Nackdelarna med kalkylblad

Kalkylbladsapplikationer ger datoranvändare ett bekvämt sätt att samla in, spåra och rapportera data. Genom att använda ett antal kraftfulla funktioner kan användare snabbt och enkelt sammanställa omfattande rapporter och lägga grunden för avancerad analys. Trots dessa fördelar innehåller kalkylblad flera nackdelar som skapar utmaningar för oerfarna och hindrar användare från att effektivt använda programvaran.

Kalkylarksapplikationer erbjuder ett omfattande bibliotek med inbyggda funktioner, och användare som behöver ytterligare, mer avancerade funktioner kan till och med programmera sin egen funktionalitet. Många av funktionerna som ingår i kraftfulla kalkylprogram som Microsoft Excel kräver dock att användaren känner till och manuellt anger många komplexa formler. Enligt den officiella Microsoft-webbplatsen kan Excel-kalkylbladsanvändare välja grundläggande funktioner från ikonerna högst upp på kalkylarksvy, men användare måste anropa mer avancerade funktioner genom att manuellt ange en formel eller ett kommando i ett kalkylblad cell. Användare som kräver en högre driftnivå kan använda Microsofts eget programmeringsspråk, Visual Basic for Applications (VBA), för att skapa funktionaliteten, enligt Microsofts Excel-referens hemsida; för att möta detta behov och utföra den här uppgiften måste användarna dock ha en viss förtrogenhet med VBA-språket.

Kalkylarksapplikationer kan verka något skrämmande för oinitierade användare, och detta överväldigande initiala utseende kan få användare att använda applikationerna för oavsiktliga syften. Enligt Oregon Department of Fish and Wildlife bör användare endast använda kalkylbladsapplikationer för syften med kortsiktig datasammanställning och analys, inte för den långsiktiga datalagring som många användare försök. Dessutom hanteras vissa användningar av kalkylblad, särskilt datasortering och delning, bättre i databaser; Oregon Department of Fish and Wildlife indikerar specifikt att kalkylblad erbjuder begränsad sortering, sökning och dela förmågor medan programmerare designar databasapplikationer som Microsoft Access och Apple Filemaker för att tjäna dessa syften. Eftersom många användare fortfarande är obekanta med kalkylbladsfunktioner kan de fortsätta att ineffektivt använda kalkylblad för dessa databasfunktioner.

Även om kalkylbladsapplikationer enkelt kan utföra mycket avancerade och mycket komplexa beräkningar, begränsar programpaketen ofta eller helt utelämnar enkel funktionalitet. Enligt Murdoch University saknar kalkylblad förmågan att beräkna enkla algebraiska ekvationer och kalkylblad användare kan uppleva betydande utmaningar när de försöker rita en funktion som innehåller många algebraiska variabler. Många användare försöker också skriva korta beskrivningar eller mata in textdata i kalkylbladsceller; eftersom kalkylblad nästan uteslutande kretsar kring siffror, snarare än bokstäver, kanske enkla ordbehandlingsfunktioner inte existerar. Frånvaron av ordbehandlingsfunktioner som stavningskontroll och styckeformatering kan skapa utmaningar för användare som anger stora mängder text, bäddar in dokumentation eller vill skapa ett utarbetat kalkylblad rubriker.