Outlook Redirect vs. Fram

Under vissa omständigheter - som när du är borta från kontoret men behöver kolla din e-post, eller när du jonglerar flera e-postkonton — Microsoft Outlook använder en uppsättning kommandon som kallas regler för att vidarebefordra eller omdirigera inkommande meddelanden automatiskt. Vidarebefordran och omdirigering av e-post kan också tillämpas på enskilda meddelanden utan att skapa en regel.

Outlook använder programkommandon, så kallade regler eller filter, för att hjälpa till att hantera e-post, organisera meddelanden och hålla på med uppgiften. Den inbyggda guiden för regler och varningar gör det möjligt för användare att ange villkor under vilka Outlook automatiskt ska utföra en eller flera åtgärder eller uppgifter. Populära regler inkluderar att flytta meddelanden från en viss person till en avsedd mapp, flagga meddelanden från en viss avsändare för uppföljning och skicka en mobillarm vid mottagande av ett mejl innehållande vissa ord. Bland de användarskapade reglerna finns kommandon för att automatiskt vidarebefordra och omdirigera inkommande meddelanden.

När e-post vidarebefordras visas ett "FW:" i början av ämnesraden och som standard innehåller brödtexten i e-postmeddelandet det ursprungliga meddelandet och meddelandets historik. Det ursprungliga meddelandet finns kvar i din inkorg eller dess avsedda mapp. Skapa en regel för att automatiskt vidarebefordra meddelanden från eller till ett visst konto om viss information är det regelbundet delas med kollegor eller andra parter och du vill göra det känt att du är en del av budskapet historia. Till exempel kan en assistent som ansvarar för att samordna veckovisa lunchmöten sätta en regel för automatiskt vidarebefordra e-postmeddelanden från företagets cateringfirma som innehåller ordet "faktura" till bokföringen avdelning.

Ett meddelande omdirigeras ofta när det tas emot av misstag. Den största skillnaden mellan vidarebefordran och omdirigering är att medan vidarebefordran automatiskt gör ändringar i din e-post och innehåller information om meddelandet historik, skickar omdirigering diskret e-postmeddelandet till den avsedda parten i dess ursprungligen skrivna skick, vilket gör att det ser ut som om det togs emot direkt från originalet avsändare. Detta är en användbar funktion om den avsedda parten inte behöver veta att du har fått e-postmeddelandet. För din skull lämnar omdirigering också en kopia av meddelandet i din inkorg eller i den avsedda mappen. Ställ in en regel för att omdirigera e-post automatiskt om du regelbundet behöver omdirigera meddelanden till andra parter. Till exempel kan en akademiker som fortfarande får meddelanden skickade till sin skolas e-postkonto ange en regel för att omdirigera e-post automatiskt till en ny e-postadress.

Ibland använder avsändare Information Rights Management, ett Microsoft-alternativ som ger behörigheter för e-postmeddelanden, vilket hindrar mottagare från att vidarebefordra, omdirigera eller dela meddelandet på andra sätt. Det är bästa praxis i dessa fall att meddela avsändaren att du inte är den avsedda mottagaren, i händelse av att du fått e-postmeddelandet av misstag. Avsändaren kan ta bort eller ändra behörigheterna, eller så kan de skicka meddelandet igen själva. Även för de som vidarebefordrar ett meddelande, särskilt om e-postmeddelandet innehåller känsliga uppgifter, omdirigering posten till en adress utanför ditt företags nätverk kan bryta mot interna policyer och integritet lagar.