Microsoft Word är en viktig del av många av våra dagliga arbetsliv, men det betyder inte att vi alltid använder det för allt det är värt. Över tid, Microsoft har lagt till nya funktioner som gör Word mer robust, men du har inte alltid insikt i nya funktioner eller ens de användbara dolda verktygen.
Innehåll
- Spåra endast dina ändringar
- Utnyttja klippbordet bättre
- Infoga slumpmässig text för platshållare
- Spara och återanvänd text, bilder och mer
- Fånga och infoga skärmdumpar
För att förbättra ditt arbetsflöde när du använder Microsoft Word, här är fem knep som dramatiskt förbättrade min egen tid med applikationen. Genom åren har dessa sparat mig tid, minskat risken för fel och förbättrat min effektivitet när det gäller att använda Word.
Rekommenderade videor
Spåra endast dina ändringar
Om du samarbetar med andra i dina Word-dokument, kanske du är bekant med Spåra ändringar. Denna praktiska funktion låter dig se allas tillägg eller ändringar i dokumentet enkelt.
Relaterad
- ’Jag vill vara människa.’ Min intensiva, nervösa chatt med Microsofts AI-chatbot
- Microsoft fortsätter sin ogenerade omfamning av ChatGPT och AI
- Microsoft Surface-event 2022: Surface Pro 9, Surface Laptop 5 och mer
Med en uppdatering till Word i slutet av 2021, lade Microsoft till möjligheten att endast spåra dina ändringar. För de tillfällen då du inte behöver alla att hålla reda på sina och du bara vill se din egen, är det här en fantastisk funktion.
Steg 1: Öppna ditt Word-dokument och gå till Recension flik.
Steg 2: Klicka på Spårning rullgardinsmenyn.
Steg 3: Klicka sedan på Spåra ändringar pilen och välj Bara min.
Du kan sedan göra dina dokumentredigeringar, lägga till kommentarer och acceptera ändringar du gör själv utan att dina medarbetare är inblandade.
Utnyttja klippbordet bättre
Office Urklipp är en funktion som du kan använda i andra Office-program som Excel och Outlook förutom Word. Med den finns allt du kopierar kvar på urklippet tills du kopierar något annat.
Det som gör urklippet till ett så användbart verktyg är att du kan återanvända det som finns i dess historia upp till 24 objekt. Detta inkluderar text såväl som bilder. Dessutom fungerar det oavsett om du använder Redigera > Kopiera, högerklicka och Kopiera, eller den tangentbordsgenvägCtrl+ C.
För att se urklippet, gå till Hem fliken och klicka på startprogrammet för dialogrutan Urklipp. Det här är den lilla pilen i det nedre högra hörnet av urklippsdelen av bandet.
Du kommer att se åtgärdsfönstret Urklipp öppen på vänster sida med en lista över objekt som du har kopierat. Välj ett objekt för att klistra in det i ditt dokument. Du kan också klicka på pilen till höger om ett objekt och välja Klistra eller, för att ta bort den, välj Radera.
Överst i aktivitetsfönstret ser du ytterligare åtgärder för att Klistra in alla eller Rensa alla saker, som båda är bekväma.
Detta är en verklig tidsbesparing om du ofta använder kopiera-och-klistra-åtgärder i dina Word-dokument.
Infoga slumpmässig text för platshållare
Om du någonsin har behövt lägga tid på att skapa ett dokument utan text, kommer du att uppskatta detta nästa trick för Microsoft Word. Du kan skriva en enkel rad och Word kommer att infoga slumpmässig text åt dig. Detta är idealiskt för platshållare tills du har den text du behöver.
Det finns två sätt att lägga till denna text i ditt dokument.
Metod 1: För slumpmässig text, där P är antalet stycken och S är antalet meningar du vill ha, skriv följande:
=RAND(P, S)
Till exempel, =RAND(2,3) ger dig två stycken med tre meningar vardera.
Metod 2: För lorem ipsum (vanlig platshållartext), skriv kommandot nedan. Som RAND, använd siffror för antalet stycken (P) och meningar (S) du vill infoga.
=LOREM(P, S)
Så, =LOREM(4,2) ger dig fyra stycken som innehåller två meningar vardera.
Omedelbart när du skriver kommandot kommer texten att dyka upp i ditt dokument, redo att användas som platshållare i din Word mall eller dokument.
Spara och återanvänd text, bilder och mer
När du kan återanvända något när du skapar ett dokument, som urklippet ovan, är det en välkommen funktion.
Microsoft Word erbjuder snabbdelar och AutoText som fungerar på liknande sätt, så att du kan spara och återanvända text, bilder, tabeller, signatureroch andra föremål. Om du märker att du skriver eller infogar samma sak om och om igen, då är dessa verktyg för dig.
Steg 1: Välj texten, bilden eller annat element som du vill spara.
Steg 2: Gå till Föra in fliken och klicka på Snabbdelar rullgardinsmenyn.
- För att spara den som en snabbdel, välj Spara urval till Quick Part Gallery.
- För att spara den som autotext, flytta till Automatisk text och välj Spara markering i AutoText Gallery.
Steg 3: I popup-fönstret som visas kan du ge det ett meningsfullt namn, välja vilket galleri du vill spara det i, lägga till en kategori och fylla i andra detaljer som du vill.
Steg 4: Klick OK för att spara din post.
När du är redo att använda ditt sparade val placerar du markören i dokumentet där du vill ha den. Återgå till Föra in fliken, klicka på Snabbdelar rullgardinsmenyn och välj objektet. Den dyker sedan upp i ditt dokument på den plats du angav med markören.
Den huvudsakliga skillnader mellan Quick Parts och AutoText är att AutoText är en del av Quick Parts-funktionen och att de var och en har sitt eget galleri för sparade objekt.
Oavsett vilket du bestämmer dig för att använda, eller kanske båda, kommer du att uppskatta detta fantastiska sätt att spara tid och minska fel från att skriva om eller läsa samma innehåll.
Fånga och infoga skärmdumpar
Ytterligare ett produktivitetsknep för Word som är värt att nämna är skärmdumpsverktyget. Med den kan du snabbt och nästan enkelt infoga en skärmdump i ditt dokument. Du kan välja från ett annat öppet fönster på skrivbordet eller infoga en skärmdump av något du tar manuellt.
För att använda verktyget, gå till Föra in fliken och klicka på Skärmdump rullgardinsmenyn.
Överst i rutan ser du de andra öppna fönstren. Välj en för att poppa in den i ditt dokument och formatera eller redigera den sedan som vilken annan bild som helst i Word.
Alternativt kan du fånga en specifik del av din skärm eller ett annat fönster. Välj Skärmklippning. Du kommer att se din markör ändras till hårkors. Dra för att fånga den del du vill ha och släpp när du är klar. Urklippet kommer automatiskt att visas i ditt dokument som en statisk bild.
När du behöver skärmdumpar från din dator, kan du eliminera behovet av att öppna ett skärmdumpsverktyg, fånga det du behöver, storleksanpassa och spara det och sedan återgå till dokumentet för att infoga det. Använd bara Words inbyggda skärmdumpsverktyg.
Redaktörens rekommendationer
- Denna staplade, vertikala bildskärmsinställning revolutionerade mitt arbetsflöde
- 5 funktioner jag längtar efter att prova i Microsofts ChatGPT-drivna Edge Browser
- Microsoft kan lägga ChatGPT i Outlook, Word och PowerPoint
- Microsoft Edge har ett nytt knep för ökad prestanda
- Använder du Office? Din dator kan vara i fara på grund av denna Microsoft-ändring
