Hur man skickar ett meddelande om e-poständring

Oavsett om du ändrar e-postadressen som är kopplad till ett befintligt konto eller skapar ett nytt e-postkonto, är det inte en komplicerad process att meddela dina personliga och/eller affärskontakter. Skicka dem ett grundläggande uppdateringsmeddelande via din e-posttjänst och följ upp med minst en annan aviseringsmetod.

Innan du skickar ett meddelande, se till att det innehåller all information som personerna i din adressbok behöver för att förbli i kontakt med dig efter ändringen. Aviseringen bör innehålla den nya adressen och datumet när du planerar att permanent sluta använda din gamla adress. Till exempel, "Jag har bestämt mig för att ändra min e-postadress till [adress]. Jag kommer att sluta använda min befintliga adress den [datum]. Vänligen uppdatera dina adressböcker. Tack!"

Om du gör en förändring som påverkar både personliga och affärskontakter, skicka meddelandet till varje grupp separat så att du inte delar arbetskontakter med familj och vänner eller vice versa. När du kontaktar personer inom samma grupp, skydda integriteten för alla som inte vill att hennes e-postadress delas genom att använda fältet BCC för att dölja den för mottagarna i fältet Till. Dessutom flaggar många e-posttjänster automatiskt som en potentiell spammare varje konto som skickar ett e-postmeddelande till många mottagare. Om inte din tjänst tillåter massutskick, skicka meddelandet till färre än 20 mottagare åt gången.

De flesta e-posttjänster erbjuder ett "Vacation Response"- eller "Out of Office"-verktyg som automatiskt skickar ett anpassat "borta"-meddelande till alla som skickar dig ett e-postmeddelande en dag då du inte aktivt kollar meddelanden. Om din nya e-postadress är kopplad till ett separat konto kan du även använda det här verktyget för att meddela alla du glömt att kontakta om ändringen. När du har bytt till din nya adress, leta reda på verktyget i det gamla kontots inställningar, klistra in adressen aviseringsmeddelande som du skrev i det anpassade automatiska meddelandefältet, slå på funktionen och lämna den på runt en månad.

Alla i din adressbok kan missa ditt viktiga meddelande om du till exempel av misstag skrev en adress felaktigt eller använde en gammal adress, eller om meddelandet hamnade i en skräppostmapp. Lägg upp ditt meddelande som en statusuppdatering på sociala nätverk online och intressegruppssidor eller, om tillämpligt, skicka det till kontakter via en chatttjänst. Dessutom, om du ändrar en företags-e-postadress, överväg att berätta för dina kunder, kunder eller leverantörer om den nya kontaktinformationen via vykort.