De bästa Microsoft Excel-tipsen och tricken för att komma igång

Vem älskar inte kalkylblad? Förmodligen mycket folk faktiskt, men även om tanken på att fylla rader och kolumner med olika data poäng får inte pulsen att stiga, det finns ett antal branscher där kalkylblad är en nödvändighet. Men även om det finns massor av tredjepartsalternativ till Microsofts ikoniska kontorssvit, Excel förblir det främsta programmet för att skapa och hantera kalkylblad. Om du är ny på Excel – eller en gammal hand som vill sätta sig in i Excels djup – våra Excel-tips och tricks hjälper dig säkert att öka din produktivitet. Läs vidare för alla detaljer.

Om du letar efter ytterligare Excel-pekare har vi satt ihop guider på hur man lösenordsskyddar ett Excel-dokument och hur man gör en graf i Excel.

Välj alla

Om du vill markera ett specifikt rutnät med celler kan du helt enkelt klicka och dra, men vad händer om du vill markera alla? Det finns två sätt. Du kan använda kortkommandot - Ctrl + "A" i Windows 10, Kommando + "A" in MacOS High Sierra och tidigare iteration av MacOS — eller gå till den mindre cellen i det övre vänstra hörnet (markerad med en vit pil) och klicka på den.

Hur man skuggar varannan rad

Kalkylark kan vara fruktansvärt trista, och om du har mycket data att titta på kan läsarens ögon börja glida planlöst över sidan. Att lägga till en färgklick kan dock göra ett kalkylblad mer intressant och lättare att läsa, så försök att skugga varannan rad.

För att börja, markera det område du vill använda effekten på. Om du vill lägga till färg i hela kalkylarket, välj bara alla. När du tittar på Hem fliken, klicka på Villkorlig formatering knapp. Välj sedan Ny regel från den resulterande rullgardinsmenyn.

Välj i rullgardinsmenyn Stil Klassisk.

Välj sedan Använd en formel för att bestämma vilka celler som ska formateras.

Formeln att ange är "=MOD(RAD(),2)."

Välj vilken fyllningsfärg du vill ha och klicka sedan OK. Nu ska raderna skuggas i omväxlande färg.

Dölj/visa rader

Ibland kanske du vill dölja vissa rader eller kolumner med data. Detta kan vara praktiskt om du till exempel vill skriva ut kopior för en presentation, men publiken behöver bara se det väsentliga. Tack och lov är det lätt att dölja en rad eller kolumn i Excel. Högerklicka bara på den och välj sedan Dölj.

Kolumnen eller raden kommer att noteras med en tjock kant mellan de intilliggande kolumnerna eller raderna.

Om du vill visa en specifik rad eller kolumn måste du markera kolumnerna eller raderna på vardera sidan av den. När du är klar, högerklicka och välj Visa upp från den resulterande listan med alternativ.

Om du har gömt flera rader och/eller kolumner kan du snabbt visa dem genom att välja raderna eller kolumnerna i fråga, sedan högerklicka och välja Visa upp. Obs: Om du försöker visa både rader och kolumner måste du visa en axel i taget.

Ibland kanske du vill ha möjlighet att hämta information från en viss cell. Säg till exempel att du har ett lager för en butik och vill kontrollera priset på en viss vara. Lyckligtvis kan du göra det med Excels vlookup-funktion.

I det här exemplet har vi ett lager där varje vara har ett ID-nummer och ett pris. Vi vill skapa en funktion där användare kan slå in ID: t och få priset automatiskt. Funktionen vlookup gör detta, låter dig specificera ett intervall av kolumner som innehåller relevant data, en specifik kolumn att hämta utdata från och en cell att leverera utdata till.

Vi kommer att skriva vlookup-funktionen i cell I4; det är här data kommer att visas. Vi använder cell I3 som plats för att mata in data, och berättar för funktionen att den relevanta tabellen körs från B2 till D11, och att svaren kommer att finnas i den tredje kolumnen (vlookup läser från vänster till höger).

Så vår funktion kommer att formateras så här: "=vlookup (indatacell, intervall av relevanta celler, kolumn att hämta svar från)" eller "=vlookup (I3,B2:D11,3)."

Hur man skapar en rullgardinslista

Om du vill begränsa antalet alternativ som en användare kan lägga in i en cell, en rullgardinsmenyn är en bra lösning. Tack och lov kan du enkelt skapa en som erbjuder användarna en lista med alternativ att välja mellan. För att börja, välj en cell och gå sedan till Data fliken och välj Bekräfta.

Under inställningar, hitta rullgardinsmenyn märkt Tillåta. Välj sedan Lista.

Markera nu de celler du vill att användarna ska välja mellan och klicka OK.

Nu, när användare klickar på cellen, kan de välja alternativ från en rullgardinsmeny.

Håll dina nollor synliga

Ibland kanske du vill ange strängar med nummer som börjar med en eller flera nollor. Tyvärr kan det hända att Excel inte visar dessa nollor som standard. För att fixa detta, lägg till ett enda citattecken före nollorna, t.ex. "'00001" istället för "00001."

Hur man sammanfogar

Ibland kanske du vill omorganisera data och kombinera information från olika celler till en post. Du kan göra detta med hjälp av sammanlänkningsfunktionen.

I det här exemplet har vi en förteckning över basketfantasiligan, med fält för spelarnas efternamn, förnamn och positioner. Om vi ​​vill kombinera all den informationen i ett fält behöver vi en formel som lyder "=concat (första cellen, andra cellen, tredje cellen)" eller, i det här fallet, "=konkat (C6,B6,D6) " utan citaten.

Tyvärr sätter inte sammanfogning automatiskt mellanslag mellan text från olika celler. För att få ett mellanslag att visas måste du lägga till citattecken med ett mellanslag emellan. Nu ska funktionen läsa "=concat (C6," ",B6," ",D6)."

För att tillämpa denna formel på alla rader vi behöver, klicka på den blå rutan i hörnet av cellen och dra nedåt.

Excel kopierar automatiskt formeln och fyller i på lämpligt sätt.

Hur man radbryter text

Har du mycket text i en cell? Det kommer förmodligen att spilla in i andra celler, som kanske inte ser så snygga ut som du skulle vilja. Tack och lov är det lätt att göra textbrytning i en cell.

Börja med att markera cellen med den överdrivna texten i den. Högerklicka och välj Formatera celler.

Under Inriktning fliken, markera rutan bredvid Radbryt text.

Justera cellens bredd efter eget tycke.

Så här ser du utvecklarfliken

Om du vill göra mer avancerat arbete i Excel — till exempel skapa makron — du måste komma åt menyfliksområdet för utvecklare. Tyvärr är den här fliken dold som standard. Klicka på för att se den Excel i det övre vänstra hörnet och välj Inställningar.

Klicka sedan på Band knapp.

Du bör se en lista med knappar och kryssrutor som avgör om du kan se de olika komponenterna. Här, scrolla ner till Utvecklare rutan och kontrollera den.

Nu ska du se Devolper-bandet överst.

Redaktörens rekommendationer

• Bästa Microsoft Office-erbjudanden: Skaffa Word, PowerPoint och Excel gratis
• De bästa Excel-budgetmallarna
• Så här använder du iCloud för säkerhetskopiering på din iPhone, iPad eller Mac
• Hur man lösenordsskyddar en Excel-fil
• De bästa tipsen och tricken för Chromebook