Användning av e-post i företag

E-post är ett av de mest allmänt förekommande affärskommunikationsverktygen de senaste åren. Användning av e-post i företag inkluderar att kommunicera med kollegor och kunder, schemalägga möten, skicka automatiska aviseringar och dela nyhetsbrev med gamla och nya kunder. En av fördelarna med e-post i affärskommunikation är att det är så allmänt förekommande att alla antar att alla som har tillgång till Internet kan skicka och ta emot e-post. E-post har också använts av vissa bedragare och hackare under de senaste åren, så det är viktigt att vara vaksam för bedrägliga meddelanden.

En viktig roll för e-post i affärskommunikation är att koppla samman människor inom samma företag eller organisation. E-postmeddelanden används mycket ofta för att ställa frågor till medarbetare utan att behöva störa dem med ett telefonsamtal eller en knackning på axeln. De används för att skicka ut mötesannonser och protokoll, för att distribuera viktiga blanketter och att genomföra arbetsplatsundersökningar.

Många kontor har olika interna e-postlistor som människor kan skicka meddelanden till för att få dem till en viss enhet på företaget, oavsett om det är alla som arbetar med människor resurser som kan behöva se en semesterpolicyuppdatering eller alla som arbetar på en viss våning som borde veta att det är en kollegas födelsedag. E-post används också ofta med integrerade kalenderverktyg från leverantörer som Microsoft och Google för att schemalägga möten och andra evenemang.

E-post bilagor används ofta som ett sätt att dela filer, från Microsoft Word-dokument till exempel på reklammaterial som logotyper eller jinglar.

Folk kollar allt oftare företags e-post på personliga enheter som smartphones, vilket gör att de kan hålla kontakten med kollegor utanför kontoret. Detta kan vara både positivt och negativt: Människor kan lättare arbeta hemifrån eller snabbt checka in under en morgonpendling, men de kan också ha färre lediga timmar när de inte är på kontoret.

E-postens avgörande roll i affärskommunikation gör det föga förvånande att det har utvecklats formella och informella etikettregler kring e-post.

Människor försöker i allmänhet adressera e-postmeddelanden med en viss grad av professionalism, se till att ha en tydlig och kortfattad ämnesrad som gör det lätt att hitta e-postmeddelanden i inkorgen och att åtminstone uppmärksamma dem grammatik, stavning och versaler. De flesta försöker undvik att kommentera några som helst färglösa kommentarer i företagets e-postmeddelanden, inklusive skämt med tveksam smak, hänvisningar till politik och religion eller några stötar på deras arbetsgivare.

Vissa människor försöker också framstå som glada i företagets e-postmeddelanden, eftersom det är svårt att avgöra tonen när man bara tittar på ett skriftligt meddelande. Detta kan göras med hjälp av utropstecken eller emoji, även om att överdriva det kan verka oprofessionellt. I allmänhet vill du det följa ledning av andra i din organisation när det kommer till hur man skriver e-postmeddelanden till kollegor eller kunder.

Många organisationer har sina egna policyer om e-post, som att kräva att ett visst signaturformat läggs till i varje utgående e-postmeddelande. Vissa arbetsplatser har policyer om när, om någonsin, företags e-post kan användas av personliga skäl. Många har även policyer om när mejl ska behållas eller raderas för säkerhets skull.

Att ta emot automatiska e-postmeddelanden från organisationer du gör affärer med har blivit vanligt. Onlinebutiker skickar aviseringar om försäljning, köpbekräftelser och uppdateringar om fraktscheman. Tidningar och andra medieorganisationer skickar ut automatiska e-postmeddelanden med rubriker och berättelseuppdateringar.

Det finns en mängd olika företag som kan skicka automatiska e-postmeddelanden till företag, inklusive marknadsförings-e-postmeddelanden och de som utlöses av ett köp, ibland kallade transaktionella e-postmeddelanden. Vissa lagar styr när företag kan lagra människors e-postadresser, när de måste göra det möjligt för människor att välja bort e-postmeddelanden och när de kan skicka marknadsföringsmeddelanden. Se till att du följer reglerna i din jurisdiktion och eventuellt på platser där personer du skickar e-post till arbetar eller bor.

