Hur man exporterar data från Excel för att göra etiketter

Microsoft Office-programsviten har utvecklats avsevärt sedan den först introducerades 1990. Populära programvarupaket som Excel och Word interagerar sömlöst med varandra, vilket öppnar upp för ett brett utbud av uppgifter och funktioner som tidigare var svåra att utföra.

Även om Excel främst anses vara ett databas- och kalkylarkshanteringsverktyg, kan detta programpaket också användas för ytterligare uppgifter, inklusive att skapa adressetiketter. Du kan använda funktionen Mail Merge i Microsoft Word för att importera data till Excel som kan konverteras till adressetiketter. Att slutföra denna process kräver några steg, men de kan utföras av individer med alla färdigheter och tekniska kompetensnivåer.

Dricks

De Mail Merge funktionen som ingår i Microsoft Word gör det relativt enkelt att integrera de data du behöver för att börja skapa adressetiketter. Innan dessa data kan införlivas i Excel måste du dock formatera tabellen och cellerna i Excel-miljön för att matcha det specifika ramverket för Mail Merge-processen i Word.

För att komma igång, skapa och märk kolumnrubriker för att återspegla data som kommer att importeras från Word. Dessa kommer att innehålla följande etiketter (eller liknande):

• Förnamn
• Efternamn
• Adress
• Stad

Tänk på att dessa etiketter kommer att ersätta de grundläggande kolumnerna 1 till 4 rubriker som redan används. Det är också viktigt att notera att du behöver använda en separat kolumn för var och en av dessa datapunkter. Underlåtenhet att göra det kan resultera i vissa organisatoriska problem i ett senare skede av processen.

Vid denna förberedelsefas, se till att inga tomma rader och kolumner finns kvar i din arbetsyta. Under processen att skapa etiketter kan dessa tomma områden skapa fel i formateringen och stoppa alla dina etiketter från att skapas.

När din arbetsyta har formaterats korrekt är nästa steg i processen att hitta adresslistan du kommer att använda. Du kan åstadkomma detta genom att tydligt definiera namnet på listan. För att göra det, välj den fullständiga adresslistan du kommer att använda, och se till att inkludera alla celler som innehåller rubriker. Efter att ha gjort det öppnar du Formler flik, hitta Definierade namn grupp och välj Definiera namn alternativ.

När detta är gjort, skriv in ett anpassat namn för adresslistan. Det här namnet överlåts till ditt eget gottfinnande. Om du hanterar flera adresslistor, välj något som är relaterat till de specifika namnen i listan och dess avsedda funktion. Efter tryckning OK, är det nya namnet för listan bifogat.

Innan du kan skriva ut etiketter från Excel, se till att all adressinformation sammanfogas. För att göra det, slutför nästa serie steg i Microsoft Word. Öppna ett tomt dokument och navigera till Utskick flik. Hitta Starta sammanfogning grupp och välj Starta sammanfogning flik.

I rullgardinsmenyn som visas väljer du Etiketter och konfigurera de olika tillgängliga etikettalternativen för att matcha din egen inställning. Du kan till exempel välja den specifika skrivartyp du kommer att använda och identifiera en etikettleverantör och produktnummer. Denna information kan visa sig vara särskilt användbar i händelse av att du samarbetar med en tredje part som kan använda dessa data för att snabbt skapa rätt utskriftsramverk för din dokument.

En viktig del av detta steg är att välja lämpliga dimensioner för etikettarken. I den Produktnummer rutan, välj Detaljer alternativet och se till att de angivna måtten matchar dina etiketter och etikettark. Om de inte gör det, korrigera denna information innan du fortsätter med processen. Om du inte gör det kan det leda till att dina slutliga etiketter skrivs ut felaktigt.

Om du matar in dina egna mått och sparade dem, kommer de specifika etikettparametrarna att visas i Annat/Anpassat kategori i detta fönster. Nu när du har valt lämpliga etikettparametrar, tryck på OK för att bekräfta dina val. Microsoft Word bör automatiskt skapa en ny tabell som genererar layouten du har beskrivit.

Nu när lämpliga ramverk har etablerats både i Word och Excel, är det rätt tidpunkt att börja sammanfogningen. För att göra det upprättar du först en koppling mellan dina etiketter och adresslistan som du skapade och namngav i de föregående stegen. Välj i Word alternativ från Fil menyn och välj Avancerad flik. Hitta avsnittet som heter Allmän och välj Bekräfta filformatkonvertering påöppen och markera den tillgängliga rutan. Tryck sedan på OK att fortsätta.

