Hur man säkerhetskopierar e-post, kontakter och mer i Outlook

För många proffs är Microsoft Outlook centrum för deras arbetsflöde. Därför är det viktigt att se till att programmets filer – dina e-postposter, kontakter och kalendrar – säkerhetskopieras med jämna mellanrum till en säker plats. På samma sätt, om du flyttar till en ny dator, är det mycket lättare att ladda om en enda fil än att gå igenom den tråkiga processen att ställa in dina e-postkonton igen. Lyckligtvis gör Outlook det enkelt att manuellt säkerhetskopiera ditt konto och inställningar och att återimportera dem för enkel installation. Guiden nedan gäller Office 2010, Office 2013 och Office 2016.

Säkerhetskopierar dina filer

Steg 1: För att börja säkerhetskopiera dina filer i Outlook 2013 och 2016, klicka på Fil menyn och välj Öppna & exportera från menyn till vänster.

Steg 2: Klicka på Import Export knappen för att öppna guiden Importera och exportera, som också kommer att kasta dig ur det pekvänliga menysystemet - det är bäst att ha ett vanligt tangentbord och mus eller pekplatta för följande steg. Klicka på i Outlook 2010

Fil, Välj Alternativ, och klicka Avancerad.

Steg 3: Klick Exportera för att öppna guiden. Följande steg är identiska för alla tre versioner av Outlook.

Steg 4: Välj Exportera till en fil från åtgärdslistan och klicka Nästa, vilket kommer att resultera i två alternativ. Välj Outlook-datafil (.pst), och klicka Nästa igen. På nästa skärm väljer du vilka filer och mappar du vill säkerhetskopiera. För det mesta vill du skapa en fullständig säkerhetskopia av filerna för ett konto. För att göra detta klickar du helt enkelt på e-postadressen som är kopplad till kontot, det första objektet i listan, och klickar Nästa. Se till att Inkludera undermappar är markerad så att du fångar all information.

Steg 5: Om du vill ha större kontroll över vad som säkerhetskopieras, klicka på en enskild e-postmapp, avsnittet Kontakter eller Kalendrar eller något av de andra alternativen i listan. Som standard kommer alla mappar i en vald mapp också att säkerhetskopieras. För att inaktivera detta beteende, avmarkera den markerade rutan inkludera undermappar. För att ta bort specifika e-postmeddelanden från säkerhetskopian, till exempel e-post som skickats till eller från din personliga adress, klicka på filter. På den här skärmen kan du skapa en sökning efter ord, ämne eller brödtext, till eller från adress eller tid. Mer avancerade filter, inklusive storlek, flaggor och viktklasser, är tillgängliga via Mmalmval och Avancerad flikar. När du är klar med att ställa in dina filter klickar du OK för att återgå till exportmenyn.

Steg 6: Nästa skärm låter dig välja plats och namn på din säkerhetskopia. Klick Bläddra, navigera sedan till den mapp du vill ha, namnge filen och klicka OK. Webbläsarfönstret stängs då.

Steg 7: Klick Avsluta. Du kan lägga till ett lösenord till den här filen för extra säkerhet, eller lämna båda fälten tomma om du inte vill tilldela ett lösenord. Klicka sedan OK för att skapa säkerhetskopian. Tänk på att det kan ta några sekunder om du har massor av e-postmeddelanden lagrade i Outlook.

Hantera säkerhetskopior

PST-filen du just skapade kan flyttas eller kopieras som vilken annan fil som helst. Detta gör det enkelt att hålla det säkert; bara släng den på en USB-enhet, dra den till en extern hårddisk eller ladda upp den till molnet för att hålla ett register över dina e-postmeddelanden fysiskt åtskilda från din dator. Var medveten om att filen är ganska stor - 1 000 e-postmeddelanden uppgår till cirka 100 MB, i våra tester - och du kanske inte kan skicka den via de vanliga kanalerna.

Kom ihåg att detta inte är en live-fil, vilket betyder att den inte kommer att spela in eller säkerhetskopiera några e-postmeddelanden som du tar emot eller skickar efter du skapar den. För en mer uppdaterad fil lagrar Outlook automatiskt dina e-postmeddelanden och andra inställningar i en PST-fil i Dokument > Outlook-filer mapp under ditt användarnamn. Den här filen är alltid uppdaterad, men eftersom den lagras lokalt är den sårbar för misslyckanden. Du kan minska risken för att förlora senaste e-postmeddelanden, kalenderobjekt och kontakter genom att ställa in ett backup- eller molnlagringsprogram för att övervaka mappen Outlook-filer.

Importera säkerhetskopior

Steg 1: Processen för att importera PST-backupfiler liknar att skapa dem. Klicka på i Outlook 2013 och 2016 Fil i huvudfönstret i Outlook och välj Öppna & exportera från mängden av alternativ. Välj sedan Import Export för att öppna import- och exportguiden. Klicka på i Outlook 2010 Fil, Välj Öppen" och klicka Importera. Stegen nedan gäller för alla tre versioner av Outlook.

Steg 2: Klick Importera från ett annat program eller fil, följd av Nästa. Välj sedan Outlook-datafil och klicka Nästa igen. Klick Bläddra, och navigera till filen du vill importera, antingen på din lokala dator, extern enhet eller någonstans på ett anslutet nätverk. I den alternativ område kan du välja att ersätta dubbletter av e-postmeddelanden och kontakter med importerade objekt, tillåta att dubbletter skapas eller helt enkelt inte importera dubbletter.

Steg 3: Om säkerhetskopian du importerar från är nyare än de e-postmeddelanden du för närvarande har i Outlook, välj Byt ut dubbletter. Om säkerhetskopian är äldre än de nuvarande e-postmeddelandena i Outlook, välj Importera inte dubbletter. Det finns i allmänhet inget behov av att välja Tillåt att dubbletter skapas om du inte vet att du behöver specifik information från både gamla och nya filer. Klick Nästa när du är redo att fortsätta.

Steg 4: På den här skärmen väljer du vilka mappar som ska importeras och vart du vill importera dem. Om du importerar informationen från ett enda konto klickar du bara Outlook-datafil. Du kan också välja enskilda mappar eller filtrera filen, precis som i avsnittet ovan. Klick Avsluta när du är redo, och om du uppmanas, ange lösenordet som är kopplat till din fil. Det är allt! Dina e-postmeddelanden och andra inställningar visas i Outlook när importprocessen är klar.

Redaktörens rekommendationer

• Slösa inte dina pengar på en MacBook Air. Köp bara en Chromebook istället
• Beter din Mac konstigt? Så här återställer du PRAM och SMC
• Du kommer snart att kunna "reagera" på e-postmeddelanden i Outlook med hjälp av emojis
• Hur man lägger till Zoom till ditt Outlook-konto
• Jobba hemifrån? Missa inte denna enastående Microsoft Office 365-affär