Det finns flera alternativ för att konsolidera två Word 2013-dokument. Grundläggande kopiera/klistra in eller dra-och-släpp-funktioner replikerar snabbt text i ett annat dokument, men de skapar ingen länk mellan de två. Genom att använda Words funktion Infoga objekt infogar du text från ett annat dokument och skapar valfritt en länk till originalfilen, så redigeringar av källdokumentet visas automatiskt i den kopierade destinationen fil. Du har också möjlighet att lägga till en filikon som endast innehåller en praktisk referenslänk till källfilen.
Kopiera text direkt
En av de enklaste metoderna för att konsolidera filer är att använda urklipp. Markera texten du vill kopiera, eller tryck på "Ctrl-A" för att markera hela dokumentet, och tryck sedan på "Ctrl-C" för att kopiera det. Klicka var som helst i måldokumentet och tryck sedan på "Ctrl-V" för att kopiera texten, inklusive eventuell formatering. Ibland uppstår formateringsproblem (mer om detta senare), men du kan ta bort den ursprungliga formateringen genom tryck istället på "Ctrl-Alt-V" för att klistra in och välj sedan "Oformaterad text" från Klistra in special fönster. Det här fönstret tillhandahåller också ett "Klistra in länk"-alternativ som skapar en länk till originalfilen, så redigeringar i källdokumentet uppdateras automatiskt i målfilen när de öppnas.
Dagens video
Dra och släpp text
Dra och släpp ger en snabbare metod för att överföra text mellan två öppnade Word-dokument. Markera källtexten och klicka sedan och dra den till destinationen. Word visar en markör som spårar dina musrörelser, och när du släpper musknappen kopierar Word den markerade texten till den här markörplatsen.
Använda funktionen Infoga objekt
Genom att använda funktionen Infoga objekt placeras hela innehållet i ett Word-dokument i ett annat. Klicka på fliken "Infoga", välj "Objekt" i textgruppen och välj sedan fliken "Skapa från fil". Du kan sedan "Bläddra" efter ett annat Word-dokument. Om inga alternativ är markerade inkluderar Word hela innehållet i källfilen som redigerbar text. Men om du väljer alternativet "Länk till fil" läggs texten till i en skrivskyddad textruta som inte tillåter redigering, förutom i originalfilen; redigeringar av originalfilen återspeglas sedan automatiskt i målfilen nästa gång du öppnar den. Om du väljer "Visa som ikon" läggs en Word DOCX-ikon till som öppnar originalfilen när du klickar på den.
Infoga text från fil
Klicka på rullgardinsmenyn "Objekt" i textgruppen på fliken Infoga och välj sedan "Text från fil" för att lägga till olänkad, redigerbar text. Det här alternativet har samma funktion som att söka efter en fil i objektfönstret, men det ger dig inte alternativen att "Länka till fil" eller "Visa som ikon." Men om du inte behöver dessa ytterligare alternativ sparar du några klick med den här metoden.
Formateringsproblem
Varje textstycke i ett Word-dokument tilldelas en stil; om du inte tilldelade en stil manuellt, använder texten automatiskt stilen "Normal" som standard. Alla metoder för att kopiera text, förutom alternativet Klistra in special för att ta bort formatering, överför formateringen som standard, men problem kan uppstå om båda dokumenten använder samma namn för stilar med olika formatering. I sådana fall används formaten i måldokumentet istället för de ursprungliga formaten med samma namn. Detta är oftast fallet när du överför text från en fil skapad av en äldre version av Word som använder olika standardstilar.