Vissa kommersiella e-postleverantörer kan hjälpa dig att hantera opt-outs, prenumerationslistor och annan information. Leta runt för att hitta en som uppfyller dina behov till ett pris du gillar.

E-post nyhetsbrev har blivit allt populärare de senaste åren. Vissa företag använder dem för att nå ut till kunder och låta dem veta om försäljning, nya produkter eller befintliga tjänster. Till exempel kan ett företag som städar pooler skicka ut ett nyhetsbrev som påminner folk om dess tjänster som sommar närmar sig, eller så kan en podcaststudio skicka ut nyhetsbrev via e-post som tillkännager en ny serie eller ny säsong av en befintlig visa.

I andra fall, själva nyhetsbrevet är produkten. Vissa medieorganisationer och andra grupper har haft framgång med betalda nyhetsbrev som innehåller information som inte är tillgänglig någon annanstans. Vissa av dessa skapas med specialiserade plattformar eller genom crowdfunding-verktyg som Patreon.

Som med andra kommersiella e-postmeddelanden, om du skickar ett nyhetsbrev via e-post, bör du se till att du har uttryckligt samtycke från personer du skickar meddelanden till och att de har ett enkelt sätt att avsluta prenumerationen. Du kan till exempel bjuda in personer att registrera sig för ett nyhetsbrev när de besöker din webbplats eller när de slutför en transaktion. Naturligtvis, om du erbjuder ett betalt nyhetsbrev, måste du se till att folk har ett enkelt sätt att avbryta sina prenumerationer och sluta faktureras.

E-postbedrägeri, ofta känt som nätfiske, har blivit utbredd de senaste åren. Bedragare skickar e-postmeddelanden till personer som utger sig för att vara betrodda institutioner eller till och med enskilda medarbetare som försöker lura mottagarna att skicka pengar eller tillhandahålla värdefull information som användarnamn och lösenord. I vissa fall skickas dessa e-postmeddelanden massvis till ett stort antal mottagare, men i andra fall är de specifikt riktade till särskilda mottagare.

Skadlig programvara distribueras också ibland via e-post, vanligtvis genom bilagor eller länkar till skumma webbplatser som ingår i e-postmeddelandena. I vissa fall, om den misstänkta filen öppnas, kommer den att infektera mottagarens dator och använda hans eller hennes e-postprogram för att skicka ut fler kopior av sig själv till den ursprungliga mottagarens kontakter.

För att undvika att bli offer för e-postbedrägerier, ta en närmare titt på adresserna som meddelanden kommer ifrån och se till att de faktiskt matchar de människor eller institutioner de påstår sig komma från. Kontrollera att alla länkar i e-postmeddelanden går till de webbplatser de påstår sig länka till. Om du får ett oväntat e-postmeddelande med en bifogad fil, kontrollera att det faktiskt är från personen som den påstår sig vara från, även om du behöver ringa eller på annat sätt skicka ett meddelande till den personen för att bekräfta identiteten.

Många företag har Antivirus mjukvara att skanna inkommande och utgående e-post efter skadlig programvara, men det är ändå bra att vara vaksam för att undvika bedrägerier.

På vissa kontor är e-post alltmer ersättas av programvara för snabbmeddelanden, som Microsoft Teams eller Slack. Företag använder också meddelandeverktyg och sociala nätverksprogram för att prata med kunder, ofta genom automatiska chattboxar eller länkar som placeras på företagets webbplatser.

Dessa realtidsplattformar kan ofta vara snabbare och bekvämare än att använda e-post. Många gör det också enkelt att dela filer eller till och med ställa in röst- och videokonferenssessioner, något som inte kan göras direkt via e-post.

Ändå är det osannolikt att dessa plattformar helt kommer att ersätta e-post någon gång snart.