Välj sedan Utskick fliken, öppna Starta sammanfogning grupp och klicka på Välj Mottagare alternativ från rullgardinsmenyn. Klicka slutligen Använd befintlig lista för att fortsätta processen.

Ett fönster visas där du väljer den specifika lista du planerar att använda som en del av sammanslagningen. Ta dig nu tid att hitta listan du namngav tidigare och klicka sedan på Välj Datakälla låda. Du får ett fönster där du bekräftar den specifika datakällan du använder. Efter att ha klickat på Visa allt rutan, välj MS Excel-arbetsblad via DD alternativet i Öppna datakällan rutan innan du trycker OK.

Som ett sista steg väljer du det specifika cellområdet och/eller kalkylbladet som innehåller all data du vill slå samman från dialogrutan som visas. Tryck sedan på OK.

Nu när kalkylbladet med adressinformationen har identifierats och länkats till etiketterna, lägg till specifika platshållare som dikterar hur varje adress kommer att visas på en etikett. Dessa specifika platshållare kallas också Kopplingsfält. Om det finns någon text som kommer att upprepas på varje etikett kan du också mata in detta manuellt.

Anledningen till att skapa dessa platshållare är betydande. Denna specifika information kommer att koreografera överföringen av data från adresslistan till tabellen. Platshållarna fungerar som guider, delar upp informationen och placerar varje element där det hör hemma inom ramen för etiketter som helhet.

När du har skapat platshållarna, dubbelkolla för att säkerställa att Word har mappat varje element i platshållaren korrekt till motsvarande data från listan. Detta kan åstadkommas med hjälp av Matcha fält dialogrutan. Här kan användare ange hur varje platshållare är associerad med data som härrör från adresslistan. Till exempel kan du matcha Förnamn platshållare till Förnamn kolumnen i adresslistan, vilket säkerställer att denna information hittar till rätt plats på etiketten.

Tänk på att visst innehåll, som en hälsning eller en logotyp, måste läggas till manuellt av dig eftersom det inte ursprungligen ingår i adresslistan. Detta kan åstadkommas relativt enkelt. Skriv helt enkelt den specifika text du vill använda på etiketten eller lägg till bilden du vill infoga som en logotyp eller annan mediaikon.

Ta den tid som behövs för att se till att din etikett är utformad precis som du vill ha den innan du påbörjar den faktiska sammanslagningen. Detta säkerställer att du inte tvingas revidera något av innehållet igen om du av misstag glömmer att inkludera nyckeldata eller vill göra om etiketten.

När du har bekräftat utseendet och känslan av etiketten och dubbelkollat ​​noggrannheten hos platshållarna och deras relation till data från adresslistan kan du fortsätta.

För att starta sammanslagningen, öppna Hem fliken i Microsoft Word och tryck på Mail Merge knapp. Om du för närvarande bara planerar att integrera specifika kontakter från den större adresslistan kan du välja dem här. Men om du vill integrera hela listan, tryck på Alla kontakter i aktuell vy. Om du är beredd att använda alla platshållare och fält som du designat för etiketten, klicka på Alla kontaktfält knappen, som visas i nästa meny.

Om du föredrar att skapa ett helt nytt Word-dokument för sammanfogningen kan du göra det genom att välja Nytt dokument knapp. Men om du föredrar att använda det befintliga dokumentet, tryck på Befintligt dokument knappen vid denna tidpunkt.

Använd Postetiketter flik som finns inuti Dokumenttyp menyn för att specifikt bestämma vilka sammanslagningsfält som ska komma till den färdiga etiketten. När du har bestämt hur den slutliga etiketten kommer att se ut, tryck på Uppdatera etiketter knapp. När data äntligen kommer till formulärfälten kan det ha synliga parenteser runt sig. Om så är fallet, högerklicka på parenteserna och tryck på Växla fältkoder knappen för att stänga av dem.

När denna process är klar är du redo att skapa den sista förhandsgranskningen av etiketterna och skriva ut dem. tryck på Förhandsgranska resultat fliken och bläddra igenom posterna med hjälp av Nästa rekord och Tidigare rekord pilar. När du är nöjd med etiketterna, gå till Utskick fliken, klicka Avsluta och slå samman i Avsluta grupp och klicka sedan på Skriv ut dokument knapp. Om dina utskrivna dokument inte återspeglar ditt föredragna innehåll eller design kan du behöva gå tillbaka till Utskick och se till att alla mått och pappersstorlekar matchar din nuvarande konfiguration. Om de inte gör det är det ganska troligt att problem uppstår.

Du kan sedan spara dokumentet du har arbetat i för att säkerställa att dessa etiketter är tillgängliga för framtida användning.