallen för ditt företag. Det enklaste sättet att göra detta är att markera de olika cellerna och läsa formlerna i funktionsfälten för att förtydliga hur allting räknas ut.

Ett problem du kan stöta på är skatteberäkningen på lönebeskedmallar. Mallar lämnar ofta ett utrymme där du anger skattebeloppet direkt, och det dras sedan av från nettolönen i det sista steget. Skattebeloppet beror dock på inkomstbeloppet, så du kanske vill inkludera en formel för att beräkna detta automatiskt. Om en anställd till exempel är i en skatteklass på 20 procent skriver du ett likhetstecken i cellen för skattebeloppet (=) följt av cellreferensen för den totala beskattningsbara inkomsten och multiplicera sedan detta med 0,2 för 20 procent.

Om det beskattningsbara beloppet till exempel finns i cell D14 anger du =D14*0,2 att beräkna värdet för skatten automatiskt. Ändra decimalen om procenttalet är annorlunda (0,15 för 15 procent eller 0,35 för 35 procent, till exempel) och ändra cellreferensen efter behov.

I detta skede är du redo att förbereda en lönebesked för en anställd i MS Excel. Ange de specifika detaljerna i fälten på mallen, inklusive anställds namn, anställdsnummer, jobbroll och andra relevanta fält. Mallen gör detta enkelt eftersom den anger vilken information som måste finnas i varje fält. Du arbetar igenom det som om det vore någon annan form.