Många småföretagare behöver inte utarbetade arkivsystem.
Bildkredit: George Doyle/Stockbyte/Getty Images
Traditionell filorganisation hänvisar till en metod för att organisera datorbaserade eller elektroniska filer. Före datordatabaser organiserade många företag helt enkelt filer genom att skapa mappstrukturer och placerade dokument och filer i mappar baserat på kategori eller typ. Denna metod har gett plats för databassystem i många fall. Men traditionell arkivering är ibland fördelaktigt om du har ett relativt litet antal filer.
Enkel att använda
Det traditionella arkiveringssystemet är mycket enkelt att installera och använda, förutsatt att antalet filer du underhåller är litet. Om du till exempel har fem grundläggande dokumentkategorier och ett begränsat antal filer i varje, behöver du inte ett databassystem för att enkelt lagra, underhålla och hämta dina filer. Du behöver inte heller oroa dig för att lära dig ett mjukvarusystem och utbilda anställda att använda det.
Dagens video
Minimal investering
Om du använder ett traditionellt arkiveringssystem behöver du inte heller göra en investering i en programvarudatabas som kan inkludera ett förhandsköp och löpande licensavgifter. Naturligtvis behöver du en dator, vilket är ganska vanligt i näringslivet oavsett om du lagrar filer eller inte. Din grundläggande filstruktur bibehålls direkt på din dators hårddisk. Alternativt kan du köpa en mycket billig extern hårddisk som låter dig transportera filer från en dator till en annan.
Dålig dataintegration
En stor brist med det traditionella arkiveringssystemet är att det inte möjliggör dataintegration eller datadelning mellan filer. Med ett mjukvarubaserat arkiveringssystem kan du underhålla olika mappar men du kan korsmatcha sökningar för att hämta dokument i flera filer. Dessutom kan du göra det möjligt för flera anställda att söka genom delade datafiler. Denna integration minskar tiden för att söka igenom alla enskilda filer, en fördel som är särskilt viktig om du har en stor mängd filer eller har en stor kundbas.
Duplicering och bristande säkerhet
Du riskerar också att duplicera data om du inte integrerar dina filer via en databas. I ett traditionellt system känner inte din dator igen att du skapar liknande dokument och lagrar dem på olika filplatser. Dessutom erbjuder ditt traditionella arkiveringssystem inte tillnärmelsevis den säkerhetsnivå som ett noggrant utformat databasarkiveringssystem gör. Krypterad data och aktuell säkerhet är nyckelfunktioner när företaget regelbundet utvecklar förbättrade databassystem.